Pflichtfelder æWenn Sie die Adressmaske vor sich sehen, werden Ihnen als erstes die roten Punkte ins Auge stechen. In allen Eingabemasken und Dateien gibt es Eingabefelder, die zwingend ausgefüllt werden müssen. Diese Felder haben wir mit einem roten Punkt markiert. Solange diese Felder nicht ausgefüllt sind, ist es nicht möglich den Datensatz über den Schalter Sichern zu speichern. Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, wird dieser Schalter aktiv. ∑ Adressart yDa im Bereich alle Arten von Adressen gespeichert werden können, müssen Sie als erstes definieren um was für eine Adresse es sich handelt. Dies erfolgt mittels dem Feld Adressart. Einige Adressarten sind bereits vordefiniert: Interessent-Kunde-Vertreter-Privat. Jede Adressart hat einen eigenen Nummernkreis, deren Anfangsnummer Sie in den Voreinstellungen festlegen können. Ç Auswahllisten @Überall wo Sie einen Pfeil neben dem Eingabefeld sehen, befindet sich eine Auswahlliste. Auswahllisten dienen der schnelleren Eingabe immer wiederkehrender Eingabetexte. Um einen Text in Ihr Eingabefeld zu übernehmen, klicken Sie auf den Pfeil und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den schwarzen Balken mit der Maus auf den Wert, den Sie übernehmen wollen und lassen Sie dann die Maustaste los. Sofern sich der gewünschte Wert noch nicht in der Auswahlliste befindet, gehen Sie auf den Eintrag "Bearbeiten...".Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie in der Eingabezeile unter der Tabelle den neuen Wert eintragen können. Klikken Sie dann auf den Schalter mit dem "Pluszeichen" um den Wert in die Tabelle zu übernehmen. Um den neuen Wert in Ihr Eingabefeld zu übernehmen machen Sie einen Doppelklick auf den Begriff in der Tabelle.Eintrag aus der Tabelle löschenUm einen Begriff wieder aus der Tabelle zu entfernen, klikken Sie auf den Begriff und dann auf den Schalter "Papierkorb".Verlassen Sie das Fenster über die Schließbox oder mit der Tastenkombination Apfeltaste+W. “ Phonetische Suche åDie phonetische SucheWenn Sie lieber mit der Tastatur statt mit der Maus arbeiten, können Sie die gespeicherten Begriffe auch mit der Tastatur abrufen. Geben Sie die ersten Buchstaben des Begriffs ein und drücken Sie die TAB-Taste. Universe sucht nun automatisch den ersten Begriff, der mit dieser Buchstabenfolge beginnt und stellt ihn im Eingabefeld dar:Bis auf den ersten Buchstaben werden die restlichen Buchstaben markiert um Ihnen die Möglichkeit zu geben, durch weitere Eingabe von Zeichenfolgen den richtigen Begriff auszuwählen. Ist der Begriff korrekt, drücken Sie einfach ein weiteres Mal die TAB-Taste, um zum nächsten Feld zu springen. ! Adressnummern flSofern Sie die gewünschte Adressart gewählt haben, wird (nur wenn die automatische Nummernvergabe aktiviert ist) die entsprechende nächste Adressnummer im Feld Nr. eingetragen.Im Mehrplatzbetrieb ist dies nur eine vorläufige Nummer, da es sein kann, daß Sie die Eingabe abbrechen. Dann würden Lücken im Nummern-kreislauf entstehen. Aus diesem Grunde wird die endgültige Nummer erst beim Sichern des Datensatzes vergeben. In den meisten Fällen ist dies die gleiche Nummer, wenn jedoch mehrere Personen Daten anlegen kommt es darauf an, wer schneller sichert. Füllen Sie jetzt der Reihe nach alle erforderlichen Eingabefelder aus. Bedenken Sie: Je detaillierter Ihre Angaben, um so genauer sind die späteren Auswertungsmöglichkeiten. ∂ Firmierung/Adresseˆ nTragen Sie hier die entsprechende Firma (es stehen dafür 3 Eingabezeilen zur Verfügung) ein und die entsprechende Anschrift (Strasse, PLZ, Ort)Sofern Sie eine zusätzliche Postfachadresse eingeben wollen, können Sie dies in den Zeilen darunter eintragen. Achten Sie darauf, das wenn vorhanden, immer die Postfachanschrift für die Anschriftsgenerierung benutzt wird. ™ Telefon/Fax jTragen Sie hier die Telefonnummern und Faxnummern ein. Ausser Zahlen sind nur die Zeichen / und - erlaubt. ! Rabattgruppen flSie haben bei den Adressen die Möglichkeit, jedem Kunden oder auch Interessenten zwei verschiedene Rabattierungsarten zuzuordnen:Sie stufen die Adresse in eine Rabattgruppe ein.Universe V kann sechs verschiedene Preise verwalten.1. Den Basispreis! Dieser Preis ist immer die Ausgangsbasis für die Berechnung der fünf möglichen Rabattgruppen.2. Fünf unterschiedlich kalkulierbare Rabattgruppen. In den Voreinstellungen können Sie festlegen, welche Rabattgruppen Sie benötigen.Nehmen wir einmal an, Ihre Kunden wären Endkunden, Händler, Großhändler und Institutionen, dann benötigen Sie drei bzw. vier Rabattgruppen.Endkunden erhalten in der Regel den Basispreis. Hierfür müßte also keine Rabattgruppe angelegt werden."Händler" wäre eine Rabattgruppe. Wenn wir nun Händler als Rabattgruppe definieren, so heißt dies, daß wir jedem Artikel einen Preis für Adressen mit dem Kennzeichen (der Rabattgruppe) Händler zuweisen.Also alle Händler werden im Bereich Adressen in die Rabattgruppe "Händler" eingestuft und erhalten damit automatisch, wenn Sie einen Auftrag schreiben, den Preis der unter der Rabattgruppe "Händler" beim Artikel hinterlegt ist.Klingt kompliziert ist jedoch ganz einfach. In den Voreinstellungen bestimmen Sie nun welche Rabattgruppen Sie benötigen. Neben der Rabattgruppe können Sie dort jedoch noch mehr vordefinieren. Sie können bestimmen, wie sich dieser Preis für "Händler" errechnet. Dazu gibt es drei vordefinierte Möglichkeiten, auch Kalkulationsarten genannt. Zahlungskonditionen –Tragen Sie hier das Kürzel der gewünschten Zahlungskondition ein. Es ist sinnvoll die Kondition hier bereits einzutragen, da Sie sich damit die laufende Eingabe beim Schreiben von Rechnungen ersparen können. Profitcenter øUniverse V ist in der Lage beliebig viele Profitcenter, oder auch Filialen zu verwalten. Diese Unterscheidung kann sowohl für Adressen als auch für alle Arten der Abwicklung getroffen werden. fl Lieferart °Tragen Sie hier ein wie Ihr Kunde in der Regel beliefert wird. Dies hat den Vorteil, das Sie bei der Abwicklung dieses Feld nicht jedesmal neu ausfüllen müssen. ∏ USt.IDp |Tragen Sie hier die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden ein. Diese benötigen Sie nur für Kunden des EG Auslandes. Y & " $ Liefersperre/Kreditlimit Sie können Kunden sowohl manuell, als auch auotmatisch auf Liefersperre setzen. Automatisch erfolgt dies wenn die offenen Posten das Kreditlimit übersteigen.Ist eine Adresse auf Liefersperre gesetzt, so kann kein Abwicklungsvorgang für diesen Kunden angelegt werden. Æ Notizen rDieses Feld steht Ihnen für beliebige Bemerkungen zur Verfügung. Die Textgröße ist auf 1 DIN A4 Seite beschränkt. Æ Notizen rDieses Feld steht Ihnen für beliebige Bemerkungen zur Verfügung. Die Textgröße ist auf 1 DIN A4 Seite beschränkt. [ Unterbereiche Fast jeder Bereich verfügt auch über sogenannte Unterbereiche. Dies sind eigenständige Dateien, die jedoch nur im Zusammenhang mit der Hauptdatei Sinn machen. Diese ist in diesem Falle "Adressen".Jeder Schalter in der linken Gruppe steht für die Aktivierung eines Unterbereichs. ¿ Anlagedatum ÄEs handelt sich um ein reines Anzeigefeld, welches nicht geändert werden kann. Das Datum zeigt wann die Adresse angelegt wurde. y Umsatz/Op´s 9Die Felder "letzter Umsatz", "Umsatz", "Op´s" zeigen die jeweiligen Umsatzwerte dieser Adresse an. Op´s bezieht sich auf die Summe der offenen Posten. Die Anzeige in diesen Feldern erfolgt nur korrekt, wenn die Tagesabschluß-Funktion regelmäßig verwendet wird. Diese Funktion aktualisiert auch die Umsatzdateien. Schnellsuche =Die Schnellsuche ist so aufgebaut, daß sie während der Eingabe des Suchbegriffes suchen kann. Diese Möglichkeit haben wir mit "Online-Suche" betitelt. Die Online Suche sollten Sie nur im Einplatzbetrieb verwenden, da es im Mehrplatzbetrieb vorkommen kann, daß Sie schneller tippen als das System suchen kann, was mitunter sehr lästig ist. Sie können in den Voreinstellungen festlegen, ob Sie Online suchen wollen oder erst nach einem Mausklick auf den Schalter "suchen".Sie müssen bei der Schnellsuche nicht das Feld angeben, in dem Sie nach Ihrem Suchbegriff suchen möchten. Universe V ist hier mit einer einmaligen Automatik ausgestattet. Es wird generell, nach allen wichtigen Feldern in der jeweiligen Datei, gesucht.Die interne Vorgehensweise bei der Suche:Universe V sucht z.B. in Adressen zuerst nach der Firma und dem Suchkürzel, wird dort nichts gefunden wird in Adressart gesucht, wird dort nichts gefunden wird in Ort gesucht usw.Wichtig hierbei ist zu verstehen, daß die Suche nur solange fortgeführt wird, bis in irgendeinem Feld etwas gefunden wird. Wenn Sie jetzt in der Situation sind, daß Ihr Suchbegriff in mehreren Feldern vorkommen kann, dann sind Sie bei dieser Funktion eventuell der Dumme, da nur das Ergebnis des ersten Feldes angezeigt wird, nicht aber das z.B. des letzten Suchfeldes.Hierfür gibt es eine sogenannte Verbundsuche. Dies ist ein Ankreuzfeld im Sucheditor, das es Ihnen ermöglicht alle Felder gleichzeitig zu durchsuchen und das Ergebnis dieser "Verbundsuche" anzuzeigen.Doch Vorsicht!Diese Verbundsuche macht nur dann Sinn, wenn Sie einen eindeutigen Suchbegriff eingeben. Wenn Sie die Verbundsuche aktivieren und alles nach dem Suchbegriff "T" durchsuchen, dann bekommen Sie ein Ergebnis, mit dem Sie sicherlich nicht so besonders froh werden.Universe V sucht immer zuerst in den Hauptdateien, also in Adressen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit in den Stichwortdateien zu suchen. Dafür gibt es wieder ein extra Ankreuzfeld in der Suchmaske.In den Auftragsbereichen kann paralelle zur eigentlichen Auftragsdatei in den Positionsdateien gesucht werden. 9 Blättern ˚Die beiden Schalter zum Blättern durch eine Auswahl sind nur aktiv, wenn Sie sich im Änderungsmodus befinden, nicht wenn Sie neue Datensätze anlegen. Der Schalter "Blättern" sichert gleichzeitig eventuelle Änderungen an dem jeweils aktiven Datensatz. +
Stichworte˛ ÎUnter Stichworten verstehen wir eine beliebige Anzahl beliebiger Suchbegriffe. Sie haben mit diesem Unterbereich die Möglichkeit in Ihren Daten eine beliebige Anzahl zusätzlicher Felder zu definieren. Jedem dieser Felder können Sie einen eigenen Feldtitel zuordnen. Das Feld "Titel/Überschrift" wird dafür verwendet. Hier steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung um Falscheingaben zu reduzieren. Im zweiten Eingabefeld tragen Sie Ihr gewünschtes Stichwort, also Ihren Suchbegriff ein. º
NeuanlegenE |Stichworte neu anlegenWenn Sie das erstemal in den Unterbereich Stichworte gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Titel "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und tragen Sie Ihr Stichwort ein. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um ein weiteres Stichwort hinzuzufügen, klicken auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. Stichwort löschen ⁄Stichworte löschenUm ein Stichwort zu löschen, klicken Sie auf einen Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb.Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. Ändern ◊Stichworte ändern/bearbeitenUm ein bestehendes Stichwort zu ändern, klicken auf das gewünschte Stichwort in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ¯ $ " Unterbereich verlassen ¨Unterbereich verlassenSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert Allgemeines ƒIn diesem Unterbereich der Adressen können Sie alle Kontaktpersonen und die dazugehörigen Rufnummern speichern.Der Aufbau der einzelnen Unterbereiche und die Funktionsweise ist immer identisch. π Anlegen }Wenn Sie das erstemal in den Unterbereich gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Namen "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und füllen Sie die einzelnen Felder aus. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um einen weiteren Ansprechpartner hinzuzufügen klicken Sie auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen (linker Schalter). Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. S Löschen Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf den Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb (zweite von links).Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht, zusammen mit eventuell angelegten Stichworten und Anschriften. ˙ Ändern æUm einen bestehenden Datensatz zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ‚ $ " Unterbereich verlassen ñSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. ( " $ & Stichworte Ansprechpartnerª ∏Außer den Daten für den Ansprechpartner kann jedem Datensatz noch eine beliebige Anzahl Informationen und Suchbegriffe zugeordnet werden. Die Funktionsweise ist identisch mit denen in der Stichwortdatei. Die beiden Schalter am rechten oberen Bildschirmrand sind für die Steuerung der Stichworte. Bevor Sie einen dieser Schalter verwenden, müssen Sie das Stichwortfeld aktivieren, in dem Sie einmal mit der Maus darauf zeigen und klicken.
Anschriftsfenster ƒRechts neben den Stichworten sehen Sie die Anschrift, die für den jeweiligen Ansprechpartner automatisch angelegt wird. Dies dient nur der Information. Das Feld ist nicht eingebbar oder änderbar. ) Allgemeines ÈUniverse generiert für jeden Datensatz automatisch eine Hauptanschrift. Dieses Anschriftsfeld wird beim Ausdruck von Rechnungen, Angeboten usw. verwendet. Wird im Haupdatensatz etwas geändert, so ändert sich auch die Hauptanschrift. ö Neu anlegen ZWenn Sie das erstemal in den Unterbereich gelangen ist dort bereits ein Datensatz der den Namen "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Plazhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und füllen Sie die einzelnen Felder aus. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um einen weiteren Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. Löschen ◊Um einen Eintrag zu löschen klicken Sie auf den Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb (zweite von links).Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. u Achtung!a 7Die Hauptanschrift kann nicht gelöscht werden!Wenn Sie eine automatisch generierte Anschrift (Hauptanschrift oder Ansprechpartner) ändern und Sie ändern anschließend oder später einmal den Ansprechpartner oder die Adressfelder in der Haupteingabemaske, so wird Ihre Änderung wieder automatisch überschrieben. ˙ Änderni æUm einen bestehenden Datensatz zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. W $ " Unterbereich verlassen Sofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert.Sie können beliebig viele Anschriften generieren. Dies ist sinnvoll vor allem für Liefer- oder Rechnungsanschriften. ı
Allgemeines µSie haben in Universe die Möglichkeit Ihren Schriftwechsel direkt mit den Daten der Datenbank zu verknüpfen. In fast allen Bereichen des Programms haben Sie Zugriff auf die integrierte Textverarbeitung. Wir haben diesem Bereich daher ein eigenes Kapitel gewidmet, in dem auch alle Funktionen dieses Unterbereiches näher erörtert werden. Schriftwechsel, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 221.In Universe V haben Sie eine komplette integrierte Text-verarbeitung, die Ihnen einen einfachen Zugang gewährt zur Briefschreibung, Serienbrieferstellung oder Verwaltung von Dokumenten.Die Textverarbeitung kann jederzeit aus der Hauptmenüleiste heraus aufgerufen werden oder aber direkt in den einzelnen Bereichen. In die Bereiche und Eingabeseiten integriert wurden Sie in den Bereichen:AdressenAngeboteAufträgeLieferscheineRechnungenBestellwesenDer Aufruf der Textverarbeitung ist somit einmal direkt in der Hauptmenüleiste möglich und in den Eingabeseiten der oben genannten Bereichen.Generell werden Briefe immer Adressen zugeordnet. Gleichgültig wo Sie den Brief anlegen, er wird immer bei der Adresse hinterlegt. Das bedeutet für Sie: Egal wo Sie die Textverarbeitung aktivieren, Sie sehen immer alle Briefe die für die ausgewählte Adresse gespeichert worden ist.Einen Brief den Sie in Rechnungen anlegen, sehen Sie auch wenn Sie Briefe in Adresse aufrufen.Der einzige Unterschied besteht zwischen den beiden Aufrufarten Hauptmenü und Bereich. ö "
Auswahl der Anschrift PDer erste Schalter ist zur Auswahl der Anschrift, die bei diesem Kunden hinterlegt ist. Dies ist kein Schalter sondern vielmehr eine Auswahlliste.Wählen Sie hier die Anschrift, die Sie verwenden wollen.Gehen Sie dann auf den zweiten Schalter "Feld einfügen" und wählen aus der Auswahlliste "Adressfeld".Jetzt wird dieses direkt an der aktuellen Cursorpostion im Textbereich eingetragen.Bei der Auswahl "Feld einfügen" gibt es eine Besonderheit. Wenn Sie einen Eintrag in dieser Auswahlliste wählen, wird die Anschrift oder die Anrede als reiner Text in den Brief eingefügt.Halten Sie jedoch die Apfeltaste dabei gedrückt, so wird stattdessen das Datenfeld eingefügt. Das bedeutet, das dieser Brief immer mit der jeweils ausgewählten Adresse und Anschrift versehen wird. Sie benötigen diese Option um Serienbriefe zu erstellen. Wenn Sie das vergessen wird immer ein und derselbe Brief für die ganze Auswahl Serienbriefe gedruckt.Sie können das auch kontrollieren, indem Sie im Menü der Textverarbeitung auf Datenbank und "Zeige Bezüge" gehen. Dann sehen Sie statt der Adresse das Feld:BriefADR {
Textbausteine 9Der nächste Schalter ist für die Textbausteine. Universe V bietet Ihnen eine kleine Textbausteinverwaltung an, die man für die Textverarbeitung sehr gut verwenden kann.Sie erhalten bei diesem Schalter ebenfalls eine Auswahlliste, in der Sie einen Textbaustein auswählen können. Er wird dann an der aktuellen Cursorposition eingefügt.Ein Tip!Wenn Sie einen neuen Textbaustein erzeugen wollen, so gehen Sie auf "Bearbeiten". Möchten Sie jedoch jetzt eine Passage in Ihrem Brief als Textbaustein speichern, so markieren Sie diese Passage und rufen Sie dann "Bearbeiten" auf. Sie erhalten dann den markierten Text direkt im Textbausteindialog.Ein Textbaustein besteht immer aus Titel und Text. Die Bedienung ist also denkbar einfach.Titel eingeben, Text eingeben und auf den Schalter "Neuen Textbaustein sichern" klicken. (
Vorlagen¯ ÍDer nächste Schalter in unserer Reihe, verwaltet eine zweite Briefdatei, die sehr wichtig ist. Hier werden alle Vorlagen gespeichert.Sie können einmal, wie bereits beschrieben, beliebig viele Briefe bei den Adressen hinterlegen. Darüberhinaus haben Sie die Möglichkeit Vorlagen zu erzeugen und unabhängig von den Adressen und Briefen zu speichern.Dazu legen Sie einfach einen Brief an, z.B. einen mit dem Titel "Werbebrief 9/95", schreiben den Brief (achten Sie darauf die Felder nicht als Text einzufügen) und klicken dann auf "Vorlagen".Hier geben Sie in der Eingabezeile den Titel der Vorlage ein und wählen oben in der Schalterleiste:Jetzt wird dieser Brief als Vorlage, unabhängig von den Adressen in einer zweiten Datei, gesichert und steht Ihnen überall zur Verfügung.Genau umgekehrt verhält es sich, wenn Sie eine Vorlage verwenden wollen um einen Brief an eine Adresse zu schreiben. Sie rufen "Vorlagen" auf, wählen die Vorlage mit Doppelklick aus und passen nur noch die Adresse an. à ( " $ &
Steuerung Textverarbeitung 8Die nächsten Schalter dienen alle der Steuerung der Textverarbeitung.Der erste schaltet die Menüzeile in der Textverarbeitung ein oder ausDer zweite schaltet das Zeilenlineal ein oder ausDer dritte macht den Druckrand sichtbar, bzw. unsichtbar.Der vierte schaltet um auf DruckseitendarstellungDer fünfte startet den Ausdruck.Der letzte dient zur Aktivierung der Serienbrieffunktionen.Die einzelnen Suchfunktionen ermöglichen eine globale Suche über mehreren Dateien und nach beliebigen Suchkriterien. Somit wird es sehr einfach, für Sie gezielt Serienbriefe zu generieren.Um einen Serienbrief zu generieren, schreiben Sie Ihren Brief und setzen statt dem Adressfeld das Adressfeld Serienbrief. Genauso machen Sie es mit den anderen variablen Feldern in Ihrem Brief. Danach wählen Sie einen Sucheditor und bestimmen Ihre Suchkriterien. Sobald die Suche beendet ist, zeigt Universe Ihnen an, wieviele Datensätze er gefunden hat und fragt ob Sie den Ausdruck direkt starten wollen. Und schon gehts los mit Ihrem Serienbrief.Einfacher kann man es kaum noch gestalten.
Bedienung 4D Write ‘In Ihrem Programm ist eine datenbankorientierte Textverarbeitung integriert: 4D Write von der Firma ACI. Diese Textverarbeitung ist auf Grund seiner direkten Verbindung zur 4D Datenbank nicht vergleichbar mit großen Textprogrammen wie Word oder StarWriter. Sie ist jedoch vollkommen ausreichend für den normalen alltäglichen Schriftwechsel. Großer Vorteil ist die Möglichkeit, direkt Felder aus der Datenbank in den Text einzufügen. Doch auch die Nachteile dieser Textverarbeitung wollen wir nicht verschweigen:Die Anzahl Seiten sollte 10 nicht überschreiten. Es gibt keine automatische Einstellung für den oberen und unteren Seitenrand und EasyText verfügt über keine Silbentrennung und keine Rechtschreibprüfung. Doch diese kleinen Mängel kann man leicht verschmerzen hilft 4D Write doch Dokumente einheitlich zu verwalten und direkt bei der Adresse abzulegen.Die Briefe, die Sie erstellen, werden automatisch direkt in Ihrer Datenbank gespeichert. Sie werden also nicht wie bei anderen Textverarbeitungen als eigene Dokumente auf Ihrer Festpaltte abgelegt. Dies ist jedoch optional auch möglich.Die nachfolgenden Beschreibungen sind Originaltexte aus der 4D Write Dokumentation, die wir abdrucken, jedoch nicht verändern dürfen. Ï
Auswählen ÆUm einen Textteil oder auch nur ein einzelnes Zeichen auszuwählen, klicken Sie an den Anfang des Bereiches, bewegen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste bis zum Ende des gewünschten Bereiches und lassen Sie die Maustaste wieder los. Der ausgewählte Teil - Text und Bilder - ist schwarz unterlegt.4D Write bietet mehrere Kurzbefehle zum Auswählen von Textteilen.Wollen Siedas gesamte Dokument auswählen, wählen Sie den Befehl Alles auswählen.nur ein Wort auswählen, klicken Sie zweimal kurz in das Wort.eine Textpassage schnell auswählen, klicken Sie an den Anfang der Auswahl und mit gedrückter Umschalttaste erneut an das Textende. Das Drücken der Umschalttaste erfüllt denselben Zweck wie das Festhalten der Maustaste.alle Absätze mit den gleichen Merkmalen auswählen, klicken Sie in einen Absatz und machen dann einen Doppelklick in den skalierten Teil des Lineals. Die Absätze mit den gleichen Merkmalen werden schwarz unterlegt. † * " " $ & (
Kopieren, Einsetzen, Löschen< NSie finden diese vier Befehle untereinander im Menü Bearbeiten. Alle Befehle sind nur dann aktiv, wenn Sie eine Auswahl - Text oder Bilder - getroffen bzw. beim Befehl Einsetzen etwas in die Zwischenablage kopiert haben.Mit dem BefehlAuschneiden entfernen Sie die Auswahl aus dem Dokument. Dieses Objekt wird in der sogenannten Zwischenablage, ein Speicherbereich des Macintosh, abgelegt.Kopieren kopieren Sie den Inhalt der Auswahl in die Zwischenablage, ohne sie aus dem Dokument zu entfernen.Einsetzen setzen Sie den Inhalt der Zwischenablage an den mit der Einfügungemarke bestimmten Platz.Löschen löschen Sie die Auswahl.WiderrufenMit dem Befehl Widerrufen, der ersten Befehlszeile im Menü Bearbeiten, machen Sie den zuletzt ausgeführten Schritt wieder rückgängig. Der Wortlaut des Befehls hängt von der vorher durchgeführten Aktion ab. Haben Sie soeben Text eingegeben, heißt der Befehl "Widerrufen Eingeben"; haben Sie gerade ein Bild vergrößert, heißt er "Widerrufen Bild vergrößern". Sie wissen also jederzeit, was Sie zuletzt ausgeführt haben und folglich rückgängig machen können. Ì
Hinweis ±Sie können grundsätzlich nur Veränderungen an einem Dokument widerrufen. Bei komplexen Veränderungen, die nicht widerrufen werden können, gibt das Programm eine Warnung heraus. ‡
Unsichtbare zeichen òUnter unsichtbaren Zeichen versteht man jene internen Symbole von EasyText, die Zeilenschaltungen und Tabulatoren anzeigen.Per Voreinstellung sind diese Sonderzeichen ausgeblendet. Wollen Sie die Sonderzeichen sichtbar machen, wählen Sie den Befehl "Unsichtbare Zeichen einblenden".Um die Sonderzeichen wieder auszublenden, wählen Sie den gleichen Befehl, der jetzt "Unsichtbare Zeichen" ausblenden heißt. ï
Bilder einsetzen OIn ein 4D Write-Dokument können Sie über die Zwischenablage jedes beliebige Bild aus anderen Programmen oder aus dem Album einsetzen.Kopieren Sie das Bild, bestimmen Sie mit der Einfügemarke den Platz, an den es eingesetzt werden soll und wählen Sie "Einsetzen" aus dem Menü Bearbeiten. Das Bild wird an der Einfügemarke eingesetzt. ~
Bild verschieben 8Um ein Bild seitlich zu verschieben, gehen Sie mit dem Mauszeiger in das Bild. Er nimmt die Form eines Kreuzes an. Klicken Sie nun. Mit gedrückter Maustaste läßt sich nun das Bild nach links oder rechts verschieben.Nach oben und unten verschieben Sie das Bild durch Einfügen oder Löschen von Zeilenschaltungen. d
Bildgröße ändern Es gibt zwei Wege die Größe eines Bildes zu verändern:mit der Maustaste.Klicken Sie in das Bild. Der Rahmen um das Bild wird sichtbar. Auf der rechten und unteren Seite des Rahmens sehen Sie kleine Vierecke. Klicken Sie auf eines dieser Vierecke und verschieben Sie mit gedrückter Maustaste den Rahmen auf die gewünschte Größe. Beachten Sie bitte, daß Sie mit dieser Methode die Bilder leicht verzerren können.über Dialogfenster.Diese Methode ist genauer. Klicken Sie mit gedrückter Befehlstaste in die obere rechte Ecke des Rahmens.Es erscheint ein Dialogfenster.Sie können nun den Prozentwert für die Veränderung der Bildgröße eingeben. Mit den beiden rechten Radiobutton bestimmen Sie den Ausgangswert der prozentualen Veränderung: der Bildgröße heißt dabei immer von der ur-sprünglichen Größe; der aktuellen Größe immer von der Größe, wie sie gerade dargestellt wird. Diese Methode ist genauer und bewahrt die Proportionen des Bildes.Klicken Sie nochmals in dieselbe obere rechte Ecke des Rahmens, erscheint das Bild wieder in Originalgröße. ˇ "
Bilde ein/ausblenden@ µBei sehr komplizierten Bildern in Ihrem 4D Write-Dokument kann sich der Bildschirmaufbau verzögern. Wollen Sie dies vermeiden, wählen Sie den Befehl "Bilder ausblenden" im Menü Bearbeiten: Die ausgeblendeten Bilder werden durch ein durchgestrichenes Rechteck ersetzt, das Ihnen die Position der Bilder weiterhin anzeigt:Um die Bilder wieder am Bildschirm zu sehen, wählen Sie dieselbe Befehlszeile, die nun "Bilder einblenden" lautet.
¯
Voreinstellungen@
≤Mit dem Befehl "Voreinstellungen..." im Menü Bearbeiten legen Sie fest:die Maßeinheit des Linealsdie SeitendarstellungWählen Sie diesen Befehl aus, erscheint ein Dialog.Auf der rechten Seite legen Sie die Maßeinheiten für das Lineal fest, auf der linken wählen Sie die Seitendarstellung aus.Maßeinheit des LinealsBei der Festlegung der Maßeinheiten für das Lineals haben Sie die Wahl zwischenZollZentimeterPunktePicaZentimeter sind vom Programm voreingestellt. Wollen Sie diese Maßeinheit ändern, klicken Sie einfach in den entsprechenden Radiobutton und bestätigen die Eingabe.Die Festlegungen für das Lineal gelten nur für das Dokument oder den 4D Write-Bereich, in dem Sie gerade arbeiten. SeitendarstellungSie haben die Wahl zwischen zwei Seitendarstellungen:Keine SeitendarstellungSeitendarstellungKeine SeitendarstellungWählen Sie diesen Modus aus, wird Ihnen der Text fortlaufend angezeigt.Allein die Seitenumbrüche werden mit einer grauen Zeile markiert.Die Anzahl der Seiten können Sie nur über die Befehle Statistik... oder Druckansicht... feststellen. Der Befehl Seitennummer des Menüs Datenbank kann in diesem Modus nicht aktiviert werden.SeitendarstellungHaben Sie den Modus Seitendarstellung gewählt, trennt das Programm die einzelnen Seiten des Dokuments klar in der Bildschirmdarstellung. Haben Sie eine Kopfteil und einen Fußteil festgelegt, werden die beiden Bereiche durch eine grau Linie getrennt dargestellt. Die Größe der Seite wird durch das für den Druck ausgewählte Papierformat bestimmt.RahmenKlicken Sie in das Ankreuzfeld Rahmen, wird um den Druckbereich des Dokuments ein Rahmen gelegt. Jeder Drucker bedruckt nicht vollständig das ausgewählte Druckformat, sondern hält auf allen Seiten einen Sicherheitabstand ein. Der Rahmen zeigt nun diesen Druckbereich an, dessen Größe vom jeweiligen Druckertyp abhängig ist. Im folgenden Bild sehen Sie den Druckbereich des Dokuments, der durch den äußeren Rahmen begrenzt ist und den Eingabebereich für das Dokument, der durch die Rahmenbegrenzungen im Lineal festgelegt wurde. Das ausgewählte Papierformat ist DIN A4:Klicken Sie in das markierte Ankreuzfeld, schalten Sie diese Funktion aus.Unterhalb der Zeile "Kopf- und Fußteil auf:" können Sie auswählen, auf welchen Seiten Kopf- und Fußteil angezeigt und ausgedruckt werden sollen.Dabei bedeuten......allen Seiten: Kopf- und Fußteil wird auf allen Seiten angezeigt.nicht auf Titelseite: Kopf- und Fußteil werden nicht auf der Titelseite bzw. ersten Seite des Dokuments angezeigt. Eine eventuell eingeschaltete Seitennumerierung beginnt erst auf der nächsten Seite.nur auf Titelseite: Kopf- und Fußteil werden nur auf der Titelseite bzw. ersten Seite des Dokuments angezeigt.
Grundeinheití ÕDie Grundeinheit eines Dokuments ist in 4D Write nicht das Wort oder die Zeile, sondern der Absatz. Ein Absatz besteht aus allen Zeichen zwischen zwei Zeilenschaltungen. Aktiviert ist immer der Absatz, in dem sich die Einfügemarke befindet, oder die Absätze, die Sie ausgewählt haben.Wollen Sie die Position Ihrer Zeilenschaltungen überprüfen, wählen Sie den Befehl "Unsichtbare Zeichen einblenden" im Menü Bearbeiten. Die Zeilenschaltungen werden angezeigt.
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Lineal
5Das Lineal zeigt Ihnen die ganze, zur Verfügung stehende Seitenbreite in der von Ihnen gewählten Maßeinheit an. Mit dem PopUp-Menü legen Sie eine Stilvorlage fest.Die Dreiecke legen den rechten und den linken Absatzrand fest.Der Pfeil zeigt den Anfang der ersten Absatzzeile an.Um Ihnen die Funktion Pfeils zu verdeutlichen, haben wir in den Beispielen für dieses Handbuch seine Position verändert. In den 4D Write Programmen ab Version 2.1 sind vom Programm das Dreieck für den linken Absatzrand und der Pfeil deckungsgleich eingestellt. Mit Customizer Plus können Sie die Voreinstellung verändern. Das Dreieck, das Tabulatorkennzeichen, erscheint, wenn Sie knapp unterhalb der Linealmarkierung klicken.Ein weiteres PopUp-Menü schaltet zwischen Kopf-, Text- und Fußteil des Dokuments hin und her.4D Write überträgt die am Lineal vorgenommenen Änderungen auf den oder die aktivierten Absätze.Wenn Sie also einen Absatz zentrieren, werden die vorhergehenden oder nachfolgenden Absätze nicht verändert. Machen Sie aber am Ende eines Absatzes eine Zeilenschaltung, werden die Absatzformate mit übernommen.Jeder Absatz hat sein eigenes Lineal. Die folgende Montage zeigt Ihnen, wie EasyText mit Linealen arbeitet. In Wirklichkeit sehen Sie jeweils nur ein einziges Lineal über Ihrem Dokument.Je nachdem, welcher Absatz aktiviert ist, sieht das Lineal anders aus.Mit den Befehlen "Lineal kopieren" und "Lineal einsetzen" im Menü Format übertragen Sie die Formate eines Absatzes auf einen oder die ausgewählten Absätze.Wollen Sie, daß die mit "Micky Maus im Tal" und " Bei Micky Maus" beginnenden Absätze dieselben Merkmale wie der Absatz "Ich freue mich" aufweisen, klicken Sie in eine beliebige Stelle dieses Absatzes und wählen Sie den Befehl "Lineal kopieren".Wählen Sie die beiden neu zu formatierenden Absätze aus und klicken in den Befehl Lineal einsetzen. Die Absätze übernehmen die Formatierungen des ersten Absatzes.Einen kürzeren Weg gibt es, wenn Sie für einen Absatz die Formate des vorhergehenden übernehmen wollen. Sie brauchen nur die Zeilenschaltung des neu zu formatierenen Absatzes zu löschen und dann wieder die Zeilenschaltung zu drücken. Die neue Zeilenschaltung hat jetzt die Formate des vorhergehenden Absatzes übernommen.Das Lineal können Sie jederzeit ausblenden oder sich wieder anzeigen lassen.Um das Lineal auszublenden, wählen Sie "Lineal ausblenden" im Menü Format.Das Lineal verschwindet aus dem Fenster.Um sich das Lineal wieder anzeigen zu lassen, wählen Sie dieselbe Befehlszeile. Sie lautet nun "Lineal einblenden".Der Text wird dabei in keiner Weise verändert. ~
SeitenränderÄ <Die Seitenränder sind ein wesentlicher Bestandteil der Textgestaltung. Ihre Position bestimmen Sie durch die schwarzen Dreiecke und den Pfeil für den Absatzanfang.Ränder ein-/ausblendenUm die Seitenränder Ihres Textes darzustellen, wählen Sie "Rand einblenden" im Menü Format.Es erscheinen rechts und links vom Text senkrechte Linien, die die Seitenränder anzeigen. Sie können für jeden Absatz verschiedene Ränder definieren, da jeder Absatz sein eigenes Lineal besitzt.Seitenrand verschiebenDie Seitenränder der Absätze verändern Sie, indem Sieden oder die betreffenden Absätze aktivieren und danndie Randmarkierungen an die gewünschten Stellen verschieben.Beachten Sie bitte, daß die Ränder nicht nur durch die Absatzmarkierungen, sondern auch durch den Pfeil, für den Beginn der ersten Absatzzeile, bestimmt werden. ‹
Tabulatoren úSie können an jeder beliebigen Stelle im Dokument eine oder mehrere Tabulatormarkierungen setzen. Wählen Sie den Absatz oder die Absätze aus, für die der Tabulator gelten soll. Klicken Sie dann an der gewünschten Position in den unteren Teil des Lineals (gleich unter dem skalierten Bereich). Es erscheint ein weißes Dreieck, das Tabulatordreieck, das Sie wie jede andere Markierung des Lineals verschieben können. Um einen Tabulator zu setzen, drücken Sie einfach die Tabulatortaste. Die Einfügemarke oder der Text springen an die Stelle der Tabulatormarkierung. Der Tabulator gilt nur für den oder die festgelegten Absätze.Tabulatorarten auswählenEasyText bietet vier Arten von Tabulatoren. Vom Programm voreingestellt ist der linksbündige Tabulator:Linksbündig. Der Text wird nach rechts geschrieben.Rechtsbündig. Der Text wird nach links geschrieben.Dezimal. Zahlen, aber auch Text, werden nach dem Komma ausgerichtet.Zentriert. Die Eingaben werden zentriert geschrieben.Um die Tabulatorart zu definieren gibt es zwei Wege:Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in das Dreiecksymbol für den Tabulator. Es erscheint ein Dialogfenster.Sie können nun die Tabulatorart auswählen, indem Sie in den entsprechenden Radiobutton klicken. Sie können die Tabulatoreinstellungen aber auch über eine Tastaturabkürzung auswählen. Sie müssen beim Setzen des Tabulators nur folgende Tasten für die ge-wünschte Tabulatorart gedrückt halten:TasteTabulatorartBefehlstasteRechtsbündigUmschalttasteZentriertBefehls- und UmschalttasteDezimalSie erkennen die Tabulatorart auch am Symbol. Das Tabulatorsymbol für links- bzw. rechtsbündig ist links bzw. rechts verstärkt. Der Dezimaltabulator hat einen Punkt in der Mitte und das Symbol für die zentrierte Ausrichtung hat drei gleichstarke Seiten.Tabulatorabstände auffüllenIm Dialogfenster zur Auswahl der Tabulatoren stehen Ihnen verschiedene Füllzeichen zur Verfügung. Sie dienen zur Verbindung Ihrer beiden durch Tabulator getrennten Textstellen. Für die Auswahl klicken Sie einfach in den entsprechenden Radiobutton. Die Voreinstellung ist Leer. In diesem Fall werden keine Füllzeichen angezeigt.Tabulator löschenUm einen Tabulator zu löschen, wählen Sie den Tabulator im Text aus und drücken Sie die Rückschrittaste.Um eine gesetzte Tabulatormarkierung zu löschen, klicken Sie mit der Maus in das Symbol, und ziehen Sie es kurz nach unten. Lassen Sie die Maus los. Das Symbol ist verschwunden. I
Zeilenabstand Unter Zeilenabstand versteht man den Abstand zwischen zwei aufeinanderfolgenden Zeilen. Unter dem Lineal befinden sich drei Zeilenabstandssymbole, für den ein-, eineinhalb- und zweizeiligen Abstand:Klicken Sie in eines der Symbole, legen Sie für den ausgewählten Text die Zeilenabstände entsprechend fest. Das aktivierte Symbol ist schwarz unterlegt.Diesen Symbolen entsprechen die letzten drei Befehle des Menüs Format.Rechts neben den Symbolen für die Zeilenabstände finden Sie noch zwei Pfeilsymbole, mit denen Sie Abstände bis zu 9,5 Zeilen in Halbzeilenschritten definieren können. Der rechte Pfeil erhöht den Zeilenabstand, der linke Pfeil verringert ihn.Der Zeilenabstand wird zwischen den Pfeilen angezeigt.Der Einzeilenabstand ist von 4D Write voreingestellt. •
Textausrichtung aTextausrichtungSie können folgende Absatzausrichtungen wählen:linksbündig; d.h. ausgerichtet am linken Rand des Dokumentszentriert; d.h. ausgerichtet an der Mittelachse des Dokumentsrechtsbündig; d.h. ausgerichtet am rechten Rand des DokumentsBlocksatz; d.h. ausgerichtet am rechten und linken Rand des DokumentsDiesen vier Ausrichtungsoptionen entsprechen den vier Symbole im Lineal.Sie können diese vier Ausrichtungen auch im Menü Format auswählenUm die Ausrichtung festzulegen, aktivieren Sie die entsprechenden Absätze und wählen Sie das jeweilige Ausrichtungssymbol oder den gewünschten Befehl. V
Aufteilung SeiteAufteilung des Dokuments Ein 4D Write-Dokument besteht aus drei Teilen: dem Kopfteil, dem Fußteil und dem eigentlichen Dokument. Diese drei Teile können Sie nur im Modus Seitendarstellung auswählen.Den Modus Seitendarstellung wählen Sie über den Befehl "Voreinstellungen..." im Menü Bearbeiten aus.Wenn Sie ein 4D Write-Fenster öffnen oder einen 4D Write Bereich innerhalb eines Datensatzes bearbeiten, befinden Sie sich immer im eigentlichen Dokument.Arbeiten Sie im Modus Seitendarstellung, ist das PopUp-Menü für die Auswahl der Dokumententeile aktiv. Um in einen anderen Dokumententeil, beispielsweise in den Kopfteil, umzuschalten, wählen Sie den Befehl "Zeige Kopfteil" aus dem PopUp-Menü im Lineal oder aus dem Menü Format.Der Kopfteil wird Ihnen angezeigt. Im Lineal wird Dokument durch das Wort Kopfteil ersetzt. Für den Fußteil gehen Sie analog vor.Für die Eingabe im Kopf- oder Fußteil stehen Ihnen sämtliche 4D Write-Befehle zur Verfügung.Mit dem Befehl "Zeige Dokument" gelangen Sie wieder in den Dokumententeil. q
Seitenumbruch /Seitenumbruch einfügenEasyText fügt die erforderlichen Seitenumbrüche automatisch ein. Es beachtet dabei die ersten und die letzten Absatzzeilen, d.h. die erste oder die letzte Zeile eines Absatzes schreibt 4D Write nicht auf eine Seite.Sie können jedoch mit Hilfe des Befehles Seitenumbruch einfügen im Menü Format einen Umbruch selbst bestimmen. Klicken Sie an die gewünschte Position und wählen Sie Seitenumbruch einfügen: Sind Sie im Modus Seitendarstellung springt der Text nach der Einfügemarke auf die nächste Seite. Im Modus Keine Seitendarstellung zeigt eine graue Linie die Position des Seitenumbruchs an:Um den Seitenumbruch wieder zu entfernen, gibt es zwei Möglichkeiten:Haben Sie nach Einfügen des Seitenumbruchs noch keine Eingaben gemacht, drücken Sie einfach die Rückschrittaste oder wählen den ersten Befehl aus dem Menü Bearbeiten, der jetzt Widerrufen Seitenumbruch heißt.Haben Sie schon weitere Eingaben gemacht, plazieren Sie die Einfügemarke an den Anfang des ersten Absatzes nach dem Seitenumbruch und drücken Sie dann die Rückschrittaste. J
Seitennumerierung Die Seitennumerierung legen Sie im Kopf- oder Fußteil fest. Sie müssen sich also im Modus Seitendarstellung befinden. In der Wahl des Platzes und der Gestaltung der Nume-rierung sind Sie vollkommen frei.Klicken Sie nur die gewünschte Stelle an, legen Sie die Typographie fest, wählen Sie aus dem Menü Datenbank den Befehl Seitennummer und 4D Write macht die Nume-rierung automatisch.Um zum Dokument zurückzukehren, wählen Sie den Befehl Zeige Dokument im entsprechenden PopUp-Menü des Lineals oder im Menü Format. ’
Typgraphie ïSchriftart und -größe, Stil und Farbe stellen die sogenann-ten "typographischen Attribute" Ihres Textes dar. Sie bestimmen die Gestaltung des Dokumentes genauso wie die Formatierungsparameter.Sie können beliebige Schriftarten, Größen, Farben und Stile im selben Dokument kombinieren. Mit 4D Write haben Sie Zugang zu sämtlichen in Ihrem System installierten Schriftarten.Beachten Sie bitte, daß Sie Objekte aus Universe V in Ihrem EasyText-Dokument nur als Ganzes typographisch verändern können, den übrigen Text zeichenweise. Dabei haben Sie die Möglichkeit:jede Stilveränderung schrittweise über die Menüs Schrift und Stil vorzunehmen.die Stilveränderungen auf einmal im Dialogfenster "Schrift auswählen" festzulegen. Dieses Dialogfenster öffnen Sie mit dem Befehl "Schrift auswählen" im Menü Stil. Wollen Sie einmal festgelegte Stildefinitionen immer wieder verwenden, legen Sie am besten mit dem linken PopUp-Menü in der Linealzeile oder mit dem Befehl Stilvorlage, Formate festlegen... im Menü Stil Stilvorlagen an, die Sie dann immer aufrufen können.SchriftDie vom Programm voreingestellte Schriftart in EasyText ist Geneva 12 Punkt.Wollen Sie eine andere Schrift auswählen, klicken Sie in das Menü Schrift.Die angezeigte Liste enthält alle im System Ihres Macintosh zur Verfügung stehenden Schriften. Wählen Sie die gewünschte Schriftart. Haben Sie Text ausgewählt, wird der ausgewählte Text verändert. Haben Sie nichts ausgewählt, wird die neue Schrift ab der aktuellen Position der Einfügemarke geschrieben.SchriftgrößeWollen Sie die Schriftgröße ändern, klicken Sie in das Menü Stil und wählen Sie die gewünschte Schriftgröße.Wollen Sie eine Schriftgröße definieren, die sich nicht unter den sechs Menüoptionen befindet, wählen Sie Andere. Es erscheint ein Dialogfenster.Geben Sie in das Feld Größe die gewüschte Schriftgröße ein. Sie haben dabei die Wahl zwischen 1 und 127. Wählen Sie im Menü Größer oder Kleiner aus, verändert sich die Schriftgröße um einen Punkt nach oben oder unten. SchriftstilFür Stiländerungen Ihrer Schriften werden Ihnen im Menü Stil acht Stiloptionen zur Auswahl angeboten.FarbeMit dem Befehl Farben im Menü Stil ändern Sie die Farbe der Schriftzeichen. In einem PopUp-Menü können Sie sieben Farben direkt auswählen. Deren Bezeichnung ist in der jeweiligen Farbe geschrieben.Wählen Sie "Andere", erhalten Sie das Macintosh-Dialogfenster, in dem Sie aus dem Farbrad die gewünschte Farbe auswählen können.Schriftattribute gleichzeitig festlegenDer Befehl "Schrift auswählen" im Menü Stil öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Schrift, ihre Größe, Farbe und ihren Stil auf einmal definieren können.Dieses Dialogfenster ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Schriftattribute einer Auswahl gleichzeitig ändern wollen. Sie ersparen sich damit den Wechsel von einem Menü zum anderen.Das Dialogfenster stellt Ihnen in Form von PopUp-Menüs die Schriften, Farben und Schriftgrößen zur Auswahl. Der Stil wird mit Hilfe der Ankreuzkästchen und der Radiobuttons gewählt. Das Fenster im unteren linken Teil des Dialogs zeigt Ihnen das Ergebnis der gewählten Optionen.Im einzelnen können Sie festlegen:die Schrift im PopUp-Menü Schrift. Vergleichen Sie dazu den Abschnitt Schrift. Schrift, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 256.die Farbe im PopUp-Menü Farbe. Vergleichen Sie dazu den Abschnitt Farbe. Farbe, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 259.die Schriftgröße. Im Feld Größe tippen Sie die Schriftgröße ein. Sie können von 1 bis 127 wählen. Klicken Sie daneben in das PopUp-Menü mit dem Pfeil, können Sie eine der angezeigten Schriftgrößen auch auswählen.Vergleichen Sie dazu den Abschnitt Schriftgröße. Schriftgröße, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 257.die Stile. In den Ankreuzkästchen entscheiden Sie, ob die Schrift in Standard oder in Fett, Kursiv, Unterstrichen, Kontur oder Schatten geschrieben werden soll. Sie können auch verschiedene Stile kombinieren. Mit den drei Radiobuttons daneben entscheiden Sie, ob die Schrifthöhe im Standardformat oder hochgestellt bzw. tiefgestellt erscheint. Vergleichen Sie dazu den Abschnitt Schriftstil. Schriftstil, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 258.Das Feld rechts unten zeigt Ihnen das festgelegte Schriftbild an. Sind Sie mit einer Auswahl nicht zufrieden, klicken Sie auf den Button Zurück. Die zuletzt getroffene Festlegung wird rückgängig gemacht. Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, klicken Sie auf den Button OK. Mit dem Button Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab. z
StilvorlagenD 8Mit einer Stilvorlage legen Sie auf Dauer Schriftstile fest, die Sie dann immer wieder aufrufen können. Eine Stilvorlage anlegen können Sie:über das PopUp-Menü auf der linken Seite des Lineals.durch den Befehl Stilvorlage im Menü Stil. Stilvorlage anlegenKlicken Sie in das PopUp-Menü oder wählen Sie den Befehl "Stilvorlage" im Menü Stil aus. Um eine neue Stilvorlage anzulegen:klicken Sie auf den Button Neu. Im rechten PopUp-Menü und im Eingabefeld darunter erscheint Neu als Titel der neuen Stilvorlage.überschreiben Sie den Namen im Eingabefeld.wählen Sie nun Ihre gewünschten Schriftfestlegungen aus: im PopUp-Menü Schrift die Schriftart; im PopUp-Menü Farbe die Farbe der Schrift; in den Ankreuzkästchen darunter die Schriftstile, die Sie auch kombinieren können; in den Radiobuttons, ob der Text hoch-, tiefgestellt oder Standard sein soll; im Feld Schriftgröße tippen Sie die Größe der Schrift ein (zwischen 1 und 127 Punkten) oder wählen Sie die Größe im PopUp-Menü daneben aus. Im Feld Druckansicht sehen Sie die festgelegten Stile.klicken Sie auf OK, wenn Sie Ihre Festlegungen getroffen haben. Die Stilvorlage ist angelegt.Die übrigen Symbole haben folgende Funktionen:Mit den Pfeilen über dem Button Neu blättern Sie zwischen den Stilen.Der Button Löschen löscht die ausgewählte Stilvorlage.Der Button Sichern... legt ein Dokument mit den Stilvorlagen auf der Festplatte an.Der Button Öffnen... importiert die Stilvorlagen aus dem geöffneten Dokument.Der Button Zurück nimmt die zuletzt getroffene Stilfestlegung zurück.Mit dem Button Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab. Die von Ihnen gemachten Eingaben werden gelöscht. Haben Sie bereits Eingaben gesichert, bleiben diese natürlich erhalten.Stilvorlage ändernÖffnen Sie mit dem Befehl Stilvorlage im Menü Stil oder mit dem linken PopUp-Menü im Lineal den Dialog für die Stilvorlagen. Wählen Sie die Stilvorlage aus, die Sie ändern wollen:Ändern Sie die Stilvorlagen. Mit OK sichern Sie die Änderungen.Die Änderungen sind für alle kommenden Fest-legungen gültig.Stilvorlage anwendenWählen Sie den Text aus, auf den Sie die Stilvorlage anweden wollen. Klicken Sie in die gewünschte Stilvorlage. Ihr Text wird entsprechend umformatiert. Befindet sich die Einfügemarke innerhalb einer festgelegten Stilvorlage, wird diese im linken PopUp-Menü auf dem Lineal angezeigt. 6
Neues Dokument ÚIm externen Fenstermodus haben Sie zwei Möglichkeiten, ein neues 4D Write-Dokument anzulegen:durch Auswahl von EasyText im Menü Fenster von Universe V.durch Auswahl von Neu im Menü Ablage von 4D Write.Mit dem Befehl Neu im Menü Ablage von 4D Write können Sie ebenfalls ein neues Dokument öffnen. Haben Sie in Ihrem alten Dokument keine Änderungen vorgenommen, erscheint das neue leere Dokument sofort. Haben Sie jedoch Änderungen gemacht, werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument, das Sie verlassen, sichern wollen oder nicht:Klicken Sie auf Abbrechen, brechen Sie den Vorgang ab.Klicken Sie auf Nein, erscheint ein neues Dokument, ohnedaß das alte gesichert wird. Klicken Sie auf Ja, wird das Dokument gesichert und es erscheint das neue Dokument. Hat das alte Dokument keinen Namen, fragt Sie das Programm unter welchem Namen Sie das Dokument sichern wollen. Vergleichen Sie dazu den Abschnitt Sichern. Sichern, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 269.Kurzbefehle über Tastatur für alle Dialogfenster: Anstatt auf den Button Abbrechen zu klicken können Sie in allen Dialogfenstern von 4D Write die Escapetaste drücken oder auch gleichzeitig die Befehlstaste und die Punkttaste. In diesem Dialogfenster können Sie auch J für Ja und N für Nein eingeben. ÿ
Sichern úSie haben drei Möglichkeiten, Ihre 4D Write-Dokumente zu sichern:als unabhängiges DokumentDafür verwenden Sie die Befehle Sichern und Sichern unter im Menü Ablage von 4D Write .als VorlageSie verwenden den Befehl Sichern als Vorlage im Menü Ablage von 4D Write .in einem Datenfeld von Universe VSie sichern den Textverarbeitungsbereich hier zusammen mit dem Datensatz.Sichern unter...Die erste Sicherung eines Dokuments erfolgt mit dem Befehl Sichern unter..., da das Programm den Namen des Dokuments, unter dem es gesichert werden soll, noch nicht kennt. Der Befehl Sichern ist daher nicht aktiv. Mit diesem Befehl können Sie auch den Namen eines bereits gesicherten Dokuments ändern.Nach der Auswahl von Sichern unter, erscheint am Bildschirm das Standard-Dialogfenster für das Sichern von Dokumenten:Der Dialog entspricht dem Macintosh-Standarddialog für den Befehl Sichern unter.... Deswegen ist die folgende Erklärung auf das Notwendigste begrenzt:Im PopUp-Menü links oben - in unserem Bild mit dem Titel Kontakte - wählen Sie das Volume und dann die Ordner aus, wohin das Dokument gesichert werden soll.Im darunterliegenden Rollfeld werden Ihnen alle Ordner schwarz angezeigt, in denen Sie das Dokument ablegen können. Ordner, Programme oder Dokumente, in die das Dokument nicht abgelegt werden kann, sind grau unterlegt.Rechts oben neben dem Rollbalken wird das ausgewählte Volume angezeigt.Mit einem Klick auf den Button Auswerfen werfen Sie eine eingelegte Diskette aus dem Laufwerk. Mit einem Klick auf den Button Schreibtisch schalten Sie vom ausgewählten Ordner sofort auf Ihren Schreibtisch zurück. Mit dem PopUp-Menü unter dem Feld Sichern unter: wählen Sie das Format aus, mit dem das Dokument gesichert werden soll. Voreingestellt ist 4D Write-Format. Vergleichen Sie dazu auch den Abschnitt Öffnen. Öffnen, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 267.In das Feld unter diesem PopUp-Menü geben Sie den Namen des Dokuments ein, unter dem Sie es sichern und wiederfinden wollen. Es sollte daher ein sprechender Name sein. Der alte Name wird mit dem ersten neuen Zeichen sofort überschrieben.Haben Sie einen Ordner oder eine Festplatte ausgewählt heißt der Schreibtisch-Button zuerst Öffnen, sonst heißt er Sichern. Mit einem Klick auf den Button Abbrechen, brechen Sie den Sicherungsvorgang ab.Der Befehl Sichern unter... ist sehr nützlich, wenn Sie ein Dokument unter verschiedenen Namen, auf verschiedenen Datenträgern oder in verschiedenen Formaten sichern wollen. Sie haben damit die Möglichkeit, mehrere Versionen oder Sicherheitskopien Ihrer Dokumente anzulegen.Sobald Sie das Dokument wieder öffnen und Änderungen vornehmen, wird der Befehl Sichern aktiv. Wählen Sie diesen Befehl, werden die Änderungen sofort gesichert. Es erscheint keine weitere Meldung.Sichern als VorlageMit dem Befehl Sichern als Vorlage sichern Sie eine Standardvorlage für das aktuelle Layout von Universe V. Vergleichen Sie dazu auch den Abschnitt Vorlage anlegen.Dieser Befehl ist nur im Layoutmodus aktiv. Arbeiten Sie im externen Fenstermodus, ist er deaktiviert. Er wäre in diesem Modus auch nicht sinnvoll, da Sie ja hier beliebig viele Dokumente öffnen und als Vorlage benutzen können.Sichern Sie ein Dokument als Vorlage, so ruft es das Programm automatisch für jeden neu angelegten Datensatz auf.Nimmt diese Vorlage Bezug auf Objekte der Datenbank, so werden diese Objekte von Datensatz zu Datensatz dynamisch aktualisiert. Die im Abschnitt 4D Write-BEREICH ALS VORLAGE angelegte Vorlage ist ein Beispiel dafür. Sichern Sie das Dokument als Vorlage, erscheint das Dialogfenster zum Sichern von Dokumenten nicht am Bildschirm. 4D Write sichert das Dokument automatisch als Vorlage und gibt keine weitere Meldung heraus. Als Name wird automatisch der Titel des 4D Write-Bereichs, gefolgt von einem Unterstrich vergeben. Nur so kann das Programm die Vorlage dem Layout zuordnen. Ändern Sie den Namen der Vorlage, verliert sie die Verbindung zum Layout und damit seine Zuordnung. Damit Sie keine zwei Vorlagen für dasselbe Layout anlegen können, fragt Sie in diesem Fall das Programm: Es existiert bereits eine Vorlage für diesen Bereich. Wollen Sie diese ersetzen? Sie können nun auf Nein, Ja oder Abbrechen klicken. $
Statistik ÊDer Befehl Statistik im Menü Ablage von 4D Write gibt Auskunft über bestimmte statistische Werte in Ihrem Dokument. Unter Zeichen werden auch alle unsichtbaren Zeichen wie Zeilenschaltungen, Leerschritte und Tabulatoren gezählt. ù * " " $ & (
Universe V Datenfeld einfügen KSie können an jeder beliebigen Stelle Ihres 4D Write- Textes ein Universe V Datenfeld einfügen.Datenfelder einfügen können Sie auf zwei Arten: über ein Tastaturkürzel, das die Liste der Dateien und Felder anzeigt.mit dem Befehl Feld einfügen im Menü Datenbank....über ein TastaturkürzelArbeiten Sie im Layout-Modus, haben Sie die Möglichkeit, sich die Datenfelder der aktuellen Datei oder aller Dateien gesondert anzeigen zu lassen.Befindet sich das Datenfeld in der aktuellen Datei, klicken Sie mit gedrückter Wahltaste an die Stelle, wo Sie das Datenfeld einsetzen wollen. Es erscheint ein PopUp-Menü mit der Liste aller Datenfelder der aktuellen Datei:Wählen Sie das gewünschte Datenfeld aus, und lassen Sie die Maustaste los. Das Datenfeld wird eingefügt. Sein Inhalt wird sofort angezeigt, außer in den beiden folgenden Fällen:Es gibt keinen aktuellen Datensatz.Sie haben die Anzeige der Bezüge und nicht der Werte gewählt.Vergleichen Sie dazu auch den Abschnitt Werte anzeigen. Werte anzeigen, im Kapitel 19 zu finden auf Seite 276.Befindet sich das einzufügende Datenfeld nicht in der aktuellen Datei, klicken Sie mit gedrückter Wahl- und Umschalttaste an die Stelle, wo Sie das Datenfeld einsetzen wollen. Es erscheint ein PopUp-Menü mit der Liste aller Datenfelder von allen Dateien Ihrer Datenbank:Das PopUp-Menü hat zwei Ebenen: Links finden Sie die verschiedenen Dateien.Rechts finden Sie die dazugehörenden Datenfelder.Wählen Sie mit gedrückter Maustaste zunächst die Datei und dann das Datenfeld aus. Lassen Sie die Maustaste los. Das gewünschte Feld wird eingefügt. Wenn Sie 4D Write im externen Fenstermodus verwenden, haben Sie keine aktuelle Datei. Sie erhalten daher stets die Liste der Dateien und Datenfelder, ob Sie nun die Umschalttaste und die Wahltaste oder nur die Wahltaste drücken....über MenübefehlMit dem Befehl Feld einfügen im Menü Datenbank fügen Sie ebenfalls ein Datenfeld aus Universe V in Ihren Datensatz ein.Wählen Sie diesen Befehl. Es erscheint ein Dialogfenster mit einem PopUp-Menü zur Auswahl der gewünschten Datei. Im rollbaren Bereich darunter werden alle Datenfelder dieser der ausgewählten Datei angezeigt:Wählen Sie das gewünschte Datenfeld und klicken Sie auf den OK-Button.Der Inhalt des betreffenden Feldes des aktuellen Datensatzes erscheint in Ihrem Text. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab.
Werte anzeigenÓ ‹Fügen Sie einen Befehl oder ein Datenfeld aus Universe V ein, erscheint am Bildschirm der Inhalt des Feldes oder das Ergebnis des Befehls. Dies ist die Voreinstellung, wenn es einen aktuellen Datensatz gibt.Wollen Sie lieber wissen, um welches Feld oder um welchen Befehl es sich handelt, wählen Sie den Befehl Bezüge anzeigen im Menü Datenbank aus:In Ihrem Text sind nun die Bezeichnungen der Datenfelder und Befehle eingefügt. Sie können nun ablesen, auf welche Dateien und Befehle Sie zugreifen. Der Befehl Bezüge anzeigen heißt nun Werte anzeigen. Diese Befehlszeile ändert sich, je nachdem was Sie zuletzt ausgewählt haben.In einem bestimmten Fall erscheinen per Voreinstellung weder Bezüge noch Werte:Wenn Sie im externen Fenstermodus arbeiten, während Sie im Listenmodus von Universe V stehen. In diesem Fall gibt es keinen aktuellen Datensatz.Es werden daher doppelte Klammern angezeigt:Mit dem Befehl Bezüge anzeigen können Sie sich die jeweiligen Bezüge anzeigen lassen. ˇ 4 , , . 0 2
&Aktuelles Datum/Aktuelle Zeit einfügenÓ £Mit diesen zwei Befehlen im Menü Datenbank:nAktuelles DatumnAktuelle Zeitfügen Sie die Bezüge für das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ein.Klicken Sie an die Stelle, an welcher das Datum oder die Uhrzeit erscheinen soll, und wählen Sie die Befehle Aktuelles Datum oder Aktuelle Zeit. Die jeweiligen Bezüge werden eingesetzt. Mit dem Befehl Format im Menü Datenbank bestimmen Sie das Anzeigeformat der Werte. Ë MEinzelrabatte ¶Universe bietet die Möglichkeit für jeden Kunden ein ganz spezifisches Rabattsystem aufzubauen. Generell können Sie dies entweder über die Artikelkalkulation direkt machen oder über kundenspezifische Rabatte. Es gibt vielfältige Möglichkeiten die wir ebenfalls in einem eigenen Kapitel zusammengefaßt haben. Die Rabattierung, im Kapitel 25 zu finden auf Seite 393.Sie haben die Möglichkeit dem Kunden hier für alle Artikel einen bestimmten Rabatt zu geben. In diesem Falle tragen Sie in das Feld "Artikel" das Wort "ALLE" ein und darunter den gewünschten Rabatt.Sofern der Rabatt sich auf eine bestimmte Artikelgruppe bezieht, wählen Sie ganz rechts außen die Auswahlliste für die Artikelgruppen und tragen dann den gewünschten Rabatt ein.Ist der Rabatt jedoch für einen bestimmten Artikel, so geben sie die Artikelnummer oder den MatchCode ein und tragen dann entweder einen festen Preis ein oder einen Rabatt.Bei all diesen Eintragungen können Sie noch eine zeitliche Befristung vornehmen, was mittels der darunter stehenden Datumsfelder geschieht.Bei einzelnen Artikel können Sie auch den Beschreibungstext für diesen Artikel individuell festlegen.Sie können auch mehrere Kriterien mischen und einmal ALLE eingeben, dann eine spezielle Gruppe und dann einen befristeten Einzelpreis. Hier die Suchfolge nach der Universe V arbeitet:Zuerst wird der Preis für die vergebene Rabattgruppe gesucht. Ist keine angegeben wird der Basispreis benutzt.Anschließend wird nach Einzelrabatten gefahndet:1. Sind überhaupt Rabatte da?2. Ist ein Rabatt für diesen speziellen Titel da?2a. Ist dieser Rabatt zeitlich begrenzt?Wurde hier nichts gefunden dann wird weitergesucht:3. Gibt es einen Rabatt für diese Artikelgruppe?3a. Liegt der Rabatt im Zeitrahmen?Wurde hier nichts gefunden:4. Gibt es einen Rabatt für "ALLE"?4a. Liegt dieser im ZeitrahmenMit diesem Schema wissen Sie genau wie Ihr Programm vorgeht und können sehr einfach sehr komplexe Rabattierungsmodelle erstellen.Darüberhinaus haben Sie natürlich noch die Möglichkeit, bei der Auftragsschreibung selbst die Preise individuell zu verändern. Sie können also im wahrsten Sinne des Wortes solange Rabatte gewähren, bis Sie pleite sind! B ZusatzfelderÏ Der Adressbereich ist so aufgebaut, daß hier alle Arten von Adressen aufgenommen werden können. Dies können Kunden sein, Interessenten, Lieferanten, Vertreter oder auch einfach Privatadressen. Da Universe über eine eigene Provisionsabrechnung verfügt benötigen wir Zusatzfelder, um entsprechende Provisionen zuzuordnen. Die Provisionsregelung basiert auf unseren Rabattgruppen. Näheres dazu erfahren Sie im Kapitel Rabattierung. Die Eingabemaske für die Zusatzfelder verhalten sich je nach Adressart unterschiedlich. Rufen Sie diesen Bereich auf, wenn Sie einen Kunden anlegen.Hier können Sie in der oberen Auswahlliste den zugehörigen Vertreter zuordnen. Sie sehen dann auch direkt welche Provisionen dieser Vertreter für die jeweiligen Rabattgruppen erhält.Die Provisionssätze sind an dieser Stelle nicht änderbar, da sie allgemeingültig sind.Handelt es sich bei der Adresse um einen Lieferanten, so sind die Provisionsfelder unwirksam und nur das Feld "Kundennummer beim Lieferanten" ist aktiv. Tragen Sie in dieses Feld Ihre Kundennummer ein, die Ihnen Ihr Lieferant zugewiesen hat.Die Felder Bankverbindung ist ebenfalls nur beim Lieferanten wichtig und dient der Aufnahme der Bankdaten, auf die Sie Rechnungen Ihrer Lieferanten begleichen müssen. Dies hat also auch nur bei der Adressart "Lieferant" einen Sinn.Die Daten der Kreditkarte widerum sind nur für Ihre Kunden interessant. Zahlt Ihr Kunde mit Kreditkarte, so tragen Sie hier die entsprechenden Daten ein.Handelt es sich bei der Adressart jedoch um einen Vertreter den Sie anlegen, so sind nur die Felder für die Provision interessant. In diesem Falle wird in der eigenen Provisionsdatei ein Datensatz angelegt und Sie können hier die je-weiligen Provisionssätze für die einzelnen Rabattgruppen eintragen, also die Provisionen in % die Ihr Vertreter erhält. Dabei ist es noch wichtig, daß Sie in den Voreinstellungen gewählt haben welche Art der Provisionsberechnung Sie wünschen.Die hier eingetragenen Provisionssätze werden später mit an die Auftragsabwicklung übergeben. H Achtung!V
Sie müssen die Provisionen eingeben, bevor Sie Aufträge und Rechnungen schreiben! Nachträglich angelegte Werte werden nur in danach erstellte Aufträge übernommen. Wenn Sie Provisionssätze ändern, so gelten diese Änderungen NICHT für bereits angelegte Aufträge!! ˜ " Umsätze/Auswertungená ≠In Universe V haben Sie umfangreiche Funktionen, Ihre vorhandenen Daten auszuwerten und die Umsätze und Firmendaten zu kontrollieren. Wir unterscheiden hier generell zwischen zwei verschiedenen Auswertungsmög-lichkeiten.Zum einen bietet Universe V in den Bereichen Adressen und Artikel umfangreiche Auswertungsfunktionen. Zum anderen finden Sie im Druckbereich zahllose Auswertungs-listen, die bereits vordefiniert sind und von Ihnen jederzeit noch ergänzt werden können.Beginnen wir mit den Auswertungen im Bereich AdressenHier gibt es drei verschiedene Auswertungsfunktionen:"Zeige Top..."Die erste Funktion befindet sich im Auswahl-Menü der Adressbereichsliste, die Funktion "Zeige Top..."Mit dieser Funktion können Sie die umsatzstärksten Kunden heraussuchen lassen. Wenn Sie diese Funktion anwählen erhalten Sie einen Abfragedialog, in den Sie die Anzahl eingeben, also zum Beispiel Zeige Top 10 oder 20.Aufgelistet werden die besten Kunden mit dem meisten Umsatz absteigend sortiert (der beste Kunde steht also oben in der Liste).Dies ist die schnellste und einfachste Art Umsatzdaten auszuwerten."Umsätze..."Die zweite Funktion befindet sich im Ablagemenü der Adressbereichsliste:Wenn Sie diese Funktion anwählen, so beziehen sich alle Werte die Sie sehen auf die aktuelle Auswahl. Somit können Sie vor der Auswahl dieser Funktion gezielte Adressen heraussuchen um sich die entsprechenden Umsätze anzeigen zu lassen.Die Umsatzspeicherung erfolgt nicht begrenzt auf 1 oder 2 Jahre sondern solange Sie es wünschen. Auswertungen werden immer anhand der Rechnungsdatei erstellt. Die Auflistung die Sie hier erhalten, ist also immer die Summe der Umsätze der ausgewählten Adressen.Angezeigt werden die Umsätze nach Datum, Quartal, Monat, Jahr, mit Deckungsbeitrag und Umsatz, sowie nochmals kumuliert.Rechts daneben sehen Sie im Kleinformat eine grafische Darstellung dieser Werte.Die Suche kann jedoch noch beliebig fortgesetzt werden. Ã Suchen_ êDieser Schalter öffnet Ihnen einen Auswahldialog, in dem Sie bestimmen in welcher Datei Sie suchen wollen.Hierzu müssen Sie ein wenig die Arbeitsweise von Universe verstehen. Universe arbeitet mit zwei Umsatzdateien, der Datei ADR Umsatz. Hier werden firmenbezogen alle Umsätze und Deckungsbeiträge verwaltet. Diese Datei wird immer aus den aktuellen Rechnungspositionen heraus gebildet und zwar dann, wenn Sie Ihren Tagesabschluß fahren. Ohne Tagesabschluß keine Umsatzzahlen.Aus dieser Datei werden auch noch einmal Gesamtwerte ermittelt und ohne Bezug auf die Firma in der Gesamtumsatz-Datei gespeichert. Da Universe alle Dateien aus der Datei "Rechnungspositionen" heraus bildet, liegt es nahe diese auch für die Suche heranzuziehen.Wenn Sie in der Positionsdatei suchen, erfolgt keine Umrechnung der Währungen mehr. Wenn Sie also mit Fremdwährungen arbeiten, müssen Sie dies unbedingt berücksichtigen. Ÿ " Grafische Darstellung èDer zweite Schalter vergrößert die grafische Darstellung und gibt Ihnen die Möglichkeit den Grafiktyp zu wählen und die Grafiken auszudrucken. : Drucken ˛Der nächste Schalter "Drucken" öffnet wieder den Dateiauswahldialog. Sie können wählen aus welcher Datei heraus Sie drucken möchten. Anschließend erhalten Sie den Berichtseditor, in dem Sie sich freie Listen mit den jeweiligen Feldern generieren können. fl ExportÄ £Der letzte Schalter ist besonders interessant, da er Ihnen die Möglichkeit bietet, die am Bildschirm dargestellten Zahlenwerte in Microsoft Excel zu exportieren. & Aufruf aus Adressen fiSie haben jetzt die zweite Möglichkeit der Umsatzauswertung kennengelernt. Die dritte Möglichkeit ist mit der vorherigen identisch, bis auf einen kleinen Unterschied.Sie rufen eine Adresse auf und klicken auf Auswertungen/Umsätze.Sie erhalten dann den gleichen Bildschirm wie gerade beschrieben, mit den gleichen Funktionen, jedoch nur be-zogen auf diese eine aktive Adresse. Alle anderen Funktionen sind vollkommen identisch und werden daher hier nicht mehr näher erörtert. £ 'Artikelumsätze˙ _Eine weitere Möglichkeit Daten auszuwerten besteht im Bereich Artikel. Hier gibt es jedoch nur eine direkte artikelbezogene Auswertung. Wählen Sie einen Artikel aus und klicken Sie in der Ein-gabemaske auf den Schalter "Umsätze". Die Maske ist ebenfalls identisch zu der im Adressbereich, jedoch gibt es hier noch eine Zusatzspalte für die verkaufte Stückzahl.Alle anderen Funktionen sind ebenfalls identisch mit den bereits beschriebenen.Wie Eingangs bereits erwähnt, gibt es zwei Arten Auswertungen zu erstellen. Die erste haben Sie bereits kennengelernt, sie wird Ihnen sicherlich sehr hilfreich sein. Es kommt jedoch vor, daß Sie ganz andere Arten von Auswertungen benötigen. Diese werden dann über den Formular und Berichtseditor erstellt und können dann entsprechend ausgedruckt werden.Die Funktionsweise des Formulars und Berichtseditors ist in einem anderen Kapitel erklärt, darauf wollen wir hier nicht näher eingehen.Sie haben in allen Bereichen Zugriff auf fast alle zugehörigen Dateien in der gesamten Datenbank. Die wichtigste für Auswertungen ist bestimmt das Lager und die Datei mit den Rechnungspositionen.Beachten Sie vor allem, daß Sie diese Daten nicht nur ausdrucken können, sondern Sie haben auch noch umfangreiche Werkzeuge zur Verfügung um Summen zu bilden, Durchschnittswerte zu errechnen und/oder minimal und maximal Werte darzustellen.Sie sollten sich also zum einen unbedingt mit der Funk-tionsweise dieser beiden mächtigen Werkzeuge vertraut machen und Sie sollten sich die bereits vorhandenen Formulare ansehen, denn Sie werden darin bereits viele sinn-volle Listen und Auswertungen finden. ü Adressauswahl ]Sobald Sie bei der Auswahl einer Adresse auf mehrere Datensätze mit gleicher Zeichenfolge stoßen, wird dieses Fenster geöffnet. Sie können den gesuchten Datensatz dann aus der Liste auswählen, indem Sie einen Doppelklick darauf machen. Wenn Sie die Schließbox benutzen um das Fenster zu verlassen, so wird kein Datensatz in die Auswahl übernommen. X Suchen+Ersetzen Dieser Sucheditor bietet Ihnen zwei Funktionen. Einfache schnelle gezielte Suche innerhalb eines bestimmten Feldes und die Möglichkeit Feldinhalte durch neue Werte global zu ersetzen.Die linke Tabelle dient der Auswahl des Suchkriteriums. Die Felder die mit einem Punkt versehen sind, weisen darauf hin, daß es sich um indizierte Felder handelt.(Näheres über indizierte Felder entnehmen Sie bitte dem Glossar) Felderklärung der einzelnen Datenbankfelder., im Kapitel 29 zu finden auf Seite 427.Um eine Suche zu starten, wählen Sie bitte das Suchfeld in der Tabelle aus, tragen darunter in der Eingabezeile den Suchbegriff ein und wählen in der Schalterleiste in der Auswahl "Suchbedingung" die entsprechende Bedingung für die Suche.Klicken Sie dann auf Suchen, so erfolgt die gewünschte Suche und das Ergebnis wird angezeigt.Ersetzen-FunktionNehmen wir ein Beispiel:Sie möchten allen Adressen in München dem Vertreter "Meier" zuordnen.Dann wählen Sie erst in der linken Tabelle das Feld "Ort" und tragen als Suchbegriff "München" ein. Dann wählen Sie in der rechten Tabelle das Feld "Vertreter" aus, klicken in der Schalterleiste auf "Optionen für ersetzen" und wählen dort in der Auswahlliste den Begriff "ersetzen". Jetzt tragen Sie im Feld unter der rechten Tabelle den Begriff "Meier" ein.Die Suchbedingung haben wir in diesem Beispiel nicht nochmal gewählt, da sie standardmäßig auf "ist gleich" eingestellt ist.Jetzt werden erst alle Adressen in München gesucht und dann bei den gefundenen Adressen der Vertreter "Meier" eingetragen. ó Mehrstufige Suche QEtwas schwieriger wird es, wenn Sie eine mehrstufige Suche haben, bei der Sie Werte ersetzen möchten. Dies ist auch möglich, was wir wieder an einem Beispiel verdeut-lichen wollen.Sie möchten wieder allen Adressen in München den Vertreter Meier zuordnen, aber nur denen, wo die Adressart "Kunde" ist. Hier gehen Sie wie folgt vor. Sie suchen zuerst nur nach der Adressart Kunde, genauso wie es oben beschrieben ist. Wenn dann alle Kunden angezeigt werden, rufen Sie die Funktion ein zweites Mal auf und tragen ebenfalls wie oben beschrieben Ihre Suchkriterien ein und Ihren Ersatzbegriff. Einziger Unterschied, Sie kreuzen oben in der Maske das Ankreuzfeld "In Auswahl suchen? " an. Jetzt wird nicht mehr in der gesamten Datendatei gesucht, sondern nur in der aktuellen vorher gebildeten Auswahl, also werden nur die Felder der angezeigten Kunden in München ersetzt.Damit haben Sie einen einfachen Weg eine mehrstufige Suche mit der "Ersetzen" Funktion zu vereinen.Jetzt kennen Sie alle Möglichkeiten Daten innerhalb von Universe zu suchen. Sie sehen, es gibt hier sehr leistungsfähige Funktionen. z " Auswahllisten ändern. 0Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie in der Eingabezeile unter der Tabelle den neuen Wert eintragen können. Klikken Sie dann auf den Schalter mit dem Pluszeichen um den Wert in die Tabelle zu übernehmen. Um den neuen Wert in Ihr Eingabefeld zu übernehmen machen Sie einen Doppelklick auf den Begriff in der Tabelle.Eintrag aus der Tabelle löschenUm einen Begriff wieder aus der Tabelle zu entfernen, klikken Sie auf den Begriff und dann auf den Schalter Papierkorb.Verlassen Sie das Fenster über die Schließbox oder mit der Tastenkombination Apfeltaste+W. ø Programm beendenk ySie können von diesem Ende Dialog aus noch "eben" einen Tagesabschluß fahren und das Programm anschließend automatisch beenden lassen. Dies kann in diesem Falle dann auch unbeaufsichtigt erfolgen.Die beiden Datumsfelder zeigen Ihnen an, wann der letzte Abschluß und wann die letzte Datenreorganisation gefahren wurde.Achten Sie darauf das diese regelmäßig durchgeführt wird. › Netzwerk Dialog ôDieses Fenster erscheint immer dann, wenn zwei Benutzer denselben Datensatz bearbeiten. Sie haben die Option "Warten" und "Abbrechen", wobei wir Ihnen immer empfehlen den Zugriff auf diesen Datensatz abzubrechen, da dies der wesentlich effizientere Weg ist. Wenn Sie warten, wird alle 1/60tel Sekunde nachgefragt ob der Datensatz frei ist, was widerum den anderen Anwender in seinem Arbeitstempo einschränkt. 9 " Stichworte generieren ÔDiese Funktion hilft Ihnen für die aktuelle Auswahl ein beliebiges Stichwort mit einem entsprechenden Titel zu generieren.Diese Funktion ist vor allem dann sehr hilfreich, wenn Sie gerade einen Serienbrief generiert haben und die Datensätze entsprechend markieren wollen, oder wenn Sie eine Adressliste ausgegeben haben zur Nachbearbeitung usw.Tragen Sie einen Feldtitel ein und darunter dann das gewünschte Stichwort.Universe prüft dabei nicht, ob dieses Stichwort bereits vergeben wurde.
Dateiauswahl »Um eigene Berichte oder Etiketten zu erstellen müssen Sie immer zuerst bestimmen für welche Datei dies geschehen soll. Genauer gesagt für welche Unterdatei.Wollen Sie einen bericht in Adressen für Ansprechpartner erstellen, so wird zu allen ausgewählten Adressen der entsprechende Ansprechpartner gesucht, oder Sie grenzen die Suche über den Sucheditor ein.Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Unterdatei so gelangen Sie in den Berichtseditor. Drucken ’Um Datensätze auszudrucken, markieren Sie diese und wählen Sie die Funktion "Drucken".Der Druckdialog gibt Ihnen die Möglichkeit ein Formular für den Ausdruck zu wählen. Näheres zu den Formularen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Formulareditor. Formulare, im Kapitel 22 zu finden auf Seite 313.Die linke Tabelle enthält alle Formulare für den jeweiligen Bereich. Klicken Sie auf einen Eintrag, so erscheint rechts daneben eine kurze Beschreibung zu diesem Formular. 8 $ " Anschreiben mitdrucken¯ ÏDiese Option ermöglicht Ihnen beim Ausdruck von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen mit der Textverarbeitung erstellte Briefe mitauszudrucken. Dieser Befehl hat bei der Ausgabe von Listen keine Bedeutung. ç Papierformate KZeigt den Standarddialog für die Einrichtung des jeweiligen Papierformats. Õ Seitenansicht ãMit dieser Funktion wechseln Sie in den Formulareditor und können sich Ihren Ausdruck vor der Ausgabe auf Papier am Bildschirm betrachten. : $ " Export als ASCII-Datei^ ÓDiese Funktion bietet Ihnen eine schnelle Exportmöglichkeit Ihrer Daten. Ist dieses Ankreuzfeld aktiviert, so werden die Daten (nicht die Überschriften oder Fußtexte) als Textdatei exportiert. Die Felder werden mit TAB getrennt und jeder Datensatz mit einem RETURN abgeschlossen. Es erscheint der Dateiauswahldialog, in dem Sie den Namen dieser Datei bestimmen können. Eine solche Exportdatei läßt sich einfach in jedem anderen Programm weiterverwenden. Dieser Export ist jedoch nur für Listen interessant. Bei Rechnungen oder ähnlichen Formularen macht ein Export keinen Sinn.Im Kapitel Formulargestaltung erörtern wir Ihnen die Benutzung des 4D Berichtseditor und des Etiketteneditors. Der Berichtseditor, im Kapitel 22 zu finden auf Seite 339. Berichtseditor –Eine der wichtigsten Aufgaben im Datenmanagement ist das Erstellen von Berichten. Mit dem Berichtseditor erstellen Sie die Berichte automatisch. Damit können Sie Spalten für Felder oder Formeln aus der aktuellen oder einer verknüpften Datei festlegen.Datensätze sortieren.Zwischen- und Endsummen berechnen.Listen in der von Ihnen gewünschten Form erstellen.Umbruchebenen einfügen.Der Berichtseditor erstellt Berichte aus der aktuellen Auswahl. Wie Datensätze ausgewählt werden, ist im Kapitel Auswahl beschrieben. Datensätze auswählen, im Kapitel 7 zu finden auf Seite 77.Da der Berichtseditor sehr umfangreich ist, schauen Sie bitte im gedruckten oder Online-Handbuch unter dem oben angegebenen Kapitel nach. ≠ Etiketten oDer letzte Editor dient ausschließlich der Erstellung von Etiketten. Sie können diese zwar auch mit dem Formulareditor erstellen, jedoch ist dies meistens nicht notwendig.Der EtiketteneditorDazu benötigen Sie zuerst eine Auswahl mit den betreffenden Empfängern Ihrer Postsendung. Wählen Sie diese aus der Empfängerliste aus. Das Dialogfenster mit dem Drucklayout erscheint.Klicken Sie auf den Button OK, Sie gelangen in den Etiketteneditor:Der Editor besteht aus drei Teilen:in der oberen Hälfte stehen die Datenfelder und Buttons. Damit legen Sie die Beschriftung der Etiketten fest. in der unteren linken Hälfte bestimmen Sie die Größe Ihrer Etiketten.in der unteren rechten Hälfte sehen Sie das verkleinerte Etikettenblatt und die Buttons zum Sichern und Ausdrukken.Seite einstellenBeachten Sie beim Einstellen Ihres Etikettenblattes bitte folgendes:Auf einem Laserdrucker müssen Sie unterscheiden zwischen der echten Papiergröße (21x29,7 entspricht dem Seitenformat A4) und der bedruckbaren Fläche nach Abzug der nicht verwendbaren Randbereiche (19x27,7), da der Laserdrucker den Rand von einem Zentimenter nicht bedrucken kann.Durch die Auswahl des Formats wie A4 Brief oder US Brief, geben Sie die Größe der Seite an. Universe V berechnet dann die Anzahl der Etiketten. Das Programm verwendet dafür die Parameter aus der Druckerdatei. Diese entsprechen der bedruckbaren Fläche. Die Berechnung geht also von den Maßen 19x27,7 aus.Folgendes Beispiel soll dies verdeutlichen:Sie bestimmen acht Etiketten pro Seite. Der Etiketteneditor zeigt auch acht Etiketten an. Die Etikettengröße stimmt aber nicht mit dem Papier überein, weil dort die Etiketten im nicht bedruckbaren Rand beginnen.Geben Sie deshalb negative Randeinstellungen vor, damit das Programm für die Berechnung von der echten Papiergröße ausgeht. Sie können die Ränder also mit Hilfe des Standardeditors für Etiketten verändern. Sie vergrößern die Seite, wenn Sie für Rand oben und unten den Wert minus 1 cm und für den rechten Rand minus 2 cm eingeben.Jetzt stellen Sie die Etiketten ein.Geben Sie die Etikettenanzahl pro Seite an.Im ersten Kästchen steht die Anzahl in der Breite, im zweiten die Anzahl in der Höhe. Mit der Tabulatortaste springen Sie von einem Kästchen ins andere.Die Größenveränderung erscheint sofort in den Anzeigefeldern:für die Seitendarstellungfür die Darstellung eines einzelnen EtikettsBestimmen Sie ebenfalls die Randbereiche Ihres Blattes. Dies hat Einfluß auf die Schriftgröße, die Textlänge für ein Etikett, die Etikettenanzahl pro Seite usw. Jede Änderung wird sofort in der Seitendarstellung angezeigt.Mit den drei Radiobuttons Punkte, Zentimeter oder Zoll legen Sie die Maßeinheit fest.In der linken Hälfte des Dialoges sehen Sie die Liste der verfügbaren Datenfelder. Daneben stehen folgende Buttons:Neue Zeile fügt ein markiertes Datenfeld als neue Zeile in den Etikettenbereich ein.Hinzufügen fügt ein markiertes Datenfeld hinter ein bestehendes Datenfeld im Etikettenbereich hinzu. Die beiden Felder werden mit dem Pluszeichen verbunden.Entfernen löscht das zuletzt eingefügte Datenfeld aus dem Etikettenbereich.Unterhalb des oberen Anzeigefeldes liegen zwei PopUp-Menüs. Im ersten legen Sie die Schriftart, im zweiten den Schriftstil fest. Im Eingabefeld in der Mitte bestimmen Sie die Schriftgröße.Die Anzahl der Schriftarten richtet sich nach den Schriften, die in Ihrem System vorhanden sind. d NFormulareditora Der FormulareditorEr ist gedacht für alle Arten von Listen und Formularen, bis hin zu Angebots- oder Rechnungsvordrucken.Schließen Sie bitte unbedingt alle Fenster bevor Sie den Formulareditor öffnen. Der Formulareditor be-nötigt soviel Hauptspeicher wie möglich und kann daher sehr schnell an seine Grenzen stoßen, wenn Sie andere Fenster auflassen.Der Formulareditor ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug. Aus diesem Grund müssen wir den Anfänger warnen. Wenn Sie gerade Ihre ersten Schritte mit einem Computer machen, dann sollten Sie dieses Werkzeug noch ein wenig zurückstellen bis Sie mit den Funktionen und der Arbeitsweise Ihrers Computers vertraut sind. Bedingt durch die vielen Möglichkeiten, die diese Funktion bietet, könnte die Komplexität für den Anfänger zu einem unüberwindbaren Hindernis werden.Der Formulareditor ist ein Werkzeug, mit dem Sie sehr viel Freiheit bezüglich Ihrer Ausdrucke erlangen. Diese Freiheit und die damit verbundenen Möglichkeiten, haben jedoch auch den Nachteil, daß die Bedienung ein wenig komplexer ist und daß es Möglichkeiten gibt, mit denen Sie Ihr System zum Absturz bringen können.Wenn Sie im Umgang mit dem Formulareditor ungeübt sind, benutzen Sie eine Kopie Ihrer Datendatei um zu experimentieren. Benutzen Sie niemals sofort die Original-Datendatei. NNeues Formulari ÷Der Aufbau des Eingabefensters ist wie in allen anderen Bereichen auch und wird hier nicht näher erörtert.Klicken Sie auf Neuanlegen, um ein neues Formular zu er-stellen. Tragen Sie zuerst den Namen des Formulars ein und wählen Sie dann den Bereich für den Sie das Formular erstellen wollen.Jetzt müssen Sie noch die Hauptdatei wählen, aus der Sie Daten ausgeben möchten.Warum ist das so?Universe V ist in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt und innerhalb dieser Bereiche in mehrere Dateien. So gehören zur Datei Adressen zum Beispiel die Dateien:AnsprechpartnerADRrabatteADRstichworteADRtexteADRumsatzTermineund ADRadress.All diese Dateien gehören zur Datei "Adressen" und diese Dateien und die darin enthaltenen Datensätze sind mit der Datei "Adressen" verbunden. Wenn Sie eine Adresse aufrufen, wird der dazugehörige Datensatz in der Datei Adressen, Stichworte usw. geladen. Diese Verbindung nennt man auch Verknüpfung.Wenn Sie nun also eine Liste mit allen Ansprechpartnern erstellen wollen, dann müssen Sie als Hauptdatei immer die Datei "Adressen" auswählen, der zweite Schritt ist dann ein Befehl, der die entsprechenden Ansprechpartner sucht. Doch dazu kommen wir später nocheinmal.Das vorletzte Eingabefeld in der Maske ist die Formularart.Wenn Sie eine Adressliste oder eine Lagerbestandsliste erstellen, dann wählen Sie folgerichtig immer die Formularart "Liste". Wollen Sie jedoch ein Rechnungsformular oder ein Angebotsformular erstellen, so MÜSSEN Sie unbedingt die Formularart "Vorlage" anwählen. Dies ist begründet in der Art der Datenaufbereitung. Es reicht wenn Sie wissen, daß alle Auftragsformulare immer "Vorlagen" sind. Anders wieder wäre es, wenn Sie eine Liste mit allen Rechnungspositionen drucken wollten. ˇ NDas Editorfenster πDer Funktionsumfang des Editors ist für diese Hilfeseiten zu umfangreich. Benutzen Sie dazu bitte Ihr gedrucktes oder Online-Handbuch und schlagen Sie auf Seite 317 im Kapitel 22 nach. e $ " NSichern eines Formulars Wenn Sie die Eingabemaske verlassen, wird Ihr Formular automatisch gespeichert, ebenso wenn Sie ein neues Formular anlegen. Eine weitere Möglichkeit des Sicherns finden Sie im Ablagemenü. Die dortigen Funktionen dienen dazu, das Formular auf Ihrer Festplatte zu speichern und nicht in Ihrer Datenbank. Während der Entwicklung von Formularen sollten Sie dies zur Sicherheit unbedingt tun.Speichern Sie Ihr Formular in regelmäßigen Abständen auf Ihrer Festplatte, damit Sie nicht durch eventuellen Speichermangel Ihr Formular verlieren. Æ NLöschen rUm ein Formular wieder zu löschen, klicken Sie dieses in der Formularliste an und wählen den Schalter "Löschen". Import/Export ƒUniverse V hat für Sie ein sehr leistungsfähiges Import/Export Modul. Sie werden nur wenige Programme am Markt finden, die solch umfangreiche Datenaustauschmöglichkeiten bieten.Der erste Schritt besteht in der Auswahl der Datei, mit der Sie arbeiten möchten. Dann müssen Sie in der Schalterreihe oben wählen, ob Sie importieren oder exportieren möchten. Beginnen wir mit dem Datenexport, also der Übergabe von Universe Daten an ein anderes Programm. E Export Allgemeines ˝Die Exportmaske ist in zwei Bereiche aufgebaut. Der Feldauswahl und den Optionen.Mit der Feldauswahl bestimmen Sie, welche Datenfelder der ausgewählten Datei exportiert werden sollen.Nehmen wir als Beispiel :Exportdatei Adressen und Sie möchten eine Adressliste exportieren, um in einer anderen Textverarbeitung Serienbriefe zu generieren.Dazu benötigen wir die Felder Anrede, Firma1, Firma2, Firma3, Strasse, PLZ und Ort.Wählen Sie das Feld Anrede aus der linken Tabelle und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste auf die rechte Tabelle. Drag and Drop nennt man diese Funktionsweise. Das Feld wird jetzt in der rechten Tabelle dargestellt. Links stehen immer die zur Verfügung stehenden Felder, rechts die Felder, die Sie für den Export ausgewählt haben. ë Dateifelder QIn der linken Tabelle sehen Sie rechts neben dem Feldnamen noch einen Buchstaben. Dieser sagt Ihnen um was für einen Feldtyp es sich handelt.A = AlphanumerischL= Lange Ganzzahl I= GanzzahlR= DezimalzahlB= Logisch ja/neinT= TextD= DatumU=UhrzeitIn der rechten Tabelle sehen Sie diese Kennzeichen und in den meisten Fällen "N/A". Dieses "N/A" steht immer dann dort, wenn Sie als Exportdatei-Format einen Dateityp gewählt haben, der nicht auf einer festen Satz und Feldlänge basiert. Doch dazu später mehr.Statt der erwähnten Drag and Drop Methode können Sie auch die Schalterreihe zwischen den beiden Tabellen benutzen. Die dort geschilderten Aktionen beziehen sich immer auf das jeweils angeklickte Feld.Wenn Sie alle Felder in Ihre Exporttabelle übernommen haben, müssen Sie noch auswählen was für einen Dateityp Sie verwenden wollen. 2 DateiartD ÙDie Dateiart können Sie frei wählen. Das dort aufgeführte interne Format ist nur für den Datenaustausch zwischen zwei Universe-Dateien.Wenn Sie die Dateiart "Feste Satzlänge" gewählt haben, dann müssen Sie im Feld "F.Länge" bestimmen, wieviel Zeichen aus diesem Feld exportiert werden sollen.Ganz wichtig sind auch die Trennzeichen. Sie bestimmen, wie die einzelnen Datensätze voneinander getrennt werden und welches Zeichen am Ende eines Datensatzes hängt.Üblicherweise wird TAB (9) zur Feldtrennung und Return (13) zur Satztrennung verwendet.Dies geht jedoch nicht wenn Sie Textfelder exportieren, da in einem Textfeld durchaus ein Return oder ein TAB enthalten sein kann und dann beim Wiedereinlesen ein richtig schöner Datenmüll entstehen würde. ô Optionene [Bei den Optionen müssen Sie jetzt noch "Serienbriefkopf" ankreuzen, dann wird in der Kopfzeile der Datei eine Zeile mit den Feldnamen eingefügt, was in den meisten Textprogrammen zur Felddefinition verwendet wird.Alle Einstellungen die Sie hier jetzt vornehmen, können Sie lokal auf Ihrem Rechner in einer sogenannten "Setup-Datei" speichern. y Setup Datei 9Alle Einstellungen die Sie hier jetzt vornehmen, können Sie lokal auf Ihrem Rechner in einer sogenannten "Setup-Datei" speichern. Wenn Sie später wieder einmal eine Datei mit den gleichen Feldern und Einstellungen exportieren müssen, können Sie dann einfach dieses Setup wieder laden und fertig ist Ihr Export. Δ Import Allgemeinese ~Der Aufbau ist fast identisch mit dem Aufbau im Exportbereich, darum erklären wir die Feldauswahl hier nicht nocheinmal.Wichtig ist in der linken Tabelle die erste Zeile *** Frei lassen ***.Wenn Sie eine Datei mit 10 Feldern importieren möchten, aber das ein oder andere Feld nicht benötigen, dann können Sie diesen Platzhalter verwenden, für das Feld das Sie auslassen möchten. ‰ Optionens ¶Bei den Optionen bestimmen Sie wieder die Dateiart, also das Format der Datei, die Sie importieren wollen.Ebenso die Trennzeichen die in der Datei verwendet werden. Ï Dateiart ÆSofern es sich um eine Datei fester Satzlänge handelt, müssen Sie wieder zu allen Feldern die Feldlänge angeben.Die Option 1. Datensatz nicht importieren, ist dann sinnvoll wenn Sie z.B. eine Serienbriefdatei importieren. Diese hat eine Kopfzeile, die normalerweise als 1. Datensatz importiert wird. Mit dieser Option können Sie den Import unterbinden.Die wichtigste und auch schwierigste Funktion ist die Funktion "Update". b Updatez &Hier können Sie jetzt Ihre vorhandenen Daten abgleichen. D.h. Sie können die bestehende Datendatei anhand der Importdatei aktualisieren.Dies ist eine sehr nützliche und sehr gefährliche Funktion.Sie müssen bestimmen welches Feld für den Abgleich zuständig ist. Das heißt in Ihrer Adressdatei muß ein eindeutiges Feld vorhanden sein, welches nur einmal vorkommt und dieses Feld muß auch in Ihrer Datendatei enthalten sein.Nur so können Sie sicher sein, daß der richtige Datensatz aktualisiert wird. Wenn Sie dieses Feld beim Import bestimmt haben, dann wird zuerst der Datensatz in Ihrer Datei gesucht. Wird er gefunden, werden die Felder der Importdatei an diesen Datensatz übergeben. Ist der Datensatz nicht vorhanden, dann wird ein neuer Datensatz erzeugt.Doch dies ist leider noch nicht alles. Der Import allein macht noch keinen sauberen Datensatz, es muß mehr erfolgen, interne Indexe müssen vergeben werden, Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden und und und.Wenn Sie Datensätze in eine Hauptdatei importieren, wie z.B. Adressen, dann ist dies alles noch recht simpel, die internen Nummern werden von Universe automatisch erzeugt. Schwierig wird es bei Unterdateien.Und glauben Sie uns, es war nicht einfach eine Lösung dafür zu finden.Aber wir haben Sie und wir wollen Sie Ihnen nicht vorenthalten. $ " Import und Unterdateien πUm Datensätze in Unterdateien zu importieren, muß Universe gesagt werden, für welchen Hauptdatensatz dieser Unterdatensatz bestimmt ist. Dies kann nur dann gehen, wenn ein eindeutiges Feld zur Identifizierung mit angegeben wird. Ein Beispiel :Sie möchten in Ihre Datei Ansprechpartner Datensätze importieren. Dazu muß die Importdatei Ansprechpartner als erstes Feld die Adressnummer beinhalten, damit Universe weiß zu welcher Adresse dieser Ansprechpartner gehört.Das erste Feld muß beim Import einer Unterdatei immer der Verweis auf die Hauptdatei sein. Wird der Hauptdatensatz nicht gefunden, wird auch der Unterdatensatz nicht importiert.Bei Adressen ist dies die AdressnummerBei Artikeln ist es die ArtikelnummerIm Auftragsbereich immer die jeweilige Auftragsnummer.DIES MUß DAS ERSTE FELD BEIM IMPORT SEIN!Universe wird dann die Unterdatei importieren, wird den Hauptdatensatz suchen und die Verbindung zwischen beiden herstellen. ( " $ & Automatische Feldergänzung πWenn Sie Daten importieren, wird Universe eine Reihe Funktionen im Hintergrund ausführen, die wir Ihnen hier auflisten wollen:Datei AnsprechpartnerIndexnummer wird erzeugt, Anschrift automatisch generiert und sofern Sie eine Rufnummer importieren aber keine Rufnummernart bestimmen, wird "Telefon" eingesetzt.Datei AdressenInterne Nummer wird erzeugt, wenn keine Adressart definiert ist wird "Import" eingesetzt, die Adressnummer wird automatisch erzeugt wenn keine importiert wird, ist das Suchkürzel nach dem Import leer, werden die ersten 20 Zeichen der Firma eingesetzt. Wird "Land" nicht importiert wird das Landeszeichen aus den Voreinstellungen verwendet.Wird das Profitcenter nicht importiert, wird der Wert aus den Voreinstellungen benutzt.Wird das Anlagedatum nicht importiert, wird das aktuelle Tagesdatum gesetzt.Die Anschrift wird automatisch generiert.Datei Artikel StücklistenInterne Nummer wird automatisch generiert und die Verbindung zum Artikel hergestellt.Datei AdressumsätzeDie Verbindung zur Adresse wird geschaffen.Datei ADR RabatteDie interne Nummern werden generiert und die Verbindung zur Adresse wird gesachaffen.Datei ADR StichworteDie interne Nummern werden generiert und die Verbindung zur wird Adresse geschaffen. Wird das Datum nicht importiert, wird das Tagesdatum gesetzt.Datei ArtikelDie interne Nummern werden generiert und folgende Felder werden gesetzt, wenn sie beim Import leer bleiben:Lagerart="Lagerware"MwSt=Satz aus den VoreinstellungenAnlagedatum=TagesdatumVerpackungseinheit=1Mindestabgabe=1Maßeinheit=StckDie Kalkulationsart wird aus den Voreinstellungen übernommen und auch die entsprechenden Rabattgruppen.Alle Preise werden dann automatisch anhand der Voreinstellungen kalkuliert!!!!!!!Datei Rechnungen/Aufträge/Angebote/Lieferscheine BestellungenDie internen Nummern werden erzeugt und sofern nicht bereits importiert werden folgende Werte an die Felder übergeben:Wenn keine Rechnungsart dann "Rechnung"Anlagedatum=TagesdatumWurde als erstes Feld die Adressnummer an Rechnungen übergeben, dann kann Universe alle erforderlichen Felder aus dem Adressbereich holen!Es werden auch alle Zahlungskonditionen geholt und alle Währungen richtig gesetzt. Immer vorausgesetzt, daß Sie die Felder richtig importieren, also die Adressnummer haben.Datei RechnungspositionenBei den Rechnungspositionen oder überhaupt bei den Positionsdateien müssen Sie zwei Felder an den Anfang setzen. Einmal z.B. die Rechnungsnummer im ersten Feld und im zweiten sollte die Artikelnummer stehen, denn dann kann auch alles was fehlt an Informationen aus dem Artikelstamm geholt werden.Also auch die Positionsdateien werden optimal ergänzt, wenn Sie uns lassen.Auch die anderen Unterdateien werden nach dem gleichen Schema aufgefüllt wie hier anhand einiger Beispiele beschrieben.Es ist also alles machbar. Arbeiten Sie am Anfang immer mit einer Kopie Ihrer Datendatei, dann werden Sie sehr schnell den richtigen Dreh rausfinden. E Vorausschau Wenn Sie diese Option wählen, bevor Sie Ihre Daten importieren, haben Sie soetwas wie eine Vorausschau. Sie sehen anhand realer Daten wie diese auf Ihre Felder verteilt werden.Stimmt dort etwas nicht, dann können Sie mit dem PopUp "Import Feld" ein anderes Feld zuweisen. Direkt hier in der Voransicht.Wenn Sie dann auf OK klicken wird diese Änderung an die Haupttabelle übergeben.Wie auch beim Export können Sie Ihre Definition für den Import mit den Befehlen "Setup laden/sichern" auf Ihrer Festplatte speichern und so jederzeit wiederverwenden.Wir glauben mit diesem Import/Export-Modul haben wir Ihnen ein wirklich leistungsfähiges Werkzeug geschaffen, mit dem Sie alle täglichen Notwendigkeiten meistern werden. Hoffentlich gefällt es Ihnen genauso gut wie uns. M Registrierung Universe V kann mit einer Vielzahl verschiedener Module erworben werden. Die Module werden in der Regel über eine Seriennummer freigeschaltet.Sie erhalten dieses Registrierungsfenster beim ersten Start von Universe V oder über das Ablagemenü. Tragen Sie Ihren Namen und ggf. Ihre Firma ein und die Ihnen übermittelte Seriennummer. Wenn Sie keine Seriennummer haben, so können Sie in diesem Feld auch das Wort "Testversion" eingeben. Dann haben Sie die Möglichkeit Universe V mit allen Module für 30 Tage zu testen. Nach Ablauf dieser 30 Tage läßt sich das Programm nicht mehr starten.Sofern Sie eine Seriennummer bereits haben, klicken Sie auf Zusatzmodule um die Seriennummern der jeweiligen gekauften Zusatzmodule einzugeben. Sie sehen in einer Liste alle verfügbaren Optionen. Klicken Sie auf die Option und tragen Sie unter der Liste die jeweilige Seriennummer ein. Ist die Eingabe richtig erhält dieses Modul in der Liste ein Häkchen statt einem Kreuz. Der Listenzeiger springt dann automatisch weiter zur nächsten Modulzeile. X Adressauswahl Wie im Telefonbuch geben Sie in der Eingabezeile die Adressnummer oder den Namen an, drücken TAB um die Suche zu starten und öffnen dann mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse den Briefordner.Es werden alle Briefe, die für diese Adresse geschrieben wurden angezeigt. Allgemeines flDie Modemanwahl kann nicht an einer Nebenstellenanlage betrieben werden und funktioniert nur, wenn telefon und Modem an der gleichen Leitung hängen.Bezüglich der Einstellungen lesen Sie bitte in Ihrem Modemhandbuch nach. / Allgemeines ÔDiese Funktion führt mehrere Operationen durch, die Sie jeden Tag oder vielleicht auch nur einmal pro Woche benötigen.Der Tagesabschluß führt neben den im Fenster sichtbaren Funktionen auch noch folgende Operationen durch:Aktualisieren der Umsatzdateien in den AdressenAktualisieren der Umsatzdateien in den ArtikelnAktualisierung der Chronologiedatei für die WiedervorlageAktualisierung der Stichwortdatei in AdressenHierbei werden Stichworte angelegt, bei den Kunden in denen die gekaufte Artikelgruppe aus den Rechnungspositionen vermerkt wird. Sie sehen in den Stichworten des Kunden also immer, aus welcher Artikelgruppe der Kunde bereits Ware bezogen hat. Diese Funktion läuft automatisch ab.Gleichzeitig wird in Adressen ein Flag gesetzt welches Aufschluß darüber gibt, ob der Kunde überhaupt Umsatz gemacht hat oder nicht. Neben Ihren eigenen Auswertungen hat dies auch noch Einfluß auf den FibuExport. Es werden nur die Kunden an die Fibu übergeben, die auch bereits Umsatz gemacht haben. ¸ $ " Kassenbestand eintragen ∞Diese Funktion benötigen Sie nur, wenn Sie wirklich mit einer Tageskasse und dem Kassenabschluß arbeiten.Sobald diese Funktion aktiviert ist, ist auch der Schalter darunter aktivierbar. Er druckt Ihnen einen Tagesabschluß mit allen heutigen Rechnungen, der Art der Bezahlung und der Summen der Geldzählmenge.Die Eingaben der Geldzählmenge werden nicht in der Datenbank gespeichert. Die Eingabe dient nur für den nachfolgenden Ausdruck.Dieser Ausdruck wird mit einer nicht änderbaren, laufenden Nummer ausgedruckt. Diese Nummer wird nur fest vergeben, wenn der Druck erfolgreich durchgeführt wurde.Damit haben Sie die Gewähr, daß Manipulationen am Kassenbestand ausgeschlossen sind. { Übergabe an Fibug 5Sehen Sie sich hierzu bitte auch die Erläuterungen in den System- Voreinstellungen an. Fibuexport, im Kapitel 5 zu finden auf Seite 56.Es werden die aktuellen Daten für die Fibu ausgegeben. Die Voreinstellungen lassen sich hier nicht beeinflussen. Diese müssen Sie in den System-Voreinstellungen vornehmen. Programm beendenˇ ™Diese Option ermöglicht Ihnen das Beenden des Programms nach erfolgtem Tagesabschluß.Es wird beim Netzwerkbetrieb jedoch nur der Arbeitsplatz beendet, nicht der Server. ‘ Wichtig!l ñDie Funktion Tagesabschluß kann nur auf einem Arbeitsplatz durchgeführt werden. Sobald ein zweiter diese Funktion aufruft, erfolgt eine entsprechende Meldung!Sobald der Tagesabschluß durchgeführt worden ist, oder die Übergabe an die Finanzbuchhaltung, können die Rechnungen nicht mehr geändert werden!!!!Sie können diese zwar noch ansehen, Änderungen jedoch dürfen und können Sie nicht mehr vornehmen. “ Allgemeines íSie finden hier wieder Ihre Rabattgruppen und die Kalkulationsformen. Tragen Sie, wie bereits weiter oben erklärt, die neuen Werte und Faktoren ein und bestimmen Sie die jetzt gültige Kalkulationsart.Die Preisanpassung bezieht sich immer auf die aktuelle Auswahl von Artikeln. Somit können Sie individuell Ihre Preise umgestalten!Wenn Sie OK anklicken, werden Ihre Preise neu berechnet. Es kann also unter Umständen alles ganz einfach sein.Kommen Sie bitte nicht auf die Idee, Ihre Preise über die Funktion "Suchen+Ersetzen" zu verändern. Das geht voll daneben, da diese Funktion die Preise nicht neu berechnet, sondern nur die einzelnen Felder ändert. N Allgemeines Im oberen Teil sehen Sie eine Liste mit allen von Ihnen angelegten Benutzern. Klicken Sie auf einen Benutzer und tragen Sie unter dem Begriff "Kennwort" Ihr persönliches Kennwort ein. klicken Sie auf das Symbol mit dem Häkchen= "Sichern". Wenn Sie diesen Befehl lieber über die Tastatur ausführen wollen drücken Sie erst die TAB-Taste und dann die rechte Eingabetaste neben Ihrem Zahlenblock.Die Zugangsberechtigungen für diesen neuen Benutzer werden jetzt aktiviert und Sie können mit diesen Berechtigungen weiterarbeiten. Allgemeines ¡Universe verfügt über die Möglichkeit mit Artikelsets und Stücklisten zu arbeiten. Zuerst wollen wir diese Begriffe näher erörtern, da es hier auf dem Markt unterschiedliche Definitionen gibt. Ω Artikelsets }Artikelsets sind eigentlich Makros, also Mechanismen zur Automatisierung. Verdeutlichen wir dies einmal an einem Beispiel. Ein Computer besteht heute, wenn er gekauft wird, in der Regel aus dem Rechner, dem Monitor, einer Tastatur und einer Maus. Wenn Sie Computer verkaufen, dann werden Sie meistens immer diese vier Komponenten verkaufen. Nun würden Sie normalerweise immer diese einzelnen Komponenten eingeben wenn Sie eine Computeranlage verkaufen. Oder Sie definieren ein Artikelset. Das heißt dann z. B. Computeranlage. Ein Artikelset ist ein Artikel der aus vielen anderen Artikeln besteht. Wenn ich ein solches Artikelset in einem Auftrag auswähle, geht das System hin und fügt automatisch alle darin enthaltenen Einzelpositionen in Ihren Auftrag ein. Es werden also in unserem Fall vier Auftragspositionen erzeugt mit Ihren jeweiligen Preisen.Eine einfache Methode Positionen schneller und effektiver zu erfassen. Darüberhinaus bieten Ihnen Sets noch die Gewißheit, daß Sie keine Positionen vergessen, was im Alltagsbetrieb sonst schon mal vorkommen kann.Zusammengefaßt kann man sagen, daß Artikelsets Ihren Arbeitsablauf automatisieren. i Stücklisten )Stücklisten sind etwas anders gelagert. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Sie verkaufen einen Computer, den Sie selbst bauen, dann besteht dieser Computer aus mehreren Einzelteilen, die Sie alle benötigen um diesen Computer zu bauen. Sie brauchen ein Gehäuse, eine Hauptplatine, Speicherbausteine, eine Festplatte, ein Netzteil, Schnitt-stellenkarten usw. Eine Stückliste baut den Computer im Rechner, das heißt es werden alle benötigten Einzelteile aufgeführt, die zum Bau und zur Kalkulation notwendig sind. Anders als bei dem Artikelset werden jedoch nicht diese Einzelteile aufgelistet, sondern nur eine Artikelposition erzeugt. Jedoch werden alle notwendigen Einzelteile vom Lager abgebucht. Sie können also direkt Einfluß auf die Produktion nehmen und sicher sein, daß auch alle Einzelteile vorrätig sind, wenn Sie den Computer verkaufen. Auch bei der Lagerzugangsbuchung ist dies wichtig. Wenn Sie Computer für das Lager produziert haben, so werden diese als Zugang gebucht und alle Einzelteile aus denen der Computer besteht werden vom Lager abgebucht. Anlegen Allgemein «Um ein Artikelset oder eine Stückliste anlegen zu können, müssen Sie natürlich erst die Einzelteile, aus denen das Set oder die Stückliste besteht angelegt haben. Sonst geht nichts.Ist dies geschehen, dann geben Sie die Artikelart in der Hauptmaske ein und wählen Artikelset oder Stückliste aus. Erst jetzt können Sie die Eingabeseite öffnen. Der Schalter für die Stückliste ist vorher nicht aktivierbar. Die Eingabe erfolgt hier ebenso wie in allen anderen Unterbereichen. Das Bauteil können Sie auswählen durch die Eingabe des MatchCodes oder der Artikelnummer. Sofern mehrere passende Artikel vorhanden sind erhalten Sie ein Fenster mit einer Auswahlliste, in der Sie den gewünschten Artikel mittels Doppelklick auswählen können.Jedes Bauteil kann in einer beliebigen Anzahl in der Stückliste oder dem Artikelset verwendet werden. Vorausetzung ist jedoch eine Mindestmenge von 1.Die Preise werden aus dem Bauteil in die Stückliste übernommen, können dort jedoch noch beliebig abgeändert werden.Unbedingt bestimmen müssen Sie den Lagerort, sofern es sich um eine Lagerware handelt bei den Bauteilen, da sonst die auotmatische Abbuchung nicht einwandfrei funktioniert.Der Bemerkungstext steht zur freien Verfügung. ™ Bauteil anlegen fWenn Sie das erstemal in den Unterbereich gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Namen "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und füllen Sie die einzelnen Felder aus. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um einen weiteren Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. Bauteil löschen ÿUm einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf den Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb (zweite von links).Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. Bauteil ändern æUm einen bestehenden Datensatz zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ‚ $ " Unterbereich verlassen ñSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. fi Hinweis ¢Wenn Sie Artikelset auswählen so erhält der MatchCode immer ein "* vorangestellt, eine Stückliste erhält das Zeichen "#. Entfernen Sie diese Merkmale niemals. Sie werden zur schnellen internen Suche verwendet und dienen der Identifizierung.Wenn Sie eine Stückliste generieren und den Unterbereich verlassen wird automatisch die Summe aller Einzelteile in die Felder EK und VK eingetragen. Sie können diese noch beliebig verändern, jedoch erst dann wenn Sie bereits alle Bauteile angelegt haben, da sonst Ihre Werte wieder überschrieben werden.Achten Sie darauf, daß Sie noch eine entsprechende Beschreibung der Texte vornehmen, da diese nicht automatisch generiert wird. ú $ Allgemeines \Der Begriff Artikel ist sicherlich etwas irreführend, jedoch allgemein üblich. In diesem Bereich werden nicht nur Materialien, sondern ebensogut Dienstleistungen gespeichert.Für den Computer ist alles was verkauft (oder von uns aus auch verschenkt) wird ein Artikel. Jeder Artikel hat gewisse Eigenschaften, es kann ein Artikel sein, der im Lager geführt wird oder der nur auf Bestellung ausgeliefert wird. Der Artikel kann einer bestimmten Gruppe angehören, oder er kann wiederum aus anderen Artikeln bestehen, was dann in den Bereich Stücklisten fällt, die wir hier ebenfalls näher erklären werden. Â $
Die Felder •Die Artikeleingabe ist genauso wie die Adresseingabe mit Pflichtfelder versehen, die ausgefüllt sein müssen bevor Sie einen Datensatz speichern können. Wie in Adressen gibt es für zahlreiche Felder Auswahllisten, die die Eingabe erleichtern und eine ständige manuelle Neuschreibung verhindern.Diese erste Gruppe von Eingabefeldern bezieht sich auf die Definition des Artikels. Der MatchCode ist zum Beispiel der Hauptsuchbegriff. Wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit einen Artikel suchen, so werden Sie dies fast ausschließlich über den MatchCode oder die Artikelnummer tun. Der MatchCode ist ein interner nur von Ihnen verwendeter Suchbegriff, der in der Regel auf keinem Ausdruck erscheint. Er nimmt maximal 50 Zeichen auf und kann beliebig verwendet werden. Die Artikelnummer ist ein alphanumerisches Feld von 30 Zeichen Länge. Sie können in den Voreinstellungen bestimmen, daß die Nummer automatisch generiert wird oder Sie können die Artikelnummer manuell eingeben. Ein gemisch-ter Betrieb ist jedoch nicht möglich.Artikelart und Gruppe dient der Einteilung von Artikeln. Je strukturierter Sie die Artikel führen, umso besser sind Ihre Möglichkeiten in Hinblick auf spätere Auswertungen.Unter dem Herstellerfeld finden Sie noch zwei freie Felder, die ebenfalls der Einteilung der Artikel dienen. Die Titel dieser beiden Felder können Sie in den Voreinstellungen definieren.Der nächste Teil des Bildschirms legt weitere Eigenschaften des Artikels fest.Die Kostenstelle ist besonders wichtig, wenn Sie die Daten an eine Finanzbuchhaltung exportieren.Die Maßeinheit bestimmt, ob Sie in Stück, Meter oder Kilogramm verkaufen.Legen Sie dann noch die Verpackungseinheit fest, welche standardmäßig auf 1 gesetzt ist und bestimmen Sie wie hoch die kleinste Abgabemenge sein darf.Zu dem Gewicht muß weiter nichts gesagt werden.Bestimmen Sie desweiteren beim Anlegen der Artikel, ob Sie für diese Artikel Seriennummern führen wollen oder nicht. á $Lagerzuteilungb CDieses Feld ist mit Sicherheit eines der wichtigsten in der Artikeleingabe, da es bestimmt ob Sie einen Artikel in Ihrem Lager führen oder ob es sich um Ware handelt, die nur auf Bestellung verkauft wird. Eine weitere Möglichkeit ist Dienstleistung was aussagt, daß es sich bei dem Artikel nicht um ein Material handelt welches gelagert werden kann, sondern das es eine reine Dienstleistung wie "Montage" oder "Spesenersatz" ist, welche niemals im Lager geführt wird. Dies ist auch deshalb so wichtig, weil die Verwendung reiner Dienstleistungen in der Auftragsabwicklung natürlich wesentlich schneller geht. Es müssen keinerlei Zugriffe auf das Lager vorgenommen werden.Sie können die "Lagerart" jederzeit ändern. Wenn Sie einen Artikel nachträglich auf Lagerware setzen erscheint beim Sichern ein Dialog, der Ihnen die Möglichkeit gibt alle lagerrelevanten Daten zu erfassen.Wenn Sie einen Lagerartikel nachträglich auf einen anderen Wert setzen, dann werden alle vorher vorhandenen Lagerwerte gelöscht. Der Lagerdatensatz und auch alle Buchungen sind dann nach dem Sichern verloren. $Artikelpreise ⁄Der untere Teil des Bildschirms beschäftigt sich mit der Kalkulation, also der Rabattierung Ihrer Artikel. Dies wird ausführlich im Kapitel Rabattierung erörtert. Rabattgruppen, im Kapitel 25 zu finden auf Seite 394. æ $Kalkulationsarten xDie erste Kalkulationsart ist:Einkaufspreis + x% = Verkaufspreis für die RabattgruppeIn unserem Beispiel wurde also der Einkaufspreis plus einem definierbaren Prozentsatz, dem Verkaufspreis, für Händler ergeben.Neben der Kalkulationsart können Sie noch den Faktor bestimmen (also bei dieser Art der Kalkulation den Aufschlag auf den EK).Sofern dieser Aufschlag in Ihrem Betrieb immer gleich ist, können Sie ihn hier fest eintragen. Dann brauchen Sie sich beim Anlegen der Artikel um nichts mehr kümmern. Ihre Preise würden automatisch immer richtig berechnet. Eine verlockende Idee, nicht wahr?Dies hängt nur von Ihrer Art zu kalkulieren ab.Die zweite Kalkulationsart wäre Basis Verkaufspreis minus x% ergibt den Verkaufspreis für die jeweilige Rabattgruppe.Auch hier könnten Sie wieder den Faktor benutzen um diese Werte vorzudefinieren.Die dritte Kalkulationsart läßt sich nicht vordefinieren, denn sie sieht vor, daß Einkaufspreis und Verkaufspreis manuell eingegeben werden.Hier hilft also kein Faktor, hier muß für jeden Artikel der Preis manuell eingegeben werden.Überlegen Sie sich Ihre Art der Organisation also gut. ¸ $Preise eingeben ∏Zuerst werden Sie den Basis Einkaufspreis (EK) bestimmen. Dies ist in der Regel Ihr Einstandspreis oder der reguläre Einkaufspreis.Da in den meisten Branchen die Einkaufspreise für einen Artikel stark schwanken, ebenso wie es heute Währungskurse tun, macht es Sinn einen Basispreis einmal festzulegen und diesen für die Grund-kalkulation zu benutzen. Es wäre mühsam bei jeder Preisänderung alle Preise zu korrigieren, da dies mit jeder Lieferung der Fall sein kann. Beachten Sie auch, daß Sie bei mehreren Lieferanten immer unter-schiedliche Einkaufspreise haben können. In der Lagerdatei wird aus diesem Grund auch der mittlere Einkaufspreis gespeichert. Dieser errechnet sich aus dem niedrigsten+ dem höchsten + dem Basis EK / 3.Sie sollten hier also immer einen Mittelwert eintragen.Bestimmen Sie dann den Nettoverkaufspreis für den Basispreis. Oder Sie geben den gewünschten Bruttoverkaufspreis ein. Beides ist möglich. Achten Sie nur darauf, daß eines der Felder leer sein muß. Wenn Sie eine Eingabe in "VK Netto" machen, muß "VK Brutto" leer sein und umgekehrt, sonst klappt die Berechnung des anderen Preises nicht.Mit diesen Werten haben Sie Ihren Basispreis definiert und auf welchem jetzt alle weiteren Rabattgruppen aufbauen.Wenn Sie, je nach Kalkulationsart, den Basispreis ändern, dann ändern sich auch die Preise der Rabattgruppen.In der Tabelle für die Rabattgruppen stehen jetzt bereits ihre vordefinierten Werte. Wenn Sie bereits alles in den Voreinstellungen angelegt haben, dann brauchen Sie bei Kalk. Art 1 und 2 nichts mehr tun, denn dann sind Ihre Preise bereits richtig berechnet. Kontrollieren Sie es, es stimmt!Wenn Sie die Kalkulationsart 3 verwenden, dann müssen Sie den Verkaufspreis Brutto oder Netto jetzt eintragen.Er berechnet dann die anderen Felder. Im Feld Faktor steht dann z. B. die Handelsspanne.Auf diese Weise geben Sie alle Rabattgruppen ein, die Sie benötigen.Hier nochmals der Hinweis!Überlegen Sie sich Ihre Preisgestaltung gut, denn je mehr Sie automatisieren umso einfacher ist die Pflege Ihrer Datenbank.Dies wird vor allem am Beispiel Preiserhöhungen deutlich.Was tun wenn eine Preiserhöhung ansteht?Alle Preise manuell ändern?Wenn Sie Kalkulationsart 3 benutzen, heißt die Antwort ja!Bei 1 oder 2 heißt Sie nein, wenn die Preiserhöhung z.B. in einem festen Prozentwert für eine Artikelart oder Gruppe erfolgt.Dann können Sie in der Bereichsliste für Artikel, im Ablagemenü die Funktion "Preisanpassung" wählen. " %Stichworte generieren ΔWählen Sie zuerst die Artikel aus, für die Sie ein Stichwort generieren wollen und markieren Sie die entsprechenden Datensätze. Wählen Sie dann den Menüpunkt "Stichworte generieren".Sie erhalten dieses Fenster, indem Sie einen Titel, das Stichwort und auch noch einen Zahlenwert eingeben können. Hier haben Sie also, anders als in Adressen, drei Felder zur Eingabe. Klicken Sie auf Sichern um die Stichworte für die ausgewählten Artikel zu generieren. O * Allgemeines ie können für jeden Artikel Beschreibungstexte hinterlegen, wobei jeder Beschreibungstext bis zu 2 DIN A4 Seiten lang sein kann.Desweiteren haben Sie die Möglichkeit für verschiedene Auftragsarten verschiederne Texte zu generieren. So können Sie zum Beispiel für ein Angebot einen ausführlichen Text eintragen, während Sie beim Lieferschein vielleicht nur einen einzeiligen Kurztext verwenden möchten. Neben diesen bereits vordefinierten Textarten können Sie noch beliebig viele andere selbst definieren. Die vordefinierten Textarten werden automatisch in der Auftragsbearbeitung verwendet. Wenn Sie ein Angebot schreiben wird das System immer den Text "Angebot" suchen.Darüberhinaus gibt es noch die Textart "ALLE". Ist diese definiert wird immer zuerst nach diesem Text gesucht, unabhängig davon ob Sie Texte für Angebot, Auftrag usw. definiert haben.Neben dieser Textart gibt es noch andere Möglichkeiten. So ist Universe in der Lage beliebige Texte auch in unterschiedlichen Sprachen zu verwalten. Hier ist es nicht so, das Universe die Texte übersetzt, sondern vielmehr so, daß Sie mehrsprachige Texte anlegen können.Achten Sie unbedingt darauf, daß auch bei einem englischen Text die Textart "Angebot" oder "Auftrag" als deutscher Begriff eingetragen wird. Nicht, daß Sie dort für die Textart den englischen Begriff verwenden.Wählen Sie die Sprache in der Auswahlliste und tragen Sie Ihren Text ein. Wird kein Text in den Beschreibungen eingegeben, so nimmt das System automatisch den MatchCode und setzt ihn als Beschreibung ein. ≠ *Neue Beschreibung gWenn Sie das erstemal in den Unterbereich gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Namen "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne, sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und füllen Sie die einzelnen Felder aus. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um einen weiteren Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. ! " *Beschreibung löschene ◊Um einen Eintrag zu löschen klicken Sie auf den Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb (zweite von links).Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. *Beschreibung ändern ∫Um einen bestehenden Datensatz zu ändern, klicken auf den gewünschten Eintrag in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ‚ $ " *Unterbereich verlassen, ñSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. w 0 Allgemeines 7Dieser Unterbereich ist vor allem dann besonders wichtig, wenn Sie mit dem Bestellwesen arbeiten, denn dann benötigen Sie zwingend die Daten der Lieferanten, bei denen Sie die Artikel bestellen wollen.Bevor Sie einen Lieferanten zuordnen können, muß dieser im Adressbereich als Lieferant angelegt worden sein. ´ " 0Lieferanten auswählen aUm einen Lieferanten zuzuordnen geben Sie die Anfangsbuchstaben des Firmennamen ein oder die Adressnummer, sofern Sie diese kennen. Gibt es mehrere Lieferanten mit den gleichen Anfangsbuchstaben, so erhalten Sie eine Auswahlliste:Um einen bestimmten Lieferanten auszuwählen machen Sie einfach einen Doppelklick auf den gewünschten Liefe-ranten.Die Artikelnummer und Bezeichnung wird aus der Haupteingabeseite des Artikelstamms übernommen. Überschreiben Sie diese Werte wenn notwendig. Achten Sie darauf, daß Sie die Artikelnummer eintragen unter der der Artikel bei Ihrem Lieferanten geführt wird, nicht Ihre eigene Artikelnummer, die vielleicht davon abweicht.Die Bezeichnung, die Sie hier eintragen wird bei Bestellungen als Positionstext eingefügt. Tragen Sie darunter den Einkaufspreis bei Ihrem Lieferanten ein und die Währung, in der die Berechnung erfolgt.Geben Sie die durchschnittliche Lieferzeit ein, diese ist wichtig für Ihre automatischen Bestellvorschläge, bei denen Sie sich Lieferanten auch auf Grund der Lieferzeiten wählen können.Bestimmen Sie dann noch ob dieser Lieferant Ihr Hauptlieferant ist. • 0
Neuanlegen eWenn Sie das erstemal in den Unterbereich gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Namen "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und füllen Sie die einzelnen Felder aus. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um einen weiteren Datensatz hinzuzufügen klicken Sie auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. 0Löschen ÿUm einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf den Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb (zweite von links).Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. ˙ 0Ändernd æUm einen bestehenden Datensatz zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ‚ $ " 0Unterbereich verlassen ñSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. ˘ / Allgemeines πUniverse verfügt über die Möglichkeit mengenabhängige Rabatte zu geben. Berechnet wird der Rabatt immer ausgehend von der bestellten Menge. Es stehen Ihnen 10 Stufen für die Rabattierung zur Verfügung. Tragen Sie hier die Mengen ein und den dazugehörenden Rabatt.Die erste Menge muß immer 1 sein. Ein anderer Wert wird im ersten Feld nicht aktzeptiert. Universe sucht beim Anlegen einer Auftragsposition immer nach einer eventuell vorhandenen Mengenstaffel und trägt den Wert in Abhängigkeit von der Bestellmenge in das Feld Positionsrabatt ein.Um Ihre Eingaben zu sichern, klicken Sie bitte auf den Schalter "Sichern". Beim Verlassen über die Schließbox wird der Datensatz nicht gespeichert. Ñ + Allgemeines DAuch der Artikelbereich verfügt über die Möglichkeit, beliebig viele Felder mit eigenen Titeln und Werten zu generieren und diese als Suchkriterium zu verwenden. Die Stichworte können wie bereits beschrieben entweder global auf eine Auswahl hin definiert werden oder aber auch individuell für jeden Artikel angelegt werden. • +
Neuanlegen eWenn Sie das erstemal in den Unterbereich Stichworte gelangen ist dort bereits ein Datensatz plaziert, der den Titel "Bitte ausfüllen" trägt. Dies ist kein Datensatz im eigentlichen Sinne sondern dient nur als Platzhalter. Sie können keinen Datensatz mit diesem Titel abspeichern.Überschreiben Sie diesen Titel und tragen Sie Ihr Stichwort ein. Sie brauchen keinen Sicherungsschalter betätigen, Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.Um ein weiteres Stichwort hinzuzufügen klicken auf den Schalter mit dem "PLUS" Zeichen. Damit wird der aktuelle Datensatz gespeichert und ein neuer Datensatz angelegt. +Löschen ΔUm ein Stichwort zu löschen, klicken Sie auf einen Eintrag in der linken Liste und dann auf den Schalter mit dem Papierkorb.Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Datensatz gelöscht. ı +Änderno πUm ein bestehendes Stichwort zu ändern, klicken auf das gewünschte Stichwort in der linken Liste und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Die Sicherung Ihrer Änderungen erfolgt automatisch. ‚ $ " +Unterbereich verlassenT ñSofern Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schließbox um den Bereich zu verlassen. Alle Änderungen werden automatisch gesichert. g O Allgemeines 'Universe V ist für den Netzwerkbetrieb mit einer elektronischen Post ausgerüstet, die es Ihnen ermöglicht, Nachrichten zwischen Anwendern hin und her zu senden.Die E-Mail Funktion ist nur für Client-Server Versionen erhältlich!In Betrieben, wo die Rechner auf mehrere Räume verteilt sind, ist eine Mailbox oder Post-Funktion oft sehr hilfreich. Sie erspart den Gang ins Nachbarbüro und hilft wichtige Meldungen schnell zu transportieren.Um die Mailboxfunktionen nutzen zu können, müssen Sie in den Voreinstellungen und der Eingabeseite Kommunikation festlegen, in welchen Zeitabständen Universe auf Ihrem Rechner prüfen soll, ob Post für Sie angekommen ist.Diese Einstellungen kann jeder Benutzer für sich selber festlegen, d.h. die Abfragezeiten können von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich sein. « OAnzeigeoptionen ÉMit den Anzeigeoptionen können Sie eingrenzen, welche Nachrichten Ihnen am Bildschirm angezeigt werden.Alle Mails zeigen Ihnen alle in der Datenbank befindlichen Nachrichten an.Empfangene Mails zeigt alle an Sie gesendeten Nachrichten.Gesendete Mails zeigt alle von Ihnen verschickten Nachrichten an.Ungelesene Mails zeigen nur die Nachrichten, die Sie noch nicht gelesen haben. – " ONeues Mail erstellen÷ ÜKlicken Sie auf diesen Schalter, um eine neue Nachricht für jemanden zu erstellen. Sie erhalten dann eine entsprechende Eingabemaske.
Allgemeines Tragen Sie hier ein Thema ein. Geben Sie Anfangsbuchstaben des Benutzernamens ein, an den Sie die Nachricht versenden möchten und drücken Sie die TAB Taste. Das Feld wird dann vollständig ausgefüllt.Kreuzen Sie an, um was für eine Nachricht es sich handelt und schreiben Sie Ihren Text. Schließen Sie das Fenster über die Schließbox, so wird Ihre Nachricht nach einer Sicherheitsabfrage versendet. Sie sehen diese Nachricht dann auch in Ihrer Mailliste. H OStatus Es gibt zwei Symbole für den Status eines Mails:Eine rote nach oben gerichtete Flagge bedeutet, daß Sie ein neues Mail bekommen haben, dieses aber noch nicht gelesen ist.Eine schwarze auf die Seite gelegte Flagge bedeutet, daß Sie dieses Mail schon gelesen haben. û OÄndern/Öffnen \Sie können ein Mail aus der Liste auch mit einem Doppelklick öffnen um dieses nochmals zu ändern oder um es zu beantworten. Wenn Sie es beantworten, kreuzen Sie einfach das entsprechende Feld an und es wird eine Linie und eine Antwortzeile in den Text eingefügt.Statt einem Doppelklick können Sie auch auf den Schalter "Mail beantworten" klicken. ï OLöschen YUm eine Nachricht zu löschen, klicken Sie darauf und wählen dann den Schalter "Löschen". ( Allgemeines ËTragen Sie hier Ihre allgemein gültigen Zahlungskonditionen ein.Das erste Feld ist für das Kürzel bestimmt mit dem Sie die Verrbindung zu IHren Adressen schaffen. Dies kann z.B. "30tg2%" lauten. Halten Sie es wirklich so kurz wie möglich damit Sie bei der Auswahl im Adressbereich schneller voran kommen.Tragen Sie in die anderen Felder die Tagefrist für Skonto und Netto ein, sowie den Prozentsatz an Skonto den Sie gewähren. Wenn Sie keine Skonti gewähren belassen Sie dieses Feld und das Tage Skonto Feld auf Null. Tragen Sie im unteren Textfeld den Text ein, der auf dem Ausdruck erscheinen soll.Beachten Sie dabei, das Sie am Ende der zeile nicht RETURN drücken, damit Universe den Zeilenumbruch selbst an das Formular anpassen kann. ; 2
Die Feldere ˚Der erste Datensatz den Sie hier anlegen, muß ein Datensatz für die Mahnstufe NULL sein. Dieser erste Datensatz legt fest ab wann die Mahnungen hochgesetzt werden sollen. Sie haben eine Rechnung mit Zahlungsfrist 20.1. Nun werden Sie wohl kaum am 21.1. die erste Mahnung versenden wollen. Der erste Datensatz bestimmt nun wie lang die Frist ist, bis das Erstemal gemahnt wird. Benennen Sie den Datensatz z.B. mit "Intern" oder "Mahnstufe 0".Lassen Sie das Feld Mahnstufe auf 0 stehen und tragen Sie eine Frist in Tagen ein, z.B. 8 Tage. Jetzt weiß das System, daß die erste Mahnung 8 Tage nach Überschreitung der Nettofrist erfolgen soll. Für den ersten Datensatz brauchen Sie sonst nichts eingeben.Das Feld "Mahntitel"Dieses Feld können Sie zum Ausdruck und zur Überschrift Ihrer Mahnungen benutzen. Die Standardformulare benutzen dieses Feld als Überschrift.Das Feld "Text für"Dieses Feld ist wichtig! Es bestimmt ob Sie einen Text für eine Einzelmahnung erstellen oder einen Text für eine Sammelmahnung. In der Regel haben Sie 4 Datensätze für Einzelmahnungen (1 ist die Mahnstufe 0) und zwei oder drei für Sammelmahnungen.Das Feld "Mahnstufe"Die Mahnstufe ist bei einem Datensatz für Sammelmahnungen ebenso unwichtig wie die Mahnfrist und die Gebühr. Bei Sammelmahnungen berechnet sich die Gebühr immer aus der Summe der Gebühren bei den Einzelmahnungen.Universe aktzeptiert 4 Mahnstufen. 0,1,2,3.Das Feld "Mahnfrist"Die Mahnfrist ist hier Ihr wichtigstes Feld. Bleiben wir bei unserem Beispiel. Nettofrist einer Rechnung ist der 20.1. Ihr Datensatz Mahnstufe 0 hat als Frist 5 Tage und Ihr Datensatz Mahnstufe 1 hat auch als Frist 5 Tage. Die erste Mahnung wird also nach 5 Tagen erfolgen und die Frist für die Zahlung (also die First bis zur zweiten Mahnung) beträgt auch 5 Tage. Demnach würde wenn am 30.1 kein Zahlungseingang erfolgt ist, am 31.1. die 2 Mahnung erfolgen.Das Feld "Mahngebühr"Die Mahngebühr können Sie frei setzen. Zum Feld Mahntext brauchen wir glaube ich kaum etwas sagen. Nur eins ist wichtig! 2Wichtig!t ≤Schreiben Sie beim Mahntext durch ohne die Zeilenschaltung zu betätigen. Dann wird beim Druck der Zeilenumbruch automatisch berechnet und Sie erhalten ein optimales Schriftbild. ± L
Die Feldert qBedenken Sie, daß Änderungen hier nur gültig sind, bis zum nächsten Setzen einer höheren Mahnstufe. Dann wird wieder der entsprechende neue Mahntext eingesetzt und Ihr Text wird überschrieben.Diese Eingabemaske dient auch dem Ausbuchen Ihrer Zahlungseingänge. Sie erhalten darin detaillierte Auskünfte über bereits erfolgte Zahlungen. Ferner können Sie hier individuell Mahnfristen, Gebühren oder auch eine Mahnsperre setzen.Ganz besonders wichtig ist die Tatsache, daß gleichgültig wie oft Sie "Aktualisieren" aufrufen, die nächste Mahnstufe erst dann gesetzt wird, wenn die 1. Mahnung auch ausgedruckt worden ist. Dies gilt auch für alle folgenden Mahnstufen.Das Feld "evtl. Restbetrag ausbuchen" gibt Ihnen die Möglichkeit Differenzen auszugleichen, z.B. unberechtigter Skontoabzug.Die untere Statuszeile zeigt Ihnen genau an wann was gesetzt und ausgedruckt worden ist. ÷ #Auswahl öUniverse V ist in der Lage Sammelmahnungen zu erstellen. Sie können diese Sammelmahnungen gezielt erzeugen, indem Sie einzelne Datensätze markieren oder Sie markieren alle Datensätze und überlassen Universe die Generierung. Markieren Sie also zuerst Ihre Datensätze und gehen Sie dann auf den Befehl "Sammelmahnung erzeugen" im Ablagemenü.Sie erhalten dieses Fenster, in dem Sie die Überschrift und den Text für Ihre Sammelmahnungen auswählen können.Alle einer Sammelmahnung zugeordneten Datensätze er-halten in der Bereichsliste ganz rechts unter "Art" ein "S" als Zeichen dafür, daß sie zu einer Sammelmahnung gehören.Wenn Sie alle Datensätze auswählen, dann wird der gewählte Text für alle Sammelmahnungen verwendet. Wenn Sie unterschiedliche Texte verwenden wollen, dann müssen Sie die Sammelmahnungen einzeln erzeugen.Universe V erzeugt nur für die Datensätze Sammelmahnungen, die Sie ausgewählt haben. Wenn Sie eine Firma auswählen (einen Datensatz) und es gibt noch mehrere offene Rechnungen für diesen Kunden, so werden diese anderen Datensätze trotzdem nicht mit in die Sammelmahnungen übernommen. Dadurch sind Sie in der Lage einzelne Datensätze auszuklammern. Á 4Lager anlegen •Hier können Sie direkt nach dem Anlegen des Artikels die Basisdaten für das Lager festlegen. Mindestbestand, Bestellvorschlagsmenge, Lagername und auch Bestand und Rückstand wenn Sie hier entsprechende Werte haben.Das nächstemal werden Sie wahrscheinlich beim Zugangsbuchen mit dem Lager konfrontiert. Dies haben wir im Kapitel Lager ausführlich besprochen.Lagerbuchung anlegen, im Kapitel 10 zu finden auf Seite 125.
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Die Felder
AWichtig ist hier, daß Sie nur Artikel im Lager zubuchen können, die auch als Lagerartikel geführt werden, d.h. wo das Feld "Lager" im Artikelstamm auf den Wert "Lagerware" eingestellt ist.Das erste Feld bestimmt die Buchungsart. Hier gibt es bereits einige vordefinierte Werte.Bei den Buchungsarten wird nur bei der Art "Zugang" aufaddiert, im Bestand, alle anderen Einträge werden als Minusbuchungen angesehen. Achten Sie darauf, wenn Sie hier zusätzliche Werte definieren.Universe V ist mehrlagerfähig, das heißt Sie können soviele Lager wie nötig anlegen. Auch die Benennung der einzelnen Lager bleibt Ihnen überlassen. Es empfiehlt sich jedoch immer einen Begriff "Hauptlager" zu definieren, um Verwechslungen auszuschließen.Voreingestellt beim Neuanlegen einer Lagerbewegung ist immer die Buchungsart "Zugang" und das Lager, welches Sie in den Voreinstellungen vordefiniert haben.Tragen Sie jetzt in die beiden nächsten Felder die Lieferscheinnummer ein, unter der Ihre Ware angeliefert wurde (sofern es sich um einen Zugang handelt) und den Lieferanten für den Artikel.Anschließend geben Sie den Artikel ein. Wie in den anderen Bereichen auch, reicht es hier die Artikelnummer, oder Teile des MatchCodes einzugeben. Sind mehrere gleichlautende Artikel vorhanden, erhalten Sie eine Auswahlliste aus der Sie den gewünschten Artikels mittels Doppelklick auswählen können.Tragen Sie die entsprechende Menge des Zu- oder Abgangs ein und eventuell die Währung und den EK Ihres Artikels.Der Schalter "Lieferantenpreise aktualisieren" gibt Ihnen die Möglichkeit den beim Artikellieferanten hinterlegten Preis anzupassen und durch den Preis unter diesem Feld zu ersetzen.Sobald Sie einen Artikel eingegeben haben, wird der Lieferant gesucht, den Sie bei diesem Artikel hinterlegt haben und der dort gespeicherte Einkaufspreis wird als Grundlage in Ihre Bewegungsmaske eingesetzt.So sehen Sie immer den letzten Preis, der beim Lieferanten für diesen Artikel hinterlegt war.Ist kein Preis hinterlegt oder der Lieferant nicht angelegt, bei diesem Artikel, so ertönt ein Tonsignal und es wird der Basis-EK aus dem Artikelstamm übernommen und angezeigt.Sobald Sie im Feld Währung eine andere Währung eintragen wird das Preisfeld gelöscht und das System erwartet, daß Sie neben der Währung einen Wert eintragen. Wenn Sie z.B. in Dollar einkaufen, tragen Sie das $ als Währung ein und vermerken daneben den Einkaufspreis ebenfalls in $. Es erfolgt dann eine automatische Kurs-Umrechnung anhand der Währungstabelle. Nähere Informationen zu Fremdwährungen erhalten Sie im entsprechernden Kapitel dieses Handbuches. ö 6Wichtig!ˇ \Tragen bei den Preisfeldern immer den Preis für eine Einheit ein, niemals den Gesamtpreis. ˚ 6 Lagerinfo ΩAm rechten Bildschirmrand sehen sie, sobald Sie den Artikel gewählt haben, eine Übersicht über die aktuellen Lagerbestände. Es ist immer der Bestand eines Lagers sichtbar. Um die Bestände weiterer Lager zu sehen, benutzen Sie bitte den Scrollbalken.Sie haben jetzt bereits alle Werte für die Lagerzugangsbuchung erfaßt und können diese speichern. Klicken Sie auf den Schalter speichern, so werden die Bestände in der Lagerdatei korrigiert. / 6Seriennummern ÌSeriennummern erfassenGleichzeitig mit der Zugangsbuchung haben Sie noch die Möglichkeit Seriennummern zu erfassen. Sofern Sie selber produzieren und Seriennummern generieren, können Sie dies vom System automatisch erledigen lassen. Sofern Sie diese jedoch vom Hersteller vorgeschrieben bekommen, haben Sie die Qual der manuellen Eingabe.Neben der reinen Seriennummer können Sie noch die Garantiedauer, Ablaufdatum (wenn es sich um Verfallsware handelt), Qualitätskennzeichen und einen Vermerk hinterlegen. Sofern Sie die Seriennummer später beim Verkauf austragen, können Sie das Verkaufsdatum und auch wer das Produkt gekauft hat, später leicht he-rausfinden.Löschen einer SeriennnummerUm einen Eintrag zu löschen, klicken Sie in eines der Ein-gabefelder und wählen Sie dann den Schalter Löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der entsprechende Da-tensatz gelöscht.Der zweite Schalter von links gibt Ihnen die Möglichkeit alle Seriennummern für diesen Artikel anzeigen zu lassen.Auch die Garantiezeit und die Qualitätsmerkmale können Sie hier vordefinieren. Wenn Sie die Erzeugung der Seriennummern starten, dann prüft Universe automatisch ob diese Seriennummer bereits vorhanden sind. Die doppelte Vergabe einer Seriennummer ist nicht möglich. À " 6Ändern einer Buchung ÅWenn Sie eine Lagerbuchung aus der Liste heraus zum Ändern aufrufen, so sind Änderungen nur noch in begrenztem Umfange möglich. Zugangsart, Lager, Lieferant, Menge und Artikel können nicht mehr geändert werden, jedoch die Lieferscheinnummer und die Preise können Sie noch nachträglich ergänzen.Dies ist besonders dort wichtig, wo die Rechnung erst Tage nach der Lieferung eintrifft.Sie haben jetzt erfahren wie die Zugangsbuchungen erfolgen und Seriennummern definiert werden. Eine weitere Hilfe wird es für Sie sein, daß Sie Bestellungen automatisch in Lagerbewegungen umwandeln können und sich eine Vielzahl von Eingaben somit sparen. ù " 9Bestellung umwandelnl SEs werden nur die Positionen angezeigt, die noch nicht vollständig als Lagerzugang verbucht worden sind. Beachten Sie bitte hierbei das nur solche Lagerbuchungen erkannt werden, die auch mit dieser Funktion "Bestellungen umwandeln" zugebucht wurden.Wenn Sie also eine Bestellung mit Universe schreiben und dann die Zugangsbuchung manuell durchführen, dann wird diese Zugangsbuchung im Bestellwesen nicht als erledigt markiert und Ihre Liste weist Positionen auf, die eigentlich schon längst zugebucht sind. Sie sollten sich also für eine Buchungsart entscheiden. Am einfachsten ist es sicherlich, wenn Sie ihre Zugangsbuchungen immer über "Bestellungen umwandeln" durchführen.In dieser Liste können Sie bestimmen in welches Lager die Bestellung gebucht werden soll und Sie können die Lieferscheinnummer eintragen. Desweiteren tragen Sie bitte die gelieferte Menge ein. Sobald diese Menge gleich oder größer als die bestellte Menge ist, wird die Position als erledigt markiert und später in dieser Liste nicht mehr angezeigt.Über die Schalterleiste haben Sie direkt Zugriff auf den Berichtseditor, die Sortier- und Suchfunktionen. Der OK Schalter erzeugt die entsprechenden Buchungssätze.Verlassen Sie das Fenster, in dem Sie die Schließbox benutzen.Sie werden feststellen, daß die Umwandlung von Bestel-lungen die Zugangsbuchung wesentlich vereinfacht. ñ 8 Allgemeines VSeriennummern automatisch generierenUm Nummern automatisch zu generieren, wählen Sie diesen Schalter. Eine Seriennummer kann hier aus fortlaufenden Zahlen bestehen oder aber aus Buchstabenzahlen und wieder Buchstaben. Sie können also sogenannte Prefixe und Suffixe selbst definieren, ebenso wie die Anzahl der zu erstellenden Seriennummern. à 7 Allgemeines HEinmal im Jahr oder manchmal auch mehrmals, wird es erforderlich sein, eine Inventur zu fahren. Auch hierfür bietet Ihnen Universe umfangreiche Hilfsfunktionen. Sie erhalten eine Liste mit allen Daten aus der eigentlichen Lagerdatei. Diese Liste ist der einzige Ort im Programm wo Sie umfangreiche Änderungen direkt an der Bestandsdatei vornehmen können. Dies ist sinnvoll, notwendig, aber auch gefährlich, da Sie mit unbedachten Einträgen Ihren gesam-ten Lagerbestand ruinieren könnenAlle Felder, bis auf die eigentliche Artikelbeschreibung, sind hier änderbar.Sobald Sie in das Feld " Zählmenge" einen entsprechenden Wert eintragen, erfolgt sofort eine Korrektur des Gesamtlagerbestandes.Dies ist auch nicht mehr umkehrbar! Also Vorsicht!!!!!Sie können hier anhand Ihrer Zählliste, alle Bestands- und Warenwertkorrekturen vornehmen. Durch die Listenein-gabe sicherlich eine schnell zu bewerkstelligende Arbeit, da Sie die Liste in der gleichen Form sortieren können wie die vorher ausgegebene Lagerzählliste.Bestand auf Null setzen!Diese Funktion ist so gefährlich wie sie auch nütz-lich sein kann. Sobald Sie diese Funktion aktivieren, wird nach einer Abfrage der gesamte Bestand für alle in der Liste stehenden Artikel und Lager auf Null gesetzt!!Suchen Sie sich mit dem Sucheditor den oder die Artikel die Sie zurücksetzen wollen und aktivieren Sie erst dann diesen Schalter!Drucken öffnet Ihnen den Berichtseditor und gibt Ihnen die Möglichkeit, eigene Listen mit den Lagerdaten zu erstellen. Daneben befindet sich der Schalter für den Standard Such- und Sortiereditor.Sobald Sie OK drücken oder auch nur Eingaben in der Inventurliste vornehmen, werden die Ände-rungen gespeichert, auch wenn Sie das Fenster über die Schließbox verlassen. Dies liegt am Aufbau der verwendeten Programmiersprache und läßt sich von uns leider nicht abfangen. k 1 Allgemeines +Um einen Textbaustein anzulegen tragen Sie als erstes den Titel des Bausteins ein und anschließend den Text selbst. Klicken Sie dann auf den Schalter sichern.Änderungen an einem bestehenden Textbaustein können Sie direkt vornehmen. Klicken Sie auf den Textbaustein, den Sie ändern wollen, führen Sie Ihre Änderungen durch und klicken Sie auf den Schalter sichern.Sofern Sie dabei den Titel ebenfalls verändern, wird ein neuer textbaustein erzeugt.Um einen Textbaustein zu löschen, wählen Sie diesen aus und klicken Sie dann auf den Schalter Löschen. ¢ 3 Allgemeines bTragen Sie hier das Währungskennzeichen, die Sprache, den Kurs und die Kursbasis ein. Ferner müssen Sie eintragen ob es sich bei dem Land um "Inland", "EG" oder "Ausland" handelt. Die beiden ersten Einträge werden mit Mehrwertsteuer geführt, der letzte Wert ohne.Dieses Feld ist übrigens dafür zuständig, ob die Mehrwertsteuerberechnung im Abwicklungsbereich aktiviert ist oder nicht.Aktualisieren Sie diese Kurstabelle regelmäßig damit die Umrechnung innerhalb Ihrer Abwicklung einwandfrei funktioniert.Sie können jedem Kunden also die Währung unabhängig von der Sprache in der Sie fakturieren zuordnen. â <
Die Felder IDie Maske unterscheidet sich von der im Angebotswesen auf den ersten Blick sehr, jedoch sind nur einige zusätzliche Felder hinzugekommen.Manuelles Neuanlegen eines AuftragsDies funktioniert genauso wie bereits im Angebotswesen geschildert. Tragen Sie zuerst die Adressnummer ein (für die Adressart Lieferant kann kein Auftrag angelegt werden) oder geben Sie Fragmente des Namens ein. Sie er-halten bei mehreren gleichen Datensätzen eine entsprechende Auswahl.Wählen Sie dann, sofern erforderlich, in der Auswahlliste der Firmierung die entsprechende Anschrift (oder den Ansprechpartner) aus und machen das gleiche mit der Lieferadresse, sofern Sie diese benötigen.Auch hier können Sie wieder mit Projekttiteln arbeiten um Aufträge zusammenzufassen.Füllen Sie die folgenden Felder der Reihe nach aus und so-fern Sie diese benötigen. Sie können ab der Auftragsbestätigung jeden Auftrag einem Profitcenter zuteilen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie innerhalb Ihres Betriebes mit mehreren Verkaufsabteilungen arbeiten. Lesen Sie dazu bitte auch die Hinweise in unseren Tips+ Tricks.Die Zahlungsbedingungen für diesen Auftrag werden bei der Adressauswahl aus dem Adressbereich und den dort vordefinierten Werten übernommen, können jedoch hier manuell geändert werden. Änderungen sind nur für diesen einen Auftrag gültig.Positionen reservierenDieser Schalter ist so voreingestellt, wie Sie es in den Vor-einstellungen festgelegt haben. Sie können damit bestimmen ob die Positionen, die Sie anlegen, direkt für diesen Auftrag und Kunden reserviert werden. Nicht sinnvoll ist dies, wenn bis zur Auslieferung des Auftrages eine längere Zeitspanne vergeht, dann macht es Sinn erst bei der Auslieferung die Ware zu verbuchen.Wenn Sie diese Grundwerte alle eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter "Positionen" um in die Positionsein-gabe zu gelangen. : :
Die Felder ˙Die Eingabemaske ist fast identisch mit der Maske im Angebotswesen, bis auf das,daß hier beim Anlegen gebucht wird und eine entsprechende Lagerzuordnung erfolgt.Mit dem ersten Feld wählen Sie das Lager aus, mit dem Sie arbeiten wollen. Es ist standardmäßig auf das Lager eingestellt, welches Sie in den Voreinstellungen zu Ihrem Hauptlager gemacht haben.Im Kapitel Rabattierung haben Sie bereits einiges über Rabattgruppen gelesen. Beim Laden einer Adresse wird automatisch die dort gespeicherte Rabattgruppe übernommen und auch die daraus resultierenden Preise werden berücksichtigt. Sie können (z.B. um konkurrenzfähig bleiben zu können) auch temporär für eine Position auf eine andere Rabattgruppe ausweichen. Es gibt sicher viele Fälle wo dies Sinn macht.Im Feld Artikel wählen Sie den gewünschten Artikel für diese Position anhand der Artikelnummer oder des MatchCodes. Wie in allen Bereichen reichen hier auch Fragmente, um eine Auswahlliste zu öffnen und den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick auszuwählen.Sofern Sie in der Haupteingabeseite die Reservierung nicht ausgeschaltet haben, werden Ihre angelegten Positionen hier direkt für diesen Kunden reserviert, es werden also Lagerbuchungen vorgenommen.Alle Buchungen in Universe V erfolgen Online, also direkt nachdem Sie eine Position gespeichert haben.Sobald Sie jetzt also die Bestellmenge eintragen wird Universe V prüfen, ob genügend Ware vorhanden ist. Ist der Bestand nicht ausreichend, ertönt ein Signal und Sie erhalten ein Fenster mit einer aktuellen Lagerbestands-liste für diesen Artikel. Dort ersehen Sie den verfügbaren Bestand und auch ob und wann ein Artikel nachbestellt worden ist.Die verfügbare Menge wird automatisch in das Feld "Lieferbar" eingetragen. Sofern Sie diese Werte übernehmen und die Position speichern, wird der fehlende Restbestand automatisch in den Rückstand genommen. Alternativ können Sie natürlich auch auf ein anderes Lager ausweichen, wenn Sie sehen, daß dort der Bestand noch ausreichend ist.Wenn Sie in Ihrem Lager nur einen Teil der notwendigen Menge verfügbar haben und einen anderen aus einem anderen Lager nehmen müssen, dann müssen Sie zwei Positionen anlegen. Beachten Sie dann bitte, das Sie die Bestellmenge mit der Liefermenge gleichsetzen, da sonst unnötigerweise ein Rückstand erzeugt wird.Die PositionsrabattierungBei der Positionsrabattierung haben Sie mehrere Mög-lichkeiten. Sie können über einen Positionsrabatt agieren, dieser wird dann auch auf dem Auftrag ausgewiesen. Oder aber Sie tragen direkt einen anderen VK netto Preis pro Stück ein. Eine weitere Möglichkeit besteht in der direkten Änderung des Gesamtpreises.Wenn Sie den Gesamtpreis ändern, wird auch der Einzelpreis pro Stück neu berechnet und das Feld Positionsrabatt wird auf Null gesetzt.Auch basierend auf den jeweiligen Bruttopreisen können Sie den Preis beeinflussen. Probieren Sie am besten ein wenig herum, um die für Sie beste Lösung zu finden.Positionsnummern und PositionstitelUniverse V ist mit einem ausgefeilten Mechanismus ver-sehen um auch Aufträge zu strukturieren. In den Voreinstellungen können Sie wählen, ob Sie das Feld Artikelart im Artikelstamm als Positionstitel verwenden möchten. Hier kommt diese Einstellung zum Tragen. Universe kann alle Positionen durchnumerieren.Sobald Sie einen Artikel gewählt haben, tritt auch die Numerierung in Kraft. Sie beginnt bei 1.1 und läuft weiter mit 1.2, 1.3 usw. solange bis sich der Positionstitel ändert, dann wird eine neue Gruppe begonnen mit 2.1, 2.2 usw. Auf diese Art können Sie klar strukturierte Aufträge erstellen. Sie können Positionstitel auch manuell eintragen, sie werden dann in die Titelliste aufgenommen und können später wieder verwendet werden. Sie können auch die Positionsnumerierung manuell durchführen, das bleibt Ihnen überlassen. -Positionsnummernä ŒMit diesen Funktionen können Sie Positionsnummern einfügen, Sie können über "Numerierung abschließen" eine Neunumerierung durchführen oder über "Alle Nummern zurücksetzen" wieder von vorne beginnen.Die Darstellung wählen Sie im mittleren Block dieses Layouts und die Schrittfolge ist wichtig (und nur dann akti-vierbar) wenn Sie alle Nummern zurücksetzen wollen.Der Schalter aktiviert die ausgewählte Funktion, die Schließbox verläßt das Layout ohne Änderung. :Beschreibungstextef ¡Wenn Sie einen Artikel wählen, wird automatisch der entsprechende Beschreibungstext aus dem Artikelstamm geladen. Sie können diesen Text hier noch beliebig erwei-tern und verändern oder Sie wählen einfach einen anderen Beschreibungstext aus. Das oberste Symbol in der kleinen Symbolleiste zeigt Ihnen einen Auswahldialog mit den vorhandenen Beschreibungstexten. Wählen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Text aus.Der Radiergummi macht die letzte Änderung rückgängig und kehrt wieder zum Originaltext zurück. Das Symbol darunter gibt Ihnen Zugriff auf die Textbausteine.Das Symbol mit der Schere hat eine besondere Funktion:Wenn Sie Texte eintragen und am Ende der Zeile die Zeilenschaltung betätigen, dann hat dies großen Einfluß auf die Druckausgabe. Jede Zeilenschaltung wird auch beim Druck als solche behandelt. Das Druckbild und das Feld hier am Bildschirm sind jedoch unterschiedlich. Beim Druck wird Universe immer versuchen den Text so effizient wie möglich zu plazieren. Zuviele Zeilenschaltungen zerklüften diesen Text oder ziehen ihn unnötig in die Länge. Aus diesem Grund die Schere. Mit ihr werden alle Zeilenschaltungen entfernt, so daß beim Druck mit dem Platz optimal operiert werden kann. ^ :Auswahl/Ändernl Um eine Position auszuwählen, müssen Sie in der unteren Tabelle nur auf die entsprechende Position klicken. Ihre vorher aktive Position wird automatisch gespeichert und gebucht und die ausgewählte wird geladen. Sie brauchen sich also um nichts kümmern.Wenn Sie eine Position zur Bearbeitung erneut auswählen, wird während dem Laden, der vorher reservierte Bestand wieder freigegeben, also zurückgebucht. Sie nehmen dann Ihre Änderungen vor und erst wenn Sie die Position wieder speichern wird die lieferbare Menge erneut reserviert!!!! ¬ :
Neuanlegenˇ ÇKlicken Sie auf den Schalter "Neue Position" und Ihre aktive Position wird gespeichert und eine Neue zur Eingabe bereitgestellt. :Löschen »Um eine Position zu löschen, wählen Sie diese in der unteren Tabelle und klicken Sie auf den Schalter "Position löschen". Beim Löschen wird der jeweilige Bestand wieder freigegeben und zurückgebucht. X " :Artikelsets einfügene Um ein ganzes Artikelset anzulegen (also mehrere Positionen gleichzeitig), klicken Sie auf den entsprechenden Schalter und wählen Sie ein Set mit einem Doppelklick aus. Sie erhalten dann eine Anzeige, die Ihnen den Fortschritt beim Anlegen der Positionen aufzeigt.Nach Abschluß des Anlegens haben Sie in Ihrer Tabelle alle Positionen die in dem Set gespeichert waren. Sie können diese natürlich noch anpassen und auch beliebig die Meng-en ändern. Die Verbuchung erfolgt ebenfalls beim Generie-ren der Positionen automatisch. :Positionsdetailsz «Sobald Sie auf eine der Positionen in der Tabelle einen Doppelklick machen, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die bereits angelegten Positionen mit Einkaufspreisen und Deckungsbeiträgen. y :Lagerbestände 7Sie erhalten eine Übersicht über den Lagerbestand des je-weiligen Artikels immer dann, wenn der Bestand nicht ausreicht. Meistens ist dies ausreichend, aber vielleicht nicht immer. Der Schalter "Lagerbestand" öffnet das Fenster unabhängig davon und zeigt Ihnen die verfügbaren Informationen aus der Lagerdatei. ‚ :Eingabe beenden ûBeim Verlassen der Positionseingabe, werden automatisch alle Eingaben gespeichert. Lediglich wenn die Eingaben unvollständig sind erhalten Sie einen Hinweis. ≠ ; Allgemeines mIn der Haupteingabemaske befindet sich noch ein Schalter für die Anzeige der Deckungsbeiträge. Klicken Sie auf diesen Schalter um ein entsprechendes Layout zu öffnenDort sehen Sie die EK, VK und die daraus resultierende Handelsspanne.Sie können dort auch noch Provisionssätze eintragen, welche jedoch nicht gespeichert werden, sondern nur Anzeigecharakter haben. Ï <Angebot umwandeln ¶Diese Funktion automatisiert Ihnen die Auftragserstellung sicherlich erheblich. Um ein Angebot zu übernehmen, müssen Sie noch gar nichts in Ihrer Auftragsmaske eingegeben haben. Wenn Sie jetzt auf "Angebote umwandeln" klicken, so erhalten Sie eine Auswahl mit allen noch nicht umgewandelten Angeboten. Wählen Sie ein Angebot mit einem Doppelklick aus, um aus diesem einen Auftrag zu generieren. Beim Erstellen dieses Auftrages wird alles abgearbeitet. Die Positionen werden erzeugt und gebucht, die Summen werden berechnet und die Hauptfelder soweit möglich ausgefüllt. Sie können, nachdem das System damit fertig ist, die Felder ergänzen oder auch Positionen herauslöschen. Ê = Allgemeines ¶Es gibt nur eine Besonderheit in diesem Menü, die Produktionsmeldung. Diese ist ausschließlich für Betriebe interessant, die selber produzieren und dies an das System melden möchten. Im Bereich Aufträge werden mit einer Art internem Auftrag Produktionen angestoßen. Sobald die Produktion der Artikel erfolgt ist, muß dies dem System gemeldet werden, damit danach ein entsprechender Lieferschein generiert werden kann.Hierzu dient diese Funktion.Tragen Sie die Auftragsnummer ein, die Artikelnummer und die produzierte Menge. Diese Daten werden nach der Eingabe geprüft und ein entsprechender Meldestatus wird an den Auftrag gegeben und auch die Stücklisten werden aufgelöst und es erfolgt die entsprechende Buchung im Lager.Also eine kleine Maske mit sehr vielen Funktionen. Diese Funktion ist nur dann interessant für Sie, wenn Sie um-fangreich mit Stücklisten arbeiten und die daraus resultierenden Teile selbst fertigen.Universe V ist jedoch nicht als Produkt für reine Produktionsbetriebe ausgelegt, sondern beinhaltet nur einige spezielle Funktionen aus diesem Bereich, die auf Wunsch einiger Kunden hinzuprogrammiert wurden. Es versteht sich nicht als reine Produktionslösung. > @
Die Felderd ˛Beachten Sie bitte wie in allen Eingabemasken die Pflicht-felder.Tragen Sie zuerst den Empfänger des Angebots ein. Benutzen Sie zur Eingabe die Adressnummer oder den Namen des Interessenten. Sobald Sie Fragmente des Namens eingeben und es mehrere Adressen mit dieser Buchstabenkombination gibt, erhalten Sie eine Auswahlliste, aus der Sie mittels Doppelklick eine entsprechende Auswahl treffen können.Sobald Sie eine Adresse gewählt haben, können Sie über die Auswahlliste rechts neben dem Feld "Firmierung" noch auswählen an welchen gespeicherten Ansprechpartner Sie das Angebot richten wollen.Unter dem Firmierungsfeld sehen Sie zur Kontrolle nochmal die gesamte Anschrift, die Sie auf Wunsch hier temporär ändern können. Die Angebotsnummer wird erst beim Speichern des Angebots vergeben, um den fortlaufenden Nummernkreis nicht zu unterbrechen!Sie können alle Angebote und Aufträge nach Projekten aufgliedern. Zu diesem Zweck haben wir ein Feld für den Projekttitel eingebaut. Neben den Standardeingabefeldern, haben Sie die Mög-lichkeit, ein Budget vorzugeben. Dieses Budget ist Ihr Limit, wenn Sie ein Angebot erstellen. Tragen Sie eine Budgetsumme ein und daneben wird Ihnen laufend der aktuelle Budgetrest angezeigt.Sie können jedes Angebot mit einem globalen Rabatt versehen, dazu dient das Feld Globalrabatt. Darüberhinaus haben Sie natürlich noch die Möglichkeit Positionsrabatte zu gewähren. Welche Methode Sie wählen bleibt Ihnen freigestellt.Wenn die Adresse geladen wird, erfolgt auch automatisch eine Einstellung des Feldes "MwSt. Berechnen". Wenn Sie diese Einstellung ändern, tun Sie dies bitte mit Vorsicht, da Sie eventuelle Auswertungen bei falscher Einstellung durcheinanderbringen.Die Felder Bindefrist, Abschlußwahrscheinlichkeit und Abschlußdatum sind Felder für Auswertungen und die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter. Es sind keine Pflicht-felder. Um den Balken der Abschlußwahrscheinlichkeit auf einen anderen Wert zu setzen, klicken Sie einfach auf einen entsprechenden Bereich innerhalb dieses Balkens. é ?
Die Felder" NIm ersten Feld können Sie die Art der Ausgabe dieser Position wählen. Sie haben hier die Möglichkeit zu wählen zwischen einer normalen Position, einer Alternativposition oder einer reinen Textposition.AlternativpositionenUniverse V ist in der Lage Alternativpositionen richtig zu verarbeiten, indem Sie nicht in die Gesamtsumme übernommen werden, gleiches gilt für reine Textpositionen. Beim Ausdruck werden diese Positionen als Alternativpositionen ausgewiesen und entsprechend markiert.Im Kapitel Rabattierung haben Sie bereits einiges über Rabattgruppen gelesen. Beim Laden einer Adresse wird automatisch die dort gespeicherte Rabattgruppe übernommen und auch die daraus resultierenden Preise werden berücksichtigt. Sie können (z.B. um konkurrenzfähig bleiben zu können) auch temporär für eine Position auf eine andere Rabattgruppe ausweichen. Es gibt sicher viele Fälle wo dies Sinn macht. Rabattgruppen, im Kapitel 25 zu finden auf Seite 394.Im Feld Artikel, wählen Sie den gewünschten Artikel für diese Position anhand der Artikelnummer oder des MatchCodes. Wie in allen Bereichen, reichen auch hier Fragmente um eine Auswahlliste zu öffnen und den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick auszuwählen.Da es sich hier um ein Angebot handelt, werden keinerlei Lagerbestände angezeigt. Tragen Sie jetzt die Menge ein und ändern Sie, wenn gewünscht oder notwendig, den Positionsrabatt.Die PositionsrabattierungBei der Positionsrabattierung haben Sie mehrere Mög-lichkeiten. Sie können über einen Positionsrabatt agieren, dieser wird dann auch auf dem Angebot ausgewiesen. Oder aber Sie tragen direkt einen anderen VK netto Preis pro Stück ein. Eine weitere Möglichkeit besteht in der direkten Änderung des Gesamtpreises.Wenn Sie den Gesamtpreis ändern wird auch der Einzelpreis pro Stück neu berechnet und das Feld Positionsrabatt wird auf Null gesetzt.Auch basierend auf den jeweiligen Bruttopreisen können Sie den Preis beeinflussen. Probieren Sie am besten ein wenig herum um die für Sie beste Lösung zu finden.Positionsnummer und PositionstitelUniverse V ist mit einem ausgefeilten Mechanismus versehen um Angebote zu strukturieren. In den Voreinstellungen können Sie wählen, ob Sie das Feld Artikelart im Artikelstamm als Positionstitel verwenden möchten. Hier kommt diese Einstellung zum Tragen. Universe kann alle Positionen durchnumerieren.Sobald Sie einen Artikel gewählt haben, tritt auch die Numerierung in Kraft. Sie beginnt bei 1.1 und läuft weiter mit 1.2, 1.3 usw. solange bis sich der Positionstitel ändert, dann wird eine neue Gruppe begonnen mit 2.1, 2.2 usw. Auf diese Art können Sie klar strukturierte Angebote erstellen. Sie können Positionstitel auch manuell eintragen, sie werden dann in die Titelliste aufgenommen und können später wieder verwendet werden. Sie können auch die Positionsnumerierung manuell durchführen, das bleibt Ihnen überlassen. ?Positionsnummernn œMit diesen Funktionen können Sie Positionsnummern einfügen, Sie können über "Numerierung abschließen" eine Neunumerierung durchführen oder über "Alle Nummern zurücksetzen" wieder von vorne beginnen.Die Darstellung wählen Sie im mittleren Block dieses Layouts und die Schrittfolge ist wichtig (und nur dann akti-vierbar) wenn Sie alle Nummern zurücksetzen wollen.Der Schalter aktiviert die ausgewählte Funktion, die Schließbox verläßt das Layout ohne Änderung. u ?Beschreibungstexten -Wenn Sie einen Artikel wählen, wird automatisch der entsprechende Beschreibungstext aus dem Artikelstamm geladen. Sie können diesen Text hier noch beliebig erwei-tern und verändern, oder Sie wählen einfach einen anderen Beschreibungstext aus. Das oberste Symol, in der kleinen Symbolleiste, zeigt Ihnen einen Auswahldialog mit den vorhandenen Beschreibungstexten. Wählen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Text aus.Der Radiergummi macht die letzte Änderung rückgängig und kehrt wieder zum Originaltext zurück. Das Symbol darunter gibt Ihnen Zugriff auf die Textbausteine.Das Symbol mit der Schere hat eine besondere Funktion:Wenn Sie Texte eintragen und am Ende der Zeile die Zeilenschaltung betätigen, dann hat dies großen Einfluß auf die Druckausgabe. Jede Zeilenschaltung wird auch beim Druck als solche behandelt. Das Druckbild, und das Feld hier am Bildschirm, sind jedoch unterschiedlich. Beim Druck wird Universe immer versuchen den Text so effizient wie möglich zu plazieren. Zuviele Zeilenschaltungen zerklüften diesen Text oder ziehen ihn unnötig in die Länge. Aus diesem Grund die Schere. Mit ihr werden alle Zeilenschaltungen entfernt, so daß beim Druck mit dem Platz optimal operiert werden kann.Die Positionseingabe ist so aufgebaut, daß Sie immer auf einen Blick sehen, welche Positionen bereits angelegt sind und welche noch nicht. Unter der eigentlichen Positionseingabe befindet sich zu diesem Zweck eine entsprechende Tabelle mit allen wichtigen Feldern. Wenn Sie einen Wert in der Eingabe ändern, so ändert sich dieser auch direkt in der Tabelle. 5 ?Auswahl/Ändern ÒUm eine Position auszuwählen, müssen Sie in der unteren Tabelle nur auf die entsprechende Position klicken. Ihre vorher aktive Position wird automatisch gespeichert und die ausgewählte wird geladen. Sie brauchen sich also um nichts kümmern. √ ?
Neuanlegenh ÉKlicken Sie auf den Schalter "Neue Position" und Ihre aktive Position wird gespeichert und eine Neue zur Eingabe bereitgestellt. ∂ ?Löschen zUm eine Position zu löschen, wählen Sie diese in der unteren Tabelle und klicken Sie auf den Schalter "Position löschen". $ " ?Artikelsets übernehmenn ¡Um ein ganzes Artikelset anzulegen (also mehrere Positionen gleichzeitig), klicken Sie auf den entsprechenden Schalter und wählen Sie ein Set mit einem Doppelklick aus. Sie erhalten dann eine Anzeige, die Ihnen den Fortschritt beim Anlegen der Positionen aufzeigt.Nach Abschluß des Anlegens haben Sie in Ihrer Tabelle alle Positionen, die in dem Set gespeichert waren. Sie können diese natürlich noch anpassen und auch beliebig die Mengen ändern. ?Positionsdetails «Sobald Sie auf eine der Positionen in der Tabelle einen Doppelklick machen, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die bereits angelegten Positionen mit Einkaufspreisen und Deckungsbeiträgen. Í $ " ?Unterbereich verlassen, ûBeim Verlassen der Positionseingabe werden automatisch alle Eingaben gespeichert. Lediglich wenn die Eingaben unvollständig sind, erhalten Sie einen Hinweis: Ì @Deckungsbeiträgeu ßIn der Haupteingabemaske befindet sich noch ein Schalter für die Anzeige der Deckungsbeiträge. Klicken Sie auf diesen Schalter um ein entsprechendes Layout zu öffnen. R C Allgemeines Ein besonders wichtiger Punkt in jeder Wartenwirtschaft ist sicherlich die Verwaltung und Abarbeitung der Rückstände. Alle Rückstände werden generell im Bereich Lieferscheine abgearbeitet, da hier dann direkt entsprechende Lieferscheine automatisch erzeugt werden können. Näheres zu der Funktionsweise entnehmen Sie bitte dem Kapitel Lagerverwaltung. Hier werden wir die reine Funktion beschreiben, nicht die Arbeitsweise.Lagerbestände prüfenZuerst müssen Sie eine Überprüfung vornehmen, welche Artikel jetzt im Lager verfügbar sind. Wählen Sie dazu den Schalter "Bestände prüfen"Jetzt wird das Lager geprüft und alle verfügbaren Bestände werden in das Feld rechts in der Liste eingetragen.Sie können über die Schalterleiste entweder "Alle Rückstände" anzeigen oder aber Sie suchen über den Sucheditor nach ganz bestimmten Kunden oder Artikeln. Sie können auch über den Schalter "Aktuellen löschen" einzelne Rückstände aufheben. Diese werden dann komplett aus der Rückstandsdatei entfernt.Über den Schalter "Drucken" erhalten Sie den Berichtseditor, in dem Sie sich eigene Rückstandslisten frei erzeugen können.Der wichtigste ist jedoch der Schalter "Automatisch auflösen". Mit dieser Funktion werden alle Rückstände abgearbeitet und sofern wieder Ware da ist, werden entsprechende Lieferscheine für die einzelnen Kunden erzeugt. Rückstände für ein und denselben Kunden werden bei der Auflösung auf einem Lieferschein zusammengefaßt.Die Abarbeitung der Rückstände ist also sehr einfach. Es werden immer die Rückstände für die Datensätze bear-beitet, die gerade in der Rückstandsliste angezeigt wird. Wenn Sie also nur einen Teil auflösen wollen, so müssen Sie die Auswahl über den Sucheditor einschränken.Wenn Sie die "Auflösen"- Funktion gewählt haben, zeigt Ihnen eine Ablaufanzeige, wie weit die Generierung fortgeschritten ist. Nach Beendigung, ist Ihre Rückstandsliste in der Regel leer. Schließen Sie das Fenster über die Schließbox. Ihre aktuelle Auswahl enthält jetzt die neu erstellten Lieferscheine, die Sie noch ändern oder ergänzen können. ¸ E Allgemeines ºSie können in dieser Maske die Werte, die aus der Datei Zahlungskonditionen übernommen wurden ändern oder ergänzen.Achten Sie bitte darauf das Text und Datumswerte weiterhin übereinstimmen.Sie können hier auch die Skontitage und den Skontiwert ändern. Diese Änderungen werden beim umwandeln in die nächst höhere Stufe übernommen, jedoch nicht beim Kunden gespeichert. Diese Änderungen sind also temporär bezogen auf einen kompletten Auftrag. º F
Die Felderf |Dies funktioniert genauso wie bereits im Auftragsbereich geschildert. Tragen Sie zuerst die Adressnummer ein (für die Adressart Lieferant kann kein Auftrag angelegt werden) oder geben Sie Fragmente des Namens ein. Sie erhalten bei mehreren gleichen Datensätzen eine entsprechende Auswahl.Wählen Sie dann, sofern erforderlich, in der Auswahlliste der Firmierung die entsprechende Anschrift (oder den Ansprechpartner) aus und machen das gleiche mit der Lieferadresse, sofern Sie diese benötigen.Auch hier können Sie wieder mit Projekttiteln arbeiten, um Lieferscheine zusammenzufassen.Füllen Sie die folgenden Felder der Reihe nach aus und so-fern Sie diese benötigen. Sie können jeden Lieferschein einem Profitcenter zuteilen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie innerhalb Ihres Betriebes mit mehreren Verkaufsabteilungen arbeiten. Lesen Sie dazu bitte auch die Hinweise in unseren Tips+ Tricks.Die Zahlungsbedingungen für diesen Lieferschein werden bei der Adressauswahl aus dem Adressbereich und den dort vordefinierten Werten übernommen, können jedoch hier manuell geändert werden. Änderungen sind nur für diesen einen Lieferschein gültig. £ B
Die Felder cMit dem ersten Feld wählen Sie das Lager aus, mit dem Sie arbeiten wollen. Es ist standardmäßig auf das Lager eingestellt, welches Sie in den Voreinstellungen zu Ihrem Hauptlager gemacht haben.Im Kapitel Rabattierung haben Sie bereits einiges über Rabattgruppen gelesen. Beim Laden einer Adresse wird automatisch die dort gespeicherte Rabattgruppe übernommen und auch die daraus resultierenden Preise werden berücksichtigt. Sie können (z.B. um konkurrenzfähig bleiben zu können) auch temporär für eine Position auf eine andere Rabattgruppe ausweichen. Es gibt sicher viele Fälle wo dies Sinn macht.Im Feld Artikel wählen Sie den gewünschten Artikel für diese Position anhand der Artikelnummer oder des MatchCodes. Wie in allen Bereichen reichen hier auch Fragmente um eine Auswahlliste zu öffnen und den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick auszuwählen.Alle Buchungen in Universe V erfolgen Online, also direkt nachdem Sie eine Position gespeichert haben.Bei der Positionsrabattierung haben Sie mehrere Möglich-keiten. Sie können über einen Positionsrabatt agieren. Oder aber Sie tragen direkt einen anderen VK netto Preis pro Stück ein. Eine weitere Möglichkeit besteht in der direkten Änderung des Gesamtpreises.Wenn Sie den Gesamtpreis ändern wird auch der Einzelpreis pro Stück neu berechnet und das Feld Positionsrabatt wird auf Null gesetzt.Auch basierend auf den jeweiligen Bruttopreisen können Sie den Preis beeinflussen. Probieren Sie am besten ein wenig herum um die für Sie beste Lösung zu finden.Positionsnummern und PositionstitelUniverse V ist mit einem ausgefeilten Mechanismus versehen um auch Lieferscheine zu strukturieren. In den Vorteinstellungen können Sie wählen, ob Sie das Feld Artikelart im Artikelstamm als Positionstitel verwenden möchten. Hier kommt diese Einstellung zum Tragen. Universe kann alle Positionen durchnumerieren.Sobald Sie einen Artikel gewählt haben, tritt auch die Numerierung in Kraft. Sie beginnt bei 1.1 und läuft weiter mit 1.2, 1.3 usw. solange bis sich der Positionstitel ändert, dann wird eine neue Gruppe begonnen mit 2.1, 2.2 usw. Auf diese Art können Sie klar strukturierte Lieferscheine erstellen. Sie können Positionstitel auch manuell eintragen, sie werden dann in die Titelliste aufgenommen und können später wieder verwendet werden. Sie können auch die Positionsnumerierung manuell durchführen, das bleibt Ihnen überlassen. . BLagerbestandsliste ÊSobald Sie jetzt also die Bestellmenge eintragen, wird Universe V prüfen ob genügend Ware vorhanden ist. Ist der Bestand nicht ausreichend, ertönt ein Signal und Sie er-halten ein Fenster mit einer aktuellen Lagerbestandsliste für diesen Artikel. Dort ersehen Sie den verfügbaren Bestand und auch ob und wann ein Artikel nachbestellt worden ist.Die verfügbare Menge wird automatisch in das Feld "Liefermenge" eingetragen. Sofern Sie diese Werte übernehmen und die Position speichern, wird der fehlende Restbestand automatisch in den Rückstand genommen. Alternativ können Sie natürlich auch auf ein anderes Lager ausweichen, wenn Sie sehen, daß dort der Bestand noch ausreichend ist.Wenn Sie in Ihrem Lager nur einen Teil der notwendigen Menge verfügbar haben und einen anderen aus einem anderen Lager nehmen müssen, dann müssen Sie zwei Positionen anlegen. Beachten Sie dann bitte, das Sie die Bestellmenge mit der Liefermenge gleichsetzen, da sonst unnötigerweise ein Rückstand erzeugt wird. BPositionsnummernˇ œMit diesen Funktionen können Sie Positionsnummern einfügen, Sie können über "Numerierung abschließen" eine Neunumerierung durchführen oder über "Alle Nummern zurücksetzen" wieder von vorne beginnen.Die Darstellung wählen Sie im mittleren Block dieses Layouts und die Schrittfolge ist wichtig (und nur dann akti-vierbar) wenn Sie alle Nummern zurücksetzen wollen.Der Schalter aktiviert die ausgewählte Funktion, die Schließbox verläßt das Layout ohne Änderung. r BBeschreibungstexte *Wenn Sie einen Artikel wählen, wird automatisch der entsprechende Beschreibungstext aus dem Artikelstamm geladen. Sie können diesen Text hier noch beliebig erwei-tern und verändern oder Sie wählen einfach einen anderen Beschreibungstext aus. Das oberste Symbol in der kleinen Symbolleiste zeigt Ihnen einen Auswahldialog mit den vorhandenen Beschreibungstexten. Wählen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Text aus.Der Radiergummi macht die letzte Änderung rückgängig und kehrt wieder zum Originaltext zurück. Das Symbol darunter gibt Ihnen Zugriff auf die Textbau-steine.Das Symbol mit der Schere hat eine besondere Funktion:Wenn Sie Texte eintragen und am Ende der Zeile die Zeilenschaltung betätigen, dann hat dies großen Einfluß auf die Druckausgabe. Jede Zeilenschaltung wird auch beim Druck als solche behandelt. Das Druckbild und das Feld hier am Bildschirm sind jedoch unterschiedlich. Beim Druck wird Universe immer versuchen den Text so effizient wie möglich zu plazieren. Zuviele Zeilenschaltungen zerklüften diesen Text oder ziehen ihn unnötig in die Länge. Aus diesem Grund die Schere. Mit ihr werden alle Zeilenschaltungen entfernt, so daß beim Druck mit dem Platz optimal operiert werden kann.Die Positionseingabe ist so aufgebaut, daß Sie immer auf einen Blick sehen, welche Positionen bereits angelegt sind und welche noch nicht. Unter der eigentlichen Positionseingabe befindet sich zu diesem Zweck eine entsprechende Tabelle mit allen wichtigen Feldern. Wenn Sie einen Wert in der Eingabe ändern, so ändert sich dieser auch direkt in der Tabelle. Z BAuswahl/Ändern. Um eine Position auszuwählen, müssen Sie in der unteren Tabelle nur auf die entsprechende Position klicken. Ihre vorher aktive Position wird automatisch gespeichert und gebucht und die Ausgewählte wird geladen. Sie brauchen sich also um nichts kümmern.Wenn Sie eine Position zur Bearbeitung erneut auswählen wird während dem Laden der vorher abgebuchte Bestand wieder freigegeben, also zurückgebucht. Sie nehmen dann Ihre Änderungen vor und erst wenn Sie die Position wieder speichern wird die lieferbare Menge erneut abgebucht!!!! ¬ B
Neuanlegen ÇKlicken Sie auf den Schalter "Neue Position" und Ihre aktive Position wird gespeichert und eine Neue zur Eingabe bereitgestellt. BLöschen «Um eine Position zu löschen wählen Sie diese in der unteren Tabelle und klicken Sie auf den Schalter "Position löschen". Beim Löschen wird der jeweilige Bestand wieder freigegeben und zurückgebucht. V BArtikelset einfügen Um ein ganzes Artikelset anzulegen (also mehrere Positionen gleichzeitig), klicken Sie auf den entsprechenden Schalter und wählen Sie ein Set mit einem Doppelklick aus. Sie erhalten dann eine Anzeige, die Ihnen den Fortschritt beim Anlegen der Positionen aufzeigt.Nach Abschluß des Anlegens, haben Sie in Ihrer Tabelle alle Positionen, die in dem Set gespeichert waren. Sie können diese natürlich noch anpassen und auch beliebig die Mengen ändern. Die Verbuchung erfolgt ebenfalls beim Generieren der Positionen automatisch. BPositionsdetailsr «Sobald Sie auf eine der Positionen in der Tabelle einen Doppelklick machen, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die bereits angelegten Positionen mit Einkaufspreisen und Deckungsbeiträgen. z BLagerbestände 8Sie erhalten eine Übersicht über den Lagerbestand des je-weiligen Artikels immer dann, wenn der Bestand nicht ausreicht. Meistens ist dies ausreichend, aber vielleicht nicht immer. Der Schalter "Lagerbestand" öffnet das Fenster unabhängig davon und zeigt Ihnen die verfügbaren Informationen aus der Lagerdatei. Ç $ " BSeriennummern zuordnend 6In der Lagerverwaltung haben Sie die Möglichkeit Seriennummern für Ihre Zugänge zu generieren. Beim Verkauf Ihrer Artikel können Sie diese Seriennummern hier den entsprechenden Kunden zuweisen. Klicken Sie dazu auf den Schalter "Seriennummern zuweisen" und Sie erhalten dieses Fenster.Markieren Sie jetzt die Seriennummern, die Sie dieser Lieferscheinposition zuweisen wollen. Da hier auch die Ablaufdaten angezeigt werden, haben Sie somit eine gute Möglichkeit ältere Produkte zuerst herauszugeben. Wenn Sie alle Positionen markiert haben, klicken Sie auf den Schalter "zuweisen". Die Seriennummern werden jetzt in der Datenbank markiert und werden als Text in Ihre Positionsbeschreibung eingefügt.Wenn Sie eine Zuweisung wieder löschen wollen, müssen Sie diesen Text aus der Positionsbeschreibung manuell entfernen. Ì ( " $ & BPositionsbereich verlassenu ùBeim Verlassen der Positionseingabe werden automatisch alle Eingaben gespeichert. Lediglich wenn die Eingaben unvollständig sind erhalten Sie einen Hinweis: 0 FAuftrag umwandeln ÍDiese Funktion automatisiert Ihnen die Lieferscheinerstellung sicherlich erheblich. Um einen Auftrag zu übernehmen, müssen Sie noch gar nichts in Ihrer Maske eingegeben haben. Wenn Sie jetzt auf "Aufträge umwandeln" klicken, so erhalten Sie eine Auswahl mit allen noch nicht umgewandelten Aufträgen. Wählen Sie einen Auftrag mit einem Doppelklick aus um aus diesem einen Lieferschein zu generieren. Beim Erstellen dieses Lieferscheines wird alles abgearbeitet. Die Positionen werden erzeugt und gebucht,die Reservierungen aufgehoben, die Summen werden berechnet die Hauptfelder soweit möglich ausgefüllt. Sie können nachdem das System damit fertig ist, die Felder ergänzen oder auch Positionen herauslöschen.Beachten Sie bitte bei der Verbuchung im Lager folgendes:Wenn Sie eine Position erneut zur Bearbeitung aufrufen, wird direkt beim Laden der Position der Bestand wieder dem Lager zugebucht. Betrachten Sie diese geladene Position bitte so, als wäre sie noch nicht gespeichert und also auch noch nichts verbucht! Die in dieser Position stehende Liefermenge ist also beim Aufruf wieder Ihrem Bestand zugezählt worden. Lassen Sie sich dadurch nicht irritieren. Erst wenn der Artikel erneut gespeichert wird, erfolgt auch eine erneute Abbuchung!!!!! 8 J Allgemeines ¯Neben der manuellen Eingabe von Bestellungen sind die automatischen Bestellvorschläge sicherlich der effektivste Weg.Diese Maske ist so gut wie selbsterklärend.Zuerst wählen Sie aus, welche Artikel im Lager gesucht werden sollen. Entweder die Artikel bei denen der Bestand kleiner ist als die Summe aus Mindestbestand + Rückstandsmenge, oder der Bestand kleiner oder gleich einem von Ihnen einzugebenden Wert ist.Dann bestimmen Sie in welchen Lagern gesucht werden soll. Entweder in allen Lagern oder in einem bestimmten, das Sie hier auswählen können.Der nächste Schritt ist die Suche nach einem Lieferanten oder nach einem bestimmten, den Sie hier eingeben können.Zum Schluß definieren Sie noch welchen Lieferanten Universe benutzen soll:Den Hauptlieferanten,den preiswertesten Lieferantenoder den mit der kürzesten Lieferzeit.Das war´s dann auch schon. Klicken Sie auf OK und Universe wird alles prüfen und Ihnen eine Liste mit den Lagerdatensätzen zeigen, die für eine Bestellung in Frage kommen. H
Die Feldert ¬Tragen Sie zuerst die Adressnummer ein oder geben Sie Fragmente des Namens ein. Sie erhalten bei mehreren gleichen Datensätzen eine entsprechende Auswahl.Wählen Sie dann, sofern erforderlich in der Auswahlliste der Firmierung die entsprechende Anschrift (oder den Ansprechpartner) aus und machen das gleiche mit der Lie-feradresse, sofern Sie diese benötigen.Auch hier können Sie wieder mit Projekttiteln arbeiten, um Bestellungen zusammenzufassen.Füllen Sie die folgenden Felder der Reihe nach aus und so-fern Sie diese benötigen. Sie können jeder Bestellung ein Profitcenter zuteilen. Die Zahlungsbedingungen für diese Bestellung werden bei der Adressauswahl aus dem Adressbereich und den dort vordefinierten Werten übernommen, können jedoch hier manuell geändert werden. Änderungen sind nur für diese Bestellung gültig.Wenn Sie diese Grundwerte alle eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter "Positionen" um in die Positionsein-gabe zu gelangen. HAuftrag umwandeln ¿In den Voreinstellungen und in der Auftragseingabemaske haben Sie eine Funktion, mit der Sie bestimmen ob Sie die Positionen direkt verbuchen wollen oder nicht. Wenn Sie einen Auftrag noch nicht verbucht haben, bietet Ihnen diese Funktion die Möglichkeit die Verbuchung, Rückstandsgenerierung und Bestellung in einem Rutsch durchzuführen. Rufen Sie die Funktion auf, wählen Sie den entsprechenden Auftrag und der Rest wird von Universe V erledigt! G
Die Felderu flTragen Sie zuerst Ihre Bestellmenge ein.Im Feld Artikel wählen Sie den gewünschten Artikel für diese Position anhand der Artikelnummer oder des MatchCodes. Wie in allen Bereichen reichen hier auch Fragmente, um eine Auswahlliste zu öffnen und den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick auszuwählen.Alle Buchungen in Universe V erfolgen Online, also direkt nachdem Sie eine Position gespeichert haben.Die PositionsrabattierungBei der Positionsrabattierung haben Sie mehrere Mög-lichkeiten. Sie können über einen Positionsrabatt agieren. Oder aber Sie tragen direkt einen anderen VK netto Preis pro Stück ein. Eine weitere Möglichkeit besteht in der direkten Änderung des Gesamtpreises.Wenn Sie den Gesamtpreis ändern, wird auch der Einzelpreis pro Stück neu berechnet und das Feld Positionsrabatt wird auf Null gesetzt.Auch basierend auf den jeweiligen Bruttopreisen können Sie den Preis beeinflussen. Probieren Sie am besten ein wenig herum um die für Sie beste Lösung zu finden. Â GBeschreibungstexte ùBeschreibungstexteWenn Sie einen Artikel wählen, wird automatisch der entsprechende Beschreibungstext aus dem Artikelstamm geladen. In diesem Falle ist dies der Text und die Artikelnummer, die beim Lieferanten hinterlegt ist. Sie können diesen Text hier noch beliebig erweitern und verändern, oder Sie wählen einfach einen anderen Beschreibungstext aus. Das oberste Symbol in der kleinen Symbolleiste zeigt Ihnen einen Auswahldialog mit den vorhandenen Beschrei-bungstexten. Wählen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Text aus.Der Radiergummi macht die letzte Änderung rückgängig und kehrt wieder zum Originaltext zurück. Das Symbol darunter gibt Ihnen Zugriff auf die Textbausteine.Das Symbol mit der Schere hat eine besondere Funktion:Wenn Sie Texte eintragen und am Ende der Zeile die Zeilenschaltung betätigen, dann hat dies großen Einfluß auf die Druckausgabe. Jede Zeilenschaltung wird auch beim Druck als solche behandelt. Das Druckbild und das Feld hier am Bildschirm sind jedoch unterschiedlich. Beim Druck wird Universe immer versuchen den Text so effizient wie möglich zu plazieren. Zuviele Zeilenschaltungen zerklüften diesen Text oder ziehen ihn unnötig in die Länge. Aus diesem Grund die Schere. Mit Ihr werden alle Zeilenschaltungen entfernt, so daß beim Druck mit dem Platz optimal operiert werden kann.Die Positionseingabe ist so aufgebaut, daß Sie immer auf einen Blick sehen, welche Positionen sind bereits angelegt und welche noch nicht. Unter der eigentlichen Positions-eingabe befindet sich zu diesem Zweck eine entsprechende Tabelle mit allen wichtigen Feldern. Wenn Sie einen Wert in der Eingabe ändern, so ändert sich dieser auch direkt in der Tabelle. + G Projektlagern ÈSie können jeder Position einen Projekttitel oder ein Lager zuweisen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie später Bestell-ungen automatisch einbuchen möchten. Dann wird auto-matisch das hier aufgeführte Lager für die Einbuchung benutzt. m GAuswahl/Ändern )Um eine Position auszuwählen, müssen Sie in der unteren Tabelle nur auf die entsprechende Position klicken. Ihre vorher aktive Position wird automatisch gespeichert und gebucht und die Ausgewählte wird geladen. Sie brauchen sich also um nichts kümmern.Bei den Bestellungen wird ja nichts verbucht, jedoch werden die bestellten Werte, also die Menge die bestellt wurde und das Datum im Lagerstamm, festgehalten. Wenn Sie ei-nen Datensatz erneut bearbeiten, wird diese Menge wieder zurückgesetzt und erst beim erneuten sichern wird sie wie-der erneuert. ¬ G
Neuanlegenc ÇKlicken Sie auf den Schalter "Neue Position" und Ihre aktive Position wird gespeichert und eine neue zur Eingabe bereitgestellt. GLöschen »Um eine Position zu löschen ,wählen Sie diese in der unteren Tabelle und klicken Sie auf den Schalter "Position löschen". Beim Löschen wird der jeweilige Bestand wieder freigegeben und zurückgebucht. Y " GArtikelsets einfügen… Um ein ganzes Artikelset anzulegen (also mehrere Positionen gleichzeitig), klicken Sie auf den entsprechenden Schalter und wählen Sie ein Set mit einem Doppelklick aus. Sie erhalten dann eine Anzeige, die Ihnen den Fortschritt beim Anlegen der Positionen aufzeigt.Nach Abschluß des Anlegens haben Sie in Ihrer Tabelle alle Positionen, die in dem Set gespeichert waren. Sie können diese natürlich noch anpassen und auch beliebig die Meng-en ändern. Die Verbuchung erfolgt ebenfalls beim Generie-ren der Positionen automatisch. Ô ( " $ & GPositionseingabe verlassenc üBeim Verlassen der Positionseingabe werden automatisch alle Eingaben gespeichert. Lediglich wenn die Eingaben unvollständig sind, erhalten Sie einen Hinweis: P )
Die Felderö Die Eingabemaske ist mit der Maske im Lieferscheinbe-reich identisch.Mit dem ersten Feld wählen Sie das Lager aus, mit dem Sie arbeiten wollen. Es ist standardmäßig auf das Lager eingestellt, welches Sie in den Voreinstellungen zu Ihrem Hauptlager gemacht haben.Im Kapitel Rabattierung haben Sie bereits einiges über Rabattgruppen gelesen. Beim Laden einer Adresse wird automatisch die dort gespeicherte Rabattgruppe übernommen und auch die daraus resultierenden Preise werden berücksichtigt. Sie können (z.B. um konkurrenzfähig bleiben zu können) auch temporär für eine Position auf eine andere Rabattgruppe ausweichen. Es gibt sicher viele Fälle wo dies Sinn macht.Im Feld Artikel wählen Sie den gewünschten Artikel für diese Position anhand der Artikelnummer oder des MatchCodes. Wie in allen Bereichen reichen hier auch Fragmente um eine Auswahlliste zu öffnen und den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick auszuwählen.Alle Buchungen in Universe V erfolgen Online, also direkt nachdem Sie eine Position gespeichert haben. r )Beschreibungstext ,Wenn Sie einen Artikel wählen, wird automatisch der entsprechende Beschreibungstext aus dem Artikelstamm geladen. Sie können diesen Text hier noch beliebig erwei-tern und verändern oder Sie wählen einfach einen anderen Beschreibungstext aus. Das oberste Symbol in der kleinen Symbolleiste zeigt Ihnen einen Auswahldialog mit den vor-handenen Beschreibungstexten. Wählen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Text aus.Der Radiergummi macht die letzte Änderung rückgängig und kehrt wieder zum Originaltext zurück. Das Symbol darunter gibt Ihnen Zugriff auf die Textbau-steine.Das Symbol mit der Schere hat eine besondere Funktion:Wenn Sie Texte eintragen und am Ende der Zeile die Zeilenschaltung betätigen, dann hat dies großen Einfluß auf die Druckausgabe. Jede Zeilenschaltung wird auch beim Druck als solche behandelt. Das Druckbild und das Feld hier am Bildschirm sind jedoch unterschiedlich. Beim Druck wird Universe immer versuchen den Text so effizient wie möglich zu plazieren. Zuviele Zeilenschaltungen zerklüften diesen Text oder ziehen ihn unnötig in die Länge. Aus diesem Grund die Schere. Mit Ihr werden alle Zeilenschaltungen entfernt, so daß beim Druck mit dem Platz optimal operiert werden kann.Die Positionseingabe ist so aufgebaut, das Sie immer auf einen Blick sehen, welche Positionen bereits angelegt sind und welche noch nicht. Unter der eigentlichen Positions-eingabe befindet sich zu diesem Zweck eine entsprechende Tabelle mit allen wichtigen Feldern. Wenn Sie einen Wert in der Eingabe ändern, so ändert sich dieser auch direkt in der Tabelle. Ï ) Lagerbestandi ™Sobald Sie jetzt die Bestellmenge eintragen wird Universe V prüfen, ob genügend Ware vorhanden ist. Ist der Bestand nicht ausreichend, ertönt ein Signal und Sie erhalten ein Fenster mit einer aktuellen Lagerbestandsliste für diesen Artikel. Dort ersehen Sie den verfügbaren Bestand und auch ob und wann ein Artikel nachbestellt worden ist.Die verfügbare Menge wird automatisch in das Feld "Liefermenge" eingetragen. Sofern Sie diese Werte übernehmen und die Position speichern, wird der fehlende Restbestand automatisch in den Rückstand genommen. Alternativ können Sie natürlich auch auf ein anderes Lager ausweichen, wenn Sie sehen daß dort der Bestand noch ausreichend ist. ê )Positionsnummernh JUniverse V ist mit einem ausgefeilten Mechanismus versehen um auch Rechnungen zu strukturieren. In den Vor-einstellungen können Sie wählen, ob Sie das Feld Artikelart im Artikelstamm als Positionstitel verwenden möchten. Hier kommt diese Einstellung zum Tragen. Universe kann alle Positionen durchnumerieren.Sobald Sie einen Artikel gewählt haben, tritt auch die Numerierung in Kraft. Sie beginnt bei 1.1 und läuft weiter mit 1.2, 1.3 usw. solange bis sich der Positionstitel ändert, dann wird eine neue Gruppe begonnen mit 2.1, 2.2 usw. Auf diese Art können Sie klar strukturierte Lieferscheine er-stellen. Sie können Positionstitel auch manuell eintragen, sie werden dann in die Titelliste aufgenommen und können später wieder verwendet werden. Sie können auch die Positionsnumerierung manuell durchführen, das bleibt Ihnen überlassen. ¬ )
Neuanlegens ÇKlicken Sie auf den Schalter "Neue Position" und Ihre aktive Position wird gespeichert und eine Neue zur Eingabe bereitgestellt. )Löschen »Um eine Position zu löschen, wählen Sie diese in der unteren Tabelle und klicken Sie auf den Schalter "Position löschen". Beim Löschen wird der jeweilige Bestand wieder freigegeben und zurückgebucht. A )Auswahl/Änderne ˝Um eine Position auszuwählen, müssen Sie in der unteren Tabelle nur auf die entsprechende Position klicken. Ihre vorher aktive Position wird automatisch gespeichert und gebucht und die Ausgewählte wird geladen. Sie brauchen sich also um nichts kümmern. Î ( " $ & )Positionseingabe verlassenS õBeim Verlassen der Positionseingabe werden automatisch alle Eingaben gespeichert. Lediglich wenn die Eingaben unvollständig sind erhalten Sie einen Hinweis Á .
Die Felderg ßTragen Sie zuerst die Adressnummer ein (für die Adressart Lieferant kann keine Rechnung angelegt werden) oder geben Sie Fragmente des Namens ein. Sie erhalten bei mehreren gleichen Datensätzen eine entsprechende Auswahl.Wählen Sie dann, sofern erforderlich, in der Auswahlliste der Firmierung die entsprechende Anschrift (oder den Ansprechpartner) aus und machen das gleiche mit der Lieferadresse, sofern Sie diese benötigen.Auch hier können Sie wieder mit Projekttiteln arbeiten, um Rechnungen zusammenzufassen.Füllen Sie die folgenden Felder der Reihe nach aus und so-fern Sie diese benötigen. Sie können jeder Rechnung einem Profitcenter zuteilen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie innerhalb Ihres Betriebes mit mehreren Verkaufsabteilungen arbeiten. Lesen Sie dazu bitte auch die Hinweise in unseren Tips+ Tricks.Die Zahlungsbedingungen für diese Rechnung werden bei der Adressauswahl aus dem Adressbereich und den dort vordefinierten Werten übernommen, können jedoch hier manuell geändert werden. Änderungen sind nur für diese Rechnung gültig.Wenn Sie diese Grundwerte alle eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter "Positionen" um in die Positionsein-gabe zu gelangen. } $ " .Lieferschein umwandeln 1Diese Funktion automatisiert Ihnen die Rechnungserstellung sicherlich erheblich. Um einen Auftrag zu übernehmen, müssen Sie in Ihrer Maske noch gar nichts eingegeben haben. Wenn Sie jetzt auf "Lieferscheine umwandeln" klikken, so erhalten Sie eine Auswahl mit allen noch nicht umgewandelten Lieferscheinen. Wählen Sie einen Lieferschein mit einem Doppelklick aus, um aus diesem eine Rechnung zu generieren. Beim Erstellen dieser Rechnung wird alles abgearbeitet. Die Positionen werden erzeugt, die Summen werden berechnet die Hauptfelder soweit möglich ausgefüllt. Sie können nachdem das System damit fertig ist, die Felder ergänzen oder auch Positionen herauslöschen.Eine Verbuchung erfolgt natürlich nicht mehr, da dies ja bereits bei der Lieferscheinerstellung geschehen ist.Beachten Sie bitte bei der Verbuchung im Lager folgendes:Wenn Sie eine Position erneut zur Bearbeitung aufrufen, wird direkt beim Laden der Position der Bestand wieder dem Lager zugebucht. Betrachten Sie diese geladene Position bitte so, als wäre sie noch nicht gespeichert und also auch noch nichts verbucht! Die in dieser Position stehende Liefermenge ist also beim Aufruf wieder Ihrem Bestand zugezählt worden. Lassen Sie sich dadurch nicht irritieren. Erst wenn der Artikel erneut gespeichert wird, erfolgt auch eine erneute Abbuchung!!!!! ¥ .Deckungsbeiträgee nIn der Haupteingabemaske befindet sich noch ein Schalter für die Anzeige der Deckungsbeiträge. Klicken Sie auf diesen Schalter um ein entsprechendes Layout zu öffnen.Dort sehen Sie die EK, VK und die daraus resultierende Handelsspanne.Sie können dort auch noch Provisionssätze eintragen, welche jedoch nicht gespeichert werden, sondern nur Anzeigecharakter haben. )Positionsdetailse «Sobald Sie auf eine der Positionen in der Tabelle einen Doppelklick machen, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die bereits angelegten Positionen mit Einkaufspreisen und Deckungsbeiträgen. Y " )Artikelsets einfügen Um ein ganzes Artikelset anzulegen (also mehrere Positionen gleichzeitig), klicken Sie auf den entsprechenden Schalter und wählen Sie ein Set mit einem Doppelklick aus. Sie erhalten dann eine Anzeige, die Ihnen den Fortschritt beim Anlegen der Positionen aufzeigt.Nach Abschluß des Anlegens haben Sie in Ihrer Tabelle alle Positionen, die in dem Set gespeichert waren. Sie können diese natürlich noch anpassen und auch beliebig die Meng-en ändern. Die Verbuchung erfolgt ebenfalls beim Generie-ren der Positionen automatisch.
